Les bots développés au sein des directions juridiques ou « legal bot » connaissent un succès croissant en entreprise. Parmi eux, les bots à interactions dites « faibles », c’est-à-dire ceux pour lesquels le juriste aura programmé des réponses à certaines questions prédéfinies, se révèlent être une aide précieuse pour la direction juridique.

Développés par les juristes en entreprise pour les opérationnels des autres départements ou directement pour les clients, ces programmes informatiques intelligents sont particulièrement utiles et nous vous proposons aujourd’hui un retour d’expérience sur les 5 raisons pour lesquelles vous devriez sérieusement considérer d’en implémenter un au sein de votre direction juridique

N°1 : Communiquer simplement de l’information juridique en interne et à tout moment

On constate que le premier objectif d’un projet de mise en oeuvre d’un legal bot au sein de la direction juridique est souvent de fournir aux consommateurs du droit dans l’entreprise une information juridique claire et accessible à tout moment.

Ces consommateurs du droit sont la plupart du temps les opérationnels des autres départements de l’entreprise (achats, commerciaux, service après-vente, logistique, etc.) et, parfois, les clients de l’entreprise directement.

Leur besoin premier vis-à-vis de la direction juridique est de pouvoir obtenir des réponses à leurs questions, parfois dans l’urgence, d’une manière suffisamment claire et digeste pour un non-initié au droit.

La mise en oeuvre d’un legal bot au sein de l’entreprise répond parfaitement à ce besoin en permettant à la direction juridique de formaliser par écrit de manière simple mais complète l’ensemble des réponses aux questions récurrentes des opérationnels ou clients.

Les contenus juridiques accessibles grâce au legal bot sont mis à jour par la direction juridique et permettent aux utilisateurs, après authentification, d’obtenir une information vérifiée et accessible en ligne à tout moment.

Après une période d’acclimatation des opérationnels, le legal bot peut rapidement devenir le point d’entrée central des questions à destination de la direction juridique mais aussi un vrai outil de communication interne pour mettre en avant le travail des juristes.

N°2 : Automatiser une partie de l’activité du juriste

Un effet positif de la mise en oeuvre d’un legal bot par la direction juridique est indéniablement l’automatisation d’une partie de l’activité du juriste.

En proposant aux opérationnels de poser leurs questions à un legal bot, la direction juridique s’offre l’opportunité de réduire le nombre de requêtes directes faites aux juristes, et particulièrement celles récurrentes et/ou ne nécessitant pas une réponse personnalisée.

Donner la possibilité aux opérationnels d’obtenir des réponses en « self-service » à leurs questions juridiques permet aux juristes de réaffecter leur temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée et constitue une rationalisation souvent bienvenue au sein de la direction juridique.

N°3 : aider l’utilisateur à formuler sa problématique juridique

En discutant avec de nombreux juristes d’entreprise, on se rend compte qu’un besoin fréquent de la direction juridique est aussi d’aider les opérationnels en interne à mieux formuler leurs problématiques juridiques pour permettre aux juristes de les traiter de manière plus efficace.

C’est la limite des bots à interactions dites « fortes » utilisant l’Intelligence Artificielle qui imposent à l’opérationnel ayant un besoin juridique de poser sa question en langage naturel. Si la question est mal formulée par l’opérationnel, ce type de bot éprouvera des difficultés à lui proposer une réponse pertinente à sa problématique.

A l’inverse, le legal bot à interactions dites »faibles », dans la mesure où il guide l’opérationnel dans un scénario de questions et réponses, lui permet de mieux qualifier sa demande et donc d’obtenir une réponse ciblée.

Dans l’hypothèse où la question n’aurait pas fait l’objet d’une réponse programmée dans le legal bot, le juriste pourra reprendre la main sur les échanges avec l’opérationnel en bénéficiant des données de qualification récoltées par le legal bot (nature de la demande, pièces justificatives, etc.)

