¿Cómo automatizar un contrato de trabajo?

¿Qué es un contrato de trabajo?

El contrato de trabajo es el "acuerdo por el que una persona física, el trabajador, se obliga a poner su actividad a disposición de otra persona física o jurídica, el empresario, bajo cuya subordinación se coloca, a cambio de una remuneración".

3 criterios concretan el contrato de trabajo:

✅ El trabajo realizado por el empleado

✅ Remuneración proporcionada por el empresario

✅ Relación jurídica de subordinación entre el trabajador y el empresario

Ejemplo de cláusulas clásicas:

• Compromiso
• Tiempo y horario de trabajo
• Funciones y asignación
• Lugar de trabajo
• Remuneración
• Datos personales
• Aviso previo
• Permiso retribuido
• Pensión complementaria - Régimen de previsión - Mutualidad
• Ausencia
• Discreción y lealtad

Ejemplos de cláusulas específicas:

• Cláusula de no competencia
• Cláusula de exclusividad
• Cláusula de movilidad
• Cláusula objetiva

Desventajas del proceso tradicional

❌ Una pérdida de tiempo: Las tareas que consumen mucho tiempo y poco valor, como la redacción de un contrato de trabajo, no permiten a los equipos jurídicos centrarse en transacciones estratégicas como la captación de fondos o la adquisición de empresas.

❌ Frustración: Redactar contratos de trabajo de escasa complejidad de forma escalonada no es la tarea más apasionante para un abogado, más aún si la frecuencia y el volumen de estos contratos son elevados. En particular, esto puede llevar a la frustración de sus equipos jurídicos.

❌ Pérdida de autonomía:¿Por qué pedir al equipo jurídico que redacte un contrato de trabajo si disponen de plantillas y su cumplimentación es sencilla? El personal operativo lamenta a menudo su falta de autonomía y el tiempo que se tarda en conseguir algunos contratos sencillos de crear, mientras que algunos equipos jurídicos temen el riesgo jurídico que puede ocasionar esta autonomía.

❌ Riesgos jurídicos: Muchos equipos jurídicos ofrecen plantillas de contratos de autoservicio en formato word/google. Como todo el contrato puede ser modificado por su usuario, el riesgo de suprimir un término, una cláusula, una mención obligatoria puede generar un riesgo jurídico y, por tanto, financiero importante para la empresa.

❌ Falta de visibilidad del contrato: ¿Quién participó en este contrato? ¿Cuándo? ¿En qué fecha se validó el contrato y quién lo hizo? ¿Cuál es la información principal que debe conservarse de este contrato? Se trata de información esencial para la empresa, para los empleados que no intervinieron en el contrato, pero que necesitan recopilar esta información para hacer un seguimiento del empleado o incluso hacerse cargo del contrato tras una salida.

❌ Informes manuales: crear un cuadro de mandos y ofrecer informes periódicos sobre la actividad contractual puede ser una auténtica pesadilla cuando la información está dispersa y hay que introducirla. ¿Cuántos contratos se han firmado? ¿En qué tipo de trabajos? ¿Cuál es el tiempo medio que se tarda en negociar un contrato de trabajo? etc.

❌ Falta de control fiable de los plazos: Una vez redactado, negociado y firmado el contrato, llega el momento de ejecutarlo. Sin embargo, resulta complejo realizar un seguimiento fiable de los datos contractuales, como la fecha de vencimiento de los periodos de prueba o los objetivos de bonificación, si se registran en un calendario de Outlook, Google o incluso en papel.

Ventajas de un proceso automatizado

✅ Ahorro de tiempo: Como los equipos jurídicos ya han realizado el trabajo de creación de una biblioteca de contratos y de automatización de los contratos, ya no se les pide el aspecto de la redacción, que requiere mucho tiempo (recopilación de información, introducción de datos, etc.), sino únicamente su experiencia jurídica (asesoramiento, apoyo a la negociación, validación, etc.).

