¿Qué es un acuerdo de distribución única?
El acuerdo de distribución única es el resultado de la negociación entre un proveedor y un distribuidor.
Para evitar situaciones de desequilibrio, estas relaciones entre profesionales están sujetas a obligaciones legales establecidas por el Código de Comercio.
El acuerdo único de distribución tiene una validez de un año natural y debe celebrarse :
✅ Antes del 1 de marzo del año de aplicación
✅ O en los dos meses siguientes a la fecha de inicio de su período de comercialización
| Es bueno saberlo: Un documento titulado "Condiciones de remisión válida para toda la duración de la relación comercial deberá firmarse antes de la firma de la "Acuerdo único". Es posible que los contratos se firmen al mismo tiempo, pero en ningún caso las condiciones de cotización podrán firmarse después del acuerdo único. |
Esta limitación de calendario implica, por tanto, la puesta en marcha de un proceso contractual optimizado para que todo el personal implicado internamente pueda llevar a cabo estas negociaciones en las mejores condiciones posibles durante toda la campaña.
¿Quiénes son los empleados afectados internamente?
Los acuerdos de distribución individual implican a distintos colaboradores dentro de su empresa:
👤 Los equipos jurídicos, los expertos posventa, Suministros, Logística y Calidad: Los jefes de producto recurren a ellos a lo largo de las negociaciones cada vez que un proveedor plantea una pregunta o desea negociar una cláusula contractual determinada.
👤 Jefes de producto: Garantizan la responsabilidad de la compra en un panel de productos definidos. Por tanto, el jefe de producto se encarga de prospectar posibles proveedores, negociando los precios según la política de la empresa. Su objetivo es garantizar el mejor equilibrio oferta-producto y optimizar sus condiciones de compra.
Desventajas del proceso tradicional
❌ Pérdida de tiempo y falta de tiempo: El jefe de producto debe transmitir sistemáticamente las preguntas u observaciones de los proveedores a las numerosas partes que intervienen en la negociación en el distribuidor: abogados, expertos en calidad, logística, servicio posventa, finanzas, etc.
Los intercambios con los proveedores pueden ser largos, tediosos y dificultar las negociaciones. Los jefes de producto son muy a menudo responsables de dar un primer nivel de respuesta. Esto retrasa la celebración del acuerdo, a pesar de que los distribuidores están legalmente obligados a firmar estos contratos anuales antes del 1 de marzo de cada año.
❌ Firma del acuerdo único previo a las condiciones de referencia : A raíz de nuestros intercambios con numerosas empresas que operan en el sector de la distribución, muchas de ellas nos han confiado que puede ocurrir que los jefes de producto no respeten la orden de firma que constituye una obligación legal.
❌ Negociación por correo electrónico y teléfono: el trabajo de modificación del contrato durante la negociación se realiza por correo electrónico, reenviándose las versiones modificadas sucesivamente por las dos partes. A falta de colaboración sobre un documento único, el intercambio de versiones sucesivas puede dar lugar a errores costosos en términos de riesgo jurídico, pero también de tiempo.
❌ Riesgos jurídicos: Puede ocurrir que el contrato firmado por no se corresponda con la versión final validada por el distribuidor. Como todo el contrato puede ser modificado por sus usuarios y la multiplicidad de versiones que posee cada uno puede generar un riesgo jurídico y, por tanto, financiero para la empresa.
❌ Firma costosa: la firma en papel supone un coste económico, pero también de tiempo. Un acuerdo único que deba firmarse lo antes posible antes del 1 de marzo en el otro extremo de Francia o de Europa puede tardar varios días en llegar y superar el plazo legal. La firma en papel es aún más arriesgada si se tienen en cuenta los riesgos postales, como huelgas, pérdida o deterioro del correo. Esto retrasa la conclusión del acuerdo, el proyecto y, por tanto, la posible recepción del volumen de negocios.
❌ Falta de visibilidad del contrato: ¿Quién participó en este contrato? ¿Cuándo? ¿Quiénes son los interlocutores internos y externos? ¿En qué fecha se validó el contrato y quién lo hizo? ¿Cuál es la información principal que debe conservarse de este acuerdo único? Se trata de información esencial para la empresa para los empleados que no hayan participado en el contrato pero que necesiten recabar esta información para un proyecto de terceros o para hacerse cargo del contrato tras la marcha de un responsable de producto.
❌ Informes manuales: crear un cuadro de mandos y proponer informes periódicos sobre la actividad contractual puede ser una auténtica pesadilla cuando la información está dispersa, se introduce manualmente y las prácticas difieren entre los gestores de productos. Sobre todo porque las salidas y los cambios de puesto también pueden añadir dificultad al seguimiento de la negociación con el proveedor.
