Une plateforme de gestion des négociations pour Leroy Merlin et ses fournisseurs

 

Le client

Leroy Merlin est une enseigne de grande distribution française spécialisée dans l’amélioration de l’habitat (construction, aménagement, décoration, bricolage et jardinage) actuellement présente en Europe (France, Espagne, Portugal, Italie, Grèce, Roumanie, Pologne, Ukraine, Russie), en Asie (Chine), en Afrique du Sud et en Amérique du Sud au Brésil.

Le challenge

Leroy Merlin distribue les produits de plus de 2000 fournisseurs dans ses magasins. Plusieurs contrats et documents juridiques cadrent ces relations et sont négociés chaque année par ses 60 chefs de produit répartis sur 13 rayons.
Il s’agit durant ces négociations annuelles de fixer les conditions de la relation contractuelle : gammes de produits fournis, tarifs, conditions de livraisons, etc.
L’objectif final est la signature de deux contrats : les conditions de référencement et une convention unique et la fourniture de documents indispensables par le fournisseur (attestation d’assurance, tarifs, etc.) La campagne annuelle de négociations contractuelles menée par Leroy Merlin débute en septembre et doit s’achever obligatoirement avant la fin du mois de février. Les équipes de Leroy Merlin sont soumises pendant cette période à une forte pression afin de respecter cette limite de temps.

Les équipes juridiques de Leroy Merlin ont donc consulté les équipes de Seraphin pour imaginer un outil en ligne permettant de :

  • réduire les délais de certaines tâches chronophages
  • améliorer la relation chef de produit / fournisseur durant la phase de négociation
  • optimiser les échanges entre Leroy Merlin et ses fournisseurs

La solution

Seraphin a co-designé avec la direction juridique de Leroy Merlin une plateforme sur-mesure de dématérialisation de la campagne de négociations avec ses fournisseurs.
Pour cela, nous avons commencé par interroger l’ensemble des parties prenantes de la négociation : chefs de produit, fournisseurs, juristes, mais aussi experts de la qualité, de la logistique, du SAV ou encore des finances. Pour réduire les délais de certaines tâches chronophages, nous avons listé celles qui pouvaient être digitalisées :

  • l’envoi des contrats par courrier a été remplacé par leur mise à disposition au format digital sur un espace sécurisé et accessible en ligne par les fournisseurs et l’équipe de Leroy Merlin
  • la signature manuscrite a été remplacé par la signature électronique

 

 

Pour améliorer la relation chef de produit / fournisseur et optimiser leurs échanges durant la phase de négociation, nous avons conçu une plateforme de négociation contractuelle en ligne dont voici les principales caractéristiques :

  • Des contrats codés et automatisés : Nous avons codé les contrats de Leroy Merlin de manière à ce qu’ils soient disponibles pour les parties à la négociation et pré-remplies grâce aux données du système d’information de Leroy Merlin.
  • Des aides contextuelles pour chaque clause des contrats
    En parcourant les deux contrats, les fournisseurs ont accès à des bulles d’aide à côté de chacune des clauses afin de répondre à leurs interrogations les plus fréquentes.
  • Des contrats scindés en blocs reliés à une messagerie
    Nous avons remarqué qu’une tâche à faible valeur ajoutée du Chef de Produit était de transmettre les questions ou remarques des fournisseurs aux nombreuses parties prenantes de la négociation chez Leroy Merlin : juristes, experts qualité, logistique, SAV, finances, etc.
    Pour supprimer cette tâche, nous avons décidé de mettre en relation le fournisseur avec le bon interlocuteur chez Leroy Merlin directement depuis la plateforme.
    Nous avons divisé en blocs les contrats à négocier et nous avons adossé à chacun de ces blocs une messagerie, permettant au fournisseur de poser des questions ciblées sur un bloc spécifique du contrat.
    La messagerie de chacun des blocs est reliée directement à l’interlocuteur pertinent chez Leroy Merlin : un expert SAV pour une clause sur le SAV, un juriste pour une clause juridique, etc.
    Les parties sont bien entendu automatiquement notifiés par mail dès qu’un message a été posté sur la plateforme afin d’assurer leur réactivité. Tous les échanges ont désormais lieu au sein de la plateforme, en non plus par mail, ce qui permet de retrouver simplement tous les éléments de la négociation, clause par clause.
    En liant la négociation de chacun des blocs du contrat à l’interlocuteur pertinent chez Leroy Merlin, nous avons supprimé la tâche consistant pour le chef de produit à transmettre les demandes des fournisseurs aux différents experts de Leroy Merlin.
  • Un workflow de négociation sur-mesure jusqu’à la signature électronique
    Un workflow de validation des contrats et de signature en ligne complète le module de négociation. Une fois le contrat validé par le fournisseur sur la plateforme, celui-ci notifie automatiquement le chef de produit qui peut lancer le processus de signature en ligne intégré à la plateforme via l’API de Docusign.
  • Une plateforme reliée au système d’information de Leroy Merlin
    La plateforme est connectée au système d’authentification et aux logiciels métiers de Leroy Merlin afin de conserver toutes les informations à jour en temps réel (informations des fournisseurs injectées dans différentes parties du contrat, notamment l’en-tête). Les administrateurs de la plateforme ont accès à un module de reporting leur permettant d’analyser en temps réel la progression de la campagne de négociation et les performances des équipes.