✅ Aprovechamiento de los datos contractuales: Más allá de la simple eliminación de tareas que consumen tiempo, la automatización también garantiza la recopilación de datos. Todos los datos introducidos para completar un contrato se utilizan para permitirle controlar sus plazos, crear sus fichas de contrato o incluso gestionar su actividad contractual a través de un cuadro de mandos estadístico. Estos datos pueden comunicarse con aplicaciones de terceros utilizadas por su empresa.

✅ Seguridad jurídica: Se acabó el riesgo de suprimir un término, una cláusula, una mención obligatoria que podría generar un riesgo jurídico y financiero importante para la empresa. Sólo se pueden modificar los campos predeterminados y personalizables, y el resto del contrato es fijo.

No pierdas más tiempo firmando: Una vez que el contrato de trabajo ha sido revisado y validado por las partes pertinentes, se envía automáticamente para su firma a las partes autorizadas a firmar (ya sea un directivo o un delegado).

✅ Obtener visibilidad sobre el contrato: ¿Quién participó en este contrato? ¿Cuándo ocurrió? ¿Quiénes son los interlocutores internos y externos? ¿En qué fecha se validó el contrato y quién lo hizo? ¿Cuál es la información principal que debe conservarse de este contrato de trabajo? Toda esta información es esencial para supervisar, asumir o auditar un contrato y se puede encontrar directamente en el feed de actividad del documento.

Para una comprensión rápida y sencilla, cada contrato dispone de una ficha recapitulativa generada automáticamente a partir de las cláusulas esenciales del contrato (objeto, duración, importe, plazo, etc.). Incluso es posible enriquecer manualmente el formulario de contrato añadiendo elementos específicos que deben mostrarse.

✅ Control fiable de los plazos: Una vez redactado, negociado y firmado el contrato, llega el momento de ejecutarlo. Pero es complejo hacer un seguimiento de los datos contractuales, como los plazos, si están registrados en un calendario de Outlook, Google o incluso en un calendario en papel. Si eres jefe de equipo o abogado/a en una empresa, seguro que ya has experimentado la soledad de un periodo de prueba vencido cuando querías rescindir el contrato o renovarlo.

¿Cómo automatizar un contrato de trabajo?

Crear un esqueleto de contrato de trabajo

En un proceso de automatización de este tipo, el equipo jurídico conserva obviamente el control sobre la creación de los actos jurídicos.

El objetivo es crear el esqueleto legal, el vehículo jurídicamente fiable que cumpla la normativa y la estrategia de la empresa. Se trata, por tanto, de una versión estándar que se adaptará a los contratos de trabajo más solicitados por sus clientes internos.

Antes de redactar un borrador de este tipo, conviene plantearse las siguientes preguntas:  

Una vez creado este contrato estándar en formato Word o Google Doc, hay dos formas de automatizarlo:

• Por correo directo (a través de extensiones como Fusión y envío)
• A través de un editor sin código dedicado a la automatización de contratos como Seraphin.legal

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¿Se ha preguntado alguna vez si es necesario intervenir en un contrato de trabajo? Ha llegado el momento de permitir a sus clientes internos ser los creadores de sus propios contratos con total seguridad para que usted pueda centrarse en sus tareas más complejas y prioritarias.

Así, sus clientes internos podrán personalizar su contrato desde un formulario que les guiará paso a paso a través de la cumplimentación de los distintos campos: fecha, nombre de la empresa, pregunta tipo test, única, importe del contrato, etc.

El contrato generado se actualizará en tiempo real en el panel de la derecha cuando rellene el formulario.

Establecer un sistema interno de aprobación

Aunque es importante delegar la fase de redacción de poco valor, la fase de aprobación sigue siendo crucial.

De hecho, entre todas las etapas del ciclo de vida de un contrato, el flujo de trabajo de validación interna es esencial para garantizar la conformidad de los compromisos y contrapartes asumidos por su empresa.

Para un contrato de trabajo, el Departamento de Recursos Humanos será necesariamente el adecuado para validar este tipo de borrador de contrato. Sin embargo, otros interlocutores, como el Director o el responsable de la futura contratación, pueden querer validar sistemáticamente determinados contratos en función de ciertos tipos de criterios: todo depende de la empresa, de sus apuestas, de su estrategia o de su organización.