Simplificar los procedimientos de validación interna
¿Quiere simplificar sus procedimientos de validación interna? En este apartado encontrará toda la información relativa a esta cuestión.
¿Cuáles son las dificultades más frecuentes en las empresas?
Simplificar y fiabilizar los procedimientos de validación interna es uno de los principales objetivos de las empresas que desean implantar una solución de Contract Management.
De entre todas las etapas del ciclo de vida del contrato, la etapa de validación interna es esencial para garantizar el cumplimiento de los compromisos asumidos por su empresa.
A menudo incluidas en los documentos del proceso, estas reglas también se solicitan a veces en cada nuevo contrato o los empleados no las entienden, a pesar de ser una etapa esencial para proteger a la empresa de cualquier riesgo antes de que se firme el contrato.
Un estudio de las prácticas existentes de gestión de contratos en las empresas permite resaltar numerosas dificultades :
- Falta de visibilidad en los procedimientos de validación
- Tareas que consumen un tiempo excesivo entre la negociación y la firma del contrato
- Falta de trazabilidad de las acciones de validación en un contrato
- Olvidar interlocutores competentes para validar determinados contratos
Programe un proceso de validación automatizado para cada contrato y consulte el estado del proceso contractual en cualquier momento. Todos los actores implicados son notificados por correo electrónico respecto a las acciones a realizar.
Libere a sus equipos operativos de esta carga. Sistematice estas normas en sus contratos. Permita que el personal competente valide sus documentos según la naturaleza del contrato, su importe o la naturaleza de la actividad.
Automatice la delegación de derechos para los contratos que desee. Determine qué empleado es competente para actuar. Fiabilice el sistema de poderes y sistematice el respeto de los procedimientos internos.
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