Les résultats

La plateforme IzyContract a été mise en ligne en septembre 2019 pour les besoins de la campagne de négociations 2020. Voici les jalons de la construction de la plateforme dans le temps :

  • janvier 2019 : première prise de contact avec Leroy Melin
  • avril 2019 : première séance de co-design avec les opérationnels de LMF
  • septembre 2019 : mise en ligne de la plateforme et début de la campagne de négociations

A l’heure où l’on écrit ces lignes, la première campagne de négociations a été achevée avec d’excellents résultats. En effet, 100% des négociations ont été remplies avant la fin du mois de février conformément aux objectifs fixés. Chaque fournisseur dispose dans un espace sécurisé des contrats signés électroniquement ainsi que de l’ensemble des échanges liées aux négociations, directement exportables au format pdf.

Le retour des utilisateurs est globalement très positif car la plateforme a permis de réaliser un véritable gain de temps et d’efficacité dans la gestion des négociations.

 


 

Entretien avec Arnaud Descamps Leader Achat (Performance et Relation amont) chez Leroy Merlin

Pourquoi avoir choisi Seraphin.legal et sa technologie, Seraphin Contract Management ?
Nous cherchions un outil de contract management qui nous permette une sécurisation de la contractualisation avec les clients et fournisseurs. Il s’agit pour Leroy Merlin d’un outil stratégique permettant une facilitation des démarches dans les négociations. Notre groupe a une contrainte spécifique et annuelle de faire signer environ 2000 contrats avec l’objectif impératif de productivité.

Comment a été accueilli l’outil par les équipes ?
L’outil a été pris en main par les utilisateurs depuis septembre 2019. Nous avons fait des séances de présentation utilisateurs. La plateforme répond aux besoins des utilisateurs avec ergonomie.
Une belle sensation de prise en main sur le démarrage et très bon accueil de la part des utilisateurs dans l’appropriation de l’outil.

Quel est l’apport d’IzyContract pour Leroy Merlin ?
En terme de productivité, nous avons obtenu un gain de temps significatif, grâce à l’automatisation de tâches à faible valeur ajoutée.
IzyContract permet de mesurer l’état d’avancement de chaque contrat. On peut voir si le contrat est au stade projet, bloqué par un désaccord, en finalisation ou signé. On a un statut en temps réel sur ce qui se passe. En résumé, on peut piloter l’avancement global de la campagne de négociation. Nous allons faire évoluer la plateforme avec de nouvelles fonctionnalités.

Que pensez-vous des interactions avec l’équipe de Seraphin ?
Nous sommes extrêmement satisfaits de la relation avec l’équipe Seraphin.legal
Notre échéance ferme était en septembre 2019, avec un cadrage projet assez strict. L’équipe Seraphin.legal a fait preuve d’agilité et d’adaptation. Structurellement, c’est la raison pour laquelle, cela a très bien fonctionné. La qualité du relationnel a permis d’avancer dans le projet sans encombre. Sans l’écoute attentive des besoins, ce projet était voué à l’échec.