Le Contract Management permet d’améliorer la performance opérationnelle et financière de vos projets. 

Cette discipline émergente doit, dans certaines entreprises, encore prouver sa valeur ajoutée et être en capacité de justifier sa contribution dans certaines entreprises.

La solution ? Ne plus laisser de place à l’interprétation et vous doter d’indicateurs clés de performance (KPI) pour valoriser les bienfaits du Contract Management au sein de votre entreprise. Ces données vous permettent de révéler les dysfonctionnements et d’adopter le plan d’action nécessaire.


Nous avons résumé quelques bonnes pratiques pour structurer un service juridique ou une équipe dédiée à la gestion de contrats.

 

 

👥 Déterminez vos KPI : une démarche collaborative

 

La détermination de vos KPI est une étape primordiale à ne pas prendre à la légère.
Les indicateurs sont la plupart du temps des données quantitatives ou qualitatives, concrètes et opérationnelles.
Il est donc nécessaire d’inclure les membres de votre équipe qui les traiteront quotidiennement pour les déterminer.

C’est le challenge qu’a relevé l’équipe Contract Management d’Engie. Dans le cadre d’une réorganisation interne, il a été demandé à l’équipe d’Armelle Oberlé de déterminer des KPI pertinents pour suivre leur activité.

L’équipe de Contract Management d’Engie Solutions a confié son retour d’expérience au Journal du Contract ManagementVoici  quelques unes de leurs bonnes pratiques.

 


➡️ Conseil n°1 :
Inclure toute l’équipe dans la détermination des KPI

Exemples d’actions à organiser : 

    • Une séance de brainstorming avec toute l’équipe
    • Une réunion pour sélectionner et décrire les indicateurs
    • Un document d’alignement décrivant les indicateurs 

 

Bon à savoir 💡 : La mise en place d’indicateurs concerne individuellement chacun des membres de votre équipe. Ces indicateurs apporteront un éclairage sur leur activité, fixeront les principales orientations du service et seront des prises outils d’aide à la prise de décisions de la Direction. Ces données factuelles permettent de dépersonnaliser les problématiques de charge de travail.

 


➡️  Conseil n°2 : Certains KPI sont indispensables, qu’elle que soit l’activité.

Exemples de KPI : 
    • Volume des projets gérés
    • Nature des interventions
    • Durée du projet

 

Bon à savoir  💡: Chaque entreprise doit déterminer des indicateurs propres à son secteur, son activité, sa structure ou encore sa pratique contractuelle.

 


➡️ 
Conseil n°3 :
Selon François Bresson et Marc Doblas d’Engie Solutions, il faut adopter un état d’esprit de prestataire de service.

 

Le prérequis à la mise en place de KPI est de réconcilier fonction support et service client. Selon les deux experts, un contract manager ne produira pas d’indicateur sur sa propre activité ou le contrat qu’il gère s’il n’a pas adopté une posture de prestataire de service. 

 

 

 

🤝 Utilisez vos KPI : la conduite du changement, une étape clé

 

Les indicateurs déterminés, il faut maintenant les faire remonter à la fréquence demandée.
Un objectif primordial est à la clé : garantir la fiabilité des données.

L’organisation est essentielle pour éviter les biais dans toute collecte de données : pensez conduite du changement, et offrez un accompagnement aux équipes.

 

Voici les bonnes pratiques d’Engie Solutions confiées au Journal du Contract Management : 

📍Expliquer clairement les objectifs de chaque indicateur 

📍Accompagner l’équipe dans la production des indicateurs

📍Mettre en place un fichier de collecte de données simplifié pour que sa complétion ne soit pas trop consommatrice de temps 

📍Collecter des données fiables en temps et en heures

📍Harmoniser la communication

 

Résultat ? Cela vous permet de produire des données fiables et donc des reportings utiles pour vos prises de décision.

 

 

📊 Décidez via les KPI : différence entre tableau de bord et reporting

 

Une fois les données collectées, il est temps de les utiliser ! Il est possible de les organiser sous forme de tableaux de bord ou encore reportings. Si ces deux méthodes sont très souvent confondues, elles se distinguent pourtant par deux objectifs différents. 

 

Tableau de bord :  sert à compiler toutes les données utiles qui vous permettent de piloter votre activité en temps réel.

 

Exemple d’outils utiles pour créer vos tableaux de bord : 

 

✅ Excel 

✅ Google Sheet

Metabase 

Seraphin Contract Management 

 


Voici un exemple de tableau de bord en Contract Management :

Journal du Contract Management, Edition n°6, Juin 2020.

 

Reporting : Vous sert à transmettre les informations clés au niveau N+1 pour leur permettre de documenter et d’orienter leur prise de décision.

 

Exemple d’outils pour créer vos reportings : 

 

✅ Excel

✅ Google Sheet

✅ ToucanToco 

✅ Seraphin Contract Management (sur-mesure)

 

 

Contract management kpi