En biblioteca digital se ha convertido en una herramienta esencial en los negocios.
La biblioteca de contratos no sólo es legal. Lo utilizan todas las partes implicadas en el proceso de contractualización en las empresas.
- ¿Qué es una biblioteca digital?
- ¿Cuál es la diferencia entre una biblioteca de contrastes de Excel y un software de biblioteca de contrastes?
- ¿Cuáles son sus ventajas?
Le explicamos por qué es esencial utilizar una biblioteca digital de contratos en su empresa.
¿Qué es una biblioteca digital?
A biblioteca digitalLa biblioteca digital de contratos, también conocida como contratech o contratech software, es una biblioteca digitalizada de contratos. En primer lugar, y no es de extrañar, la contratech sustituye a las estanterías y cajas de archivo que contenían copias en papel, pero también a los inadecuados programas informáticos de archivo.
Una buena herramienta de biblioteca de contratos debería permitirle hacer lo siguiente:
- Acceso autoservicio a plantillas de contratos automatizadas
- Archivar los contratos que se están negociando, firmando, ejecutando y/o completando
- Recupere y archive automáticamente la versión firmada de sus contratos en su solución de firma electrónica
- Guardar el feed de actividad del contrato y la información del contrato
- Generar automáticamente un formulario de contrato (one pager) con la información esencial del contrato
- Recupere su stock de contratos existentes y nuevos Extraer registros de contratos
Es bueno saberlo: Como cualquier herramienta de almacenamiento, las bibliotecas de contratos digitales pueden cobrarse por volumen.
En Seraphin.legalhemos optado por no adoptar este método de facturación. Su objetivo es celebrar tantos contratos como necesite para hacer crecer su negocio. Nuestro objetivo es ofrecerle una experiencia de contratación fluida para simplificar su proceso de contratación.
¿Cuál es la diferencia entre una biblioteca de contrastes de Excel y un software de biblioteca de contrastes?
excel biblioteca de contratos
Excel y Google Sheet suelen ser las principales herramientas utilizadas para el seguimiento de los contratos en las empresas. Puede tratarse de una base de datos de contratos Excel dinámica o estática.
Cuando es estático, contiene una serie de columnas que deben rellenarse manualmente. Estas columnas representan la información rastreada en el contrato, así como un enlace al archivo fuente del contrato.
En este caso, la información se introduce manualmente en la base de datos Excel una vez firmado el contrato.
Cuando es dinámico, se sincroniza con todas las herramientas utilizadas en el ciclo de vida del contrato y se actualiza automáticamente. En este caso, la introducción de la biblioteca de contratos Excel desencadena la creación del contrato.
◾ Word o Gdoc para generar el contrato automáticamente a partir de Excel.
◾ Docusign para indicar el estado y la fecha de firma del contrato.
◾ Drive o Sharepoint para archivar automáticamente el contrato e insertar un enlace al expediente.
Ejemplos de información rastreada:
◾ Estado
◾ Firma
◾ Plazos
◾ Cláusulas
◾ Importe
◾ Sanciones
◾ Autor
◾ Fecha de renovación
Software de biblioteca de contraste
No hay diferencia entre el software de biblioteca de contratos y el software de gestión de contratos. Aunque el término más apropiado es software de gestión de contratos, ya que la biblioteca de contratos es una función.
Propósito: Excel es una hoja de cálculo que te permite hacer muchas cosas con un poco de creatividad. Pero Excel no estaba pensado ni diseñado para crear una biblioteca digital de contratos.
Complejidad: Una biblioteca digital de contratos tiene una interfaz gráfica sencilla que permite realizar una serie de acciones sin necesidad de conocer las funciones al dedillo, como Excel.
Seguimiento de datos: La biblioteca digital de contratos utiliza todos los datos de su contrato para analizarlo mejor. Ya no tendrá que introducir o combinar manualmente archivos Excel para encontrar la información que necesita.
Utilizar una biblioteca digital de contratos para sistematizar el archivo centralizado de los contratos.
Archivar es la función principal de una biblioteca de contratos. Una vez firmada, una biblioteca de contratos digitales digna de ese nombre debería archivar automáticamente la versión firmada.
Sin embargo, un análisis de las prácticas de gestión de contratos existentes en las empresas revela numerosas dificultades en este ámbito.
- Gestión de archivos contractuales en silos (archivo en papel, archivo local en los ordenadores de los empleados, etc.)
- Dificultad para buscar información según criterios relacionados con el contrato (cláusula, importe, objeto, parte contratante, fecha de firma, etc.).
- Dispersión de los datos contractuales en diferentes herramientas y servidores
- Falta de visibilidad en los intercambios contractuales antes y después de la firma del contrato a la hora de documentar un litigio.