N°4 : Rediriger les questions ciblées au bon expert de la direction juridique en interne.

Lorsqu’un opérationnel a un besoin juridique, on constate qu’il aura souvent tendance à solliciter son réseau personnel au sein de la direction juridique sans se poser la question de savoir s’il s’agit bien de la personne compétente pour son problème particulier. Au pire, l’opérationnel compte sur la bienveillance du juriste sollicité pour le rediriger vers le bon interlocuteur en interne le cas échéant.

Cette façon de procéder n’est clairement pas optimale ni pour la direction juridique, ni pour l’opérationnel, et reflète une problématique basique d’accès au bon interlocuteur au sein de la direction juridique.

Le legal bot constitue une solution pertinente à ce besoin. En fonction de la question, et de sa catégorisation par la direction juridique, le legal bot sera capable soit de fournir une réponse circonstanciée à l’utilisateur, soit de le rediriger vers le bon interlocuteur au sein de la direction juridique dans le cas où il n’aurait pas été capable de répondre à la question.

Dans cette dernière hypothèse, le legal bot pourra fournir les coordonnées du juriste pertinent, ou bien pourra inviter l’utilisateur à rédiger son message directement dans l’interface du legal bot qui sera alors automatiquement transmis au juriste pertinent au sein de l’entreprise.

Pour rediriger les questions des opérationnels vers les bons juristes, en fonction de leur spécialisation notamment, le legal bot a besoin d’être connecté au système d’information de l’entreprise.

Cette opération est désormais très courante dans les projets de digitalisation : on parle de connexion au SSO (Single Sign-on) de l’entreprise, qui permettra au juriste de se connecter à une interface personnelle de gestion des demandes avec les mêmes identifiants que ceux dont il bénéficie déjà au sein de son entreprise (pour se connecter à l’intranet de l’entreprise par exemple).

L’interconnexion du legal bot au SSO de l’entreprise permet d’envisager de rediriger précisément un certain type de questions à un juriste en particulier ou à un groupe de juristes, et de leur accorder des droits de réponse via une interface de discussion dédiée.

 

N°5 : Collecter de la donnée pour mieux piloter la direction juridique

Dès lors que la direction juridique met un legal bot entre les mains des opérationnels de l’entreprise, il lui est possible de collecter précisément les données d’utilisation du bot et de transformer cette donnée en tableaux de bord.

Elle pourra piloter des indicateurs tels que le nombre de questions posées au legal bot, celles le plus fréquemment posées, la durée moyenne de traitement d’une demande renvoyée à un juriste par le bot, la satisfaction des utilisateurs du bot, ainsi que tout autre indicateur pertinent tant que la donnée est bien collectée par le bot.

Grâce à ces données, les juristes pourront faire évoluer le legal bot en améliorant les réponses déjà programmées ou en ajoutant de nouvelles.

Les legal bots permettent très souvent d’exporter les données qu’ils ont collectées sous différents format, notamment au format Excel. Cela permet aussi à la direction juridique de construire ses propres tableaux de bord à partir de cette donnée.

Certains legal bots « évolués » proposent d’intégrer directement à leur interface ces tableaux de bord, les rendant accessibles aux administrateurs du bot au sein de la direction juridique.

 

Le mot de la fin

Les legal bot peuvent-ils devenir les meilleurs amis des juristes ? Les avantages qu’ils procurent aux juristes mais surtout aux opérationnels de l’entreprise en font des alliés précieux.

Les directions juridiques sont de plus en plus nombreuses à implémenter ces programmes intelligents qui participent de manière simple à la transformation digitale de la direction juridique. Car il est bien là tout le bénéfice du legal bot, qui est particulièrement simple à mettre en oeuvre au sein de sa direction juridique pour un retour sur investissement immédiat.

Et si vous envisagez de mettre en oeuvre ce type de projet de transformation digitale au sein de votre direction juridique, découvrez dès à présent Seraphin Assistant, votre assistant virtuel.