Mejorar el rendimiento del proceso contractual de una empresa es un reto al que se enfrentan muchos agentes con objetivos muy diferentes: comerciales, abogados, compradores, etc.
A todos les interesa que la contractualización, que materializa el acto de vender sus productos o servicios, se produzca en las mejores condiciones y lo más rápidamente posible.
Si actualmente está optimizando su proceso contractual, probablemente haya oído hablar del software de gestión de contratos.
En este artículo, presentamos esta categoría de soluciones tecnológicas y su contribución a la gestión diaria de todos sus contratos.
Software para mejorar el rendimiento de su proceso de contratación
Según una investigación de la organización independiente[World Commerce & Contracting] , una buena gestión de los contratos puede ahorrar a una empresa una media de hasta el 9% de su volumen de negocio.
La optimización de la gestión de contratos es, por tanto, una palanca de crecimiento a menudo descuidada por las empresas, que les permite actuar directamente sobre los ingresos.
Las pérdidas debidas a una mala gestión de los contratos pueden manifestarse de diversas formas, como la no renovación de un contrato o la imposibilidad de ampliar el alcance del contrato original con nuevos servicios o productos vendidos, o como resultado de retrasos en la ejecución, litigios, etc.
Como puede ver, hay varias áreas en las que se puede optimizar la gestión de contratos, y esto es precisamente a lo que puede contribuir el software de gestión de contratos.
Pero, ¿cómo saber si su organización necesita realmente este tipo de software?
Sencillamente, si responde afirmativamente a alguna de las afirmaciones siguientes, es probable que el software de gestión de contratos le permita maximizar los ingresos procedentes de sus contratos:
- La gestión de sus contratos consume mucho tiempo a sus equipos de RRHH, jurídicos, comerciales o administrativos.
- A veces se siente abrumado o falto de tiempo para ocuparse de todos los asuntos relacionados con sus contratos.
- Es difícil encontrar todos los contratos firmadosen su organización.
- Le resulta difícil evaluar rápidamente las disposiciones importantes de sus contratos para informar a sus interlocutores.
- Le resulta difícil hacer un seguimiento de sus compromisos contractuales y a veces se le pasan fechas importantes (renovación, preaviso, etc.).
¿Se reconoce en alguna de estas afirmaciones? Entonces el resto de este artículo debería interesarle.
Un software de gestión de contratos es una herramienta accesible desde su navegador web (Chrome, Edge, Firefox, Safari, etc.) que le permite optimizar todo el ciclo contractual, desde la creación de un contrato hasta el final de su vida útil, pasando por su negociación, firma y ejecución.
Permite a las empresas recuperar el control total de todos los contratos que se crean, dándoles un alto nivel de visibilidad sobre la actividad contractual.
El software de gestión de contratos puede utilizarse para lograr, entre otros, los siguientes objetivos:
- reducir el tiempo necesario para crear contratos y, por tanto, el riesgo de abandonar el proceso de contratación
- centralizar los intercambios y mantener una pista de auditoría de todas las acciones realizadas en el contrato
- centralizar todos los contratos firmados electrónicamente o a mano
- reducir el tiempo dedicado a buscar información en uno o varios contratos
- controlar fácilmente la actividad contractual de la empresa mediante informes estadísticos automatizados
- reciba alertas de todos los eventos contractuales ineludibles
Un software útil para todos los agentes que gestionan contratos
Un contrato lo construyen varias personas. El personal de ventas, operaciones o compras suele disponer de información clave para redactar el contrato: condiciones financieras, plazos de pago y entrega de servicios o productos, etc.
Los abogados también tienen conocimientos y experiencia para redactar ciertas partes cruciales del contrato: cláusulas de responsabilidad, gestión de litigios, sanciones aceptables, marco de propiedad intelectual, confidencialidad, etc.
El departamento de sistemas de información o el contacto técnico de la empresa también pueden participar en el contrato para especificar, por ejemplo, los niveles de servicio prestados por su equipo en el caso del suministro de software.
Reunir a todos estos agentes con perfiles diferentes para construir un contrato de forma común y rápida no está exento de algunos retos.
Por tanto, los programas informáticos de gestión de contratos responderán a esta necesidad de centralización de las acciones de cada tipo de contacto y colaboración.
En efecto, los abogados podrán poner modelos de contrato a disposición de todos los agentes autorizados a poner en marcha la creación de un contrato. Estas plantillas podrán modificarse dinámicamente respondiendo a unas sencillas preguntas. En otras palabras, los modelos de contrato están siempre actualizados y los cambios a introducir se formulan en forma de sencillas preguntas a las distintas partes implicadas.
El tiempo que los abogados ahorran en responder a las preguntas del personal operativo libera su tiempo para dedicarlo a tareas de alto valor añadido.
Los responsables de ventas, compras y demás personal operativo son convocados en el momento oportuno para integrar en el contrato la información clave de que disponen. Pueden supervisar tanto el avance del proceso de negociación con el cocontratante como el del proceso de validación interna previo al envío del contrato para su firma.
Una vez firmado el contrato, todas las partes interesadas pueden programar recordatorios de las fechas importantes del contrato y consultar una hoja resumen para encontrar rápidamente la información clave.
Por supuesto, el software de gestión de contratos también puede utilizarse para restringir el acceso a determinados expedientes o contratos sensibles a un grupo específico de personas, con el fin de garantizar la confidencialidad de cierta información.
El software de gestión de contratos es, por tanto, una verdadera herramienta de trabajo colaborativo que permite trabajar con mayor eficacia a todos los actores de la empresa que tienen que participar en la elaboración del contrato.
En algunos casos muy especiales, el software de gestión de contratos también puede utilizarse para procesos contractuales especiales, como la creación simultánea y automatizada de varias docenas o cientos de contratos a través del correo directo.
Conclusión:
En conclusión, un programa informático de gestión de contratos le permite optimizar todas o parte de las etapas del ciclo de vida del contrato en función de las necesidades específicas de su organización.
¿Le parece laborioso el proceso de creación de un contrato en su empresa? Las funciones para automatizar la creación de contratos a partir de plantillas dinámicas serán especialmente útiles.
¿Tiene problemas para gestionar sus contratos debido al seguimiento de sus plazos importantes? Entonces, la programación de recordatorios automáticos y las funciones de notificación a los interesados serán sus mejores aliados.
Si todavía tiene dudas sobre la utilidad de un software de gestión de contratos de este tipo en su caso particular, no dude en escribirnos a contact@seraphin.legal (o haciendo clic directamente en el botón de abajo) para que nuestro equipo pueda ayudarle a definir mejor sus necesidades e indicarle si esta solución tecnológica es o no pertinente para usted.