Métodos de almacenamiento especialmente arriesgados cuando se trata de datos tan sensibles como los de nuestros contratos.
Como sabes, un contrato establece las reglas del juego y es una referencia en la relación que mantienes con tu cocontratante. Un contrato no es un trozo de papel que se guarda en el fondo de un cajón, sino una mina de información estratégica que hay que explotar una vez firmado el contrato.
Emmanuelle Tannay, responsable de contratos, nos habló hace unos meses en el episodio que le dedicamos en Paroles de Juristes 👇.
Utilización de una biblioteca digital de contratos para garantizar la creación de contratos
A medida que su empresa crece y surgen cada vez más oportunidades que pueden materializarse a través de un contrato, la fase de creación del contrato puede considerarse un cuello de botella.
Al no ser competencia exclusiva del abogado o del equipo jurídico, en función de su carga de trabajo, el tiempo necesario para crear un contrato puede alargarse más de lo debido. Por eso es esencial responsabilizar a los equipos de la creación de determinados tipos de contratos.
Audrey Gillessen, responsable de asuntos jurídicos de Ornikar, nos lo contó en un episodio de Paroles de Juristes 👇.
Concluya los contratos sin informar al departamento jurídico para no perder ninguna oportunidad. No permita que los vendedores creen sus propios contratos por miedo a los riesgos legales. Por ambas partes, los temores son legítimos y el tema puede cristalizar las tensiones en la empresa
Aquí es donde entra en juego una biblioteca de contratos digitales para garantizar la creación de contratos.
Una biblioteca digital de contratos le permitirá ayudar a sus clientes internos a crear sus contratos rellenando un formulario. Más allá del evidente ahorro de tiempo, este sistema le permitirá parametrizar los campos a personalizar e incluso las cláusulas concretas que se mostrarán en función de las respuestas dadas.
En Seraphin.legal, nuestro editor sin código le permite crear bloques, variables y establecer condiciones de visualización para componer el formulario de creación de documentos.
Los bloques representan un bloque de preguntas
Las variables representan los campos a personalizar en su documento.
Las condiciones de visualización le permitirán mostrar un bloque de texto en función de las respuestas del usuario.
Permite transformar un documento estático en un documento dinámico.
Utilizar una biblioteca digital para simplificar la recuperación de información
¿Tú también recibes mensajes de Jean-Michel a toda prisa? ¿Está usted en la piel de Jean-Michel y le gustaría poder acceder a todos estos datos en menos de 5 minutos? 😨
Sus contratos están llenos de información estratégica solicitada a menudo por sus equipos y clientes internos.
Sin embargo, los datos de los contratos han estado históricamente dispersos y en algunas empresas ni siquiera son utilizables.
- Los contratos se guardan en archivadores o cajas
- Los contratos se escanean y almacenan en archivos digitales
- Los contratos se almacenan localmente en los ordenadores de los empleados
Además de la dispersión geográfica de los archivos, un documento escaneado o en papel dificulta la explotación de sus datos.
Por eso, lo que no debería llevarte más de 5 minutos, te lleva toda la mañana.
Todos estamos de acuerdo en que la explotación de la información contractual se hace especialmente difícil en este contexto.
Una biblioteca digital de contratos debería ser su única fuente de verdad a la hora de gestionar sus contratos. Le permitirá realizar consultas personalizadas mediante un potente motor de búsqueda y le proporcionará respuestas exhaustivas sin necesidad de pasarse todo el día en ello.
| Sin biblioteca digital | Con una biblioteca digital | |
|---|---|---|
| Buscar contratos que cumplan una lista de criterios | Una hora, una mañana, incluso un día | En 2 minutos, eligiendo sus criterios en la barra de búsqueda |
| Obtenga un resumen del contrato para entenderlo de un vistazo | Las hojas de contrato y las tablas de seguimiento no contienen la misma información de un empleado a otro, o de un equipo a otro. | Los registros de contratos se generan automáticamente una vez creado el contrato. |
| Desenrollar el hilo de actividad de una serie de contratos negociados con un determinado cocontratante (pista de auditoría) | Imposible ante la multitud de herramientas. Hay que fusionar la información registrada a través de la herramienta de tratamiento de textos, la mensajería electrónica y la solución de firma electrónica. | Es posible exportar el flujo de actividad a lo largo de todo el ciclo de vida del contrato con un solo clic. |
| Buscar un documento escaneado | Es imposible realizar búsquedas precisas sobre palabras clave, tipos de cláusulas o importes contenidos en el contrato. Las características de cada contrato deben figurar primero en los metadatos para poder explotarlas. | Gracias al OCR, el reconocimiento de caracteres permite explotar los datos contenidos en sus contratos escaneados. |