❌ Falta de comunicación entre las herramientas: Una vez firmado el acuerdo único, ya sea en papel o en formato electrónico, el siguiente paso es generar la factura a través de herramientas específicas de las que suelen estar equipados los distribuidores. No obstante, esta acción no es automática e implica una acción manual en cada nueva firma de contrato.
Ventajas de un proceso automatizado
✅ Ahorro de tiempo : Para evitar que los jefes de producto reciban todas las preguntas de los co-contratantes, algunas soluciones como Seraphin.legal ofrecen conectar al proveedor con la persona de contacto adecuada en el lado del distribuidor directamente desde la plataforma de gestión de contratos. Los contratos a negociar están divididos en bloques y respaldados por un FAQ y un sistema de mensajería que permite al proveedor hacer preguntas concretas sobre un bloque específico del contrato. Al navegar por el acuerdo único, los proveedores tienen acceso a burbujas de ayuda junto a cada cláusula para responder a sus preguntas más frecuentes. En cuanto a la mensajería, cada uno de los bloques está vinculado directamente a la persona de contacto pertinente por parte del distribuidor: un experto en servicio posventa para una cláusula sobre servicio posventa, un abogado para una cláusula jurídica, etc.
✅ Aprovechamiento de los datos contractuales: Más allá de la simple eliminación de tareas que consumen tiempo, la automatización también garantiza la recopilación de datos. Todos los datos introducidos para completar un contrato se utilizan para permitirle controlar sus plazos contractuales, crear sus fichas de contrato o incluso supervisar el progreso de la campaña de negociación y el rendimiento de los equipos a través de un cuadro de mandos estadístico.
✅ El convenio único no puede firmarse antes de las condiciones de referencia :
Debido a la configuración del flujo de trabajo de su contrato, es posible evitar que se firme un acuerdo sólo en ausencia de condiciones de referencia. ¿El resultado? Los abogados pueden simplemente comprobar la cronología de firma de CR y CU en la herramienta y se evita técnicamente el riesgo de no respetar el orden de firma de los documentos contractuales CR y CU.
✅ No pierdas más tiempo firmando: Una vez que el proveedor ha validado el contrato en la plataforma, se lo notifica automáticamente al gestor de producto, que puede iniciar el proceso de firma en línea. No hay riesgo de firmar una versión anterior.
✅ Obtener visibilidad sobre el contrato: ¿Quién participó en este contrato? ¿Cuándo ocurrió? ¿Quiénes son los interlocutores internos y externos? ¿En qué fecha se validó el contrato y quién lo hizo? ¿Cuál es la información principal que debe conservarse de este acuerdo de confidencialidad? Se trata de información esencial para supervisar, asumir o auditar un contrato, que encontrará directamente en el feed de actividad del documento.
Para una comprensión rápida y sencilla, cada contrato dispone de una ficha recapitulativa generada automáticamente a partir de las cláusulas esenciales del contrato (objeto, duración, importe, plazo, etc.). Incluso es posible enriquecer manualmente el formulario de contrato añadiendo elementos específicos que deben mostrarse.
✅ Comunicación entre tus herramientas: Su software de gestión de contratos está conectado al sistema de autenticación y al software empresarial a través de una API para mantener toda la información actualizada en tiempo real (información del proveedor inyectada en diferentes partes del contrato, incluido el encabezado).
¿Cómo automatizar un acuerdo de distribución único?
Crear un esqueleto de convenio único
En un proceso de automatización de este tipo, el equipo jurídico conserva obviamente el control sobre la creación de las plantillas de los acuerdos de distribución.
El objetivo es crear el esqueleto legal, el vehículo jurídicamente fiable que cumpla la normativa y la estrategia de la empresa. Se trata, por tanto, de una versión estándar que se ajustará a los acuerdos individuales que firman con más regularidad sus jefes de producto.
¿Qué preguntas deben plantearse antes de redactar un proyecto de este tipo?
| Preguntas | Indicaciones |
| ¿Cuáles son las menciones obligatorias, cláusulas o términos de un acuerdo de distribución único? | Así obtendrá una primera versión aproximada y estática de su convención única. |
| ¿Qué productos deben comprarse, están cubiertos por normativas específicas? | Esto le permitirá priorizar la construcción de su cuaderno de trabajo en función de las necesidades prioritarias. |
| ¿Qué variables deben personalizarse en el documento? | Esto le permitirá construir su formulario de preguntas para el usuario del contrato. |
¿Cuáles son las preguntas más frecuentes de sus clientes internos sobre los acuerdos de confidencialidad?
| Esto le permitirá aportar claridad escribiendo sus preguntas o utilizando burbujas de ayuda para dar respuestas a los proveedores sobre sus preguntas de primer nivel. |
| ¿Quiénes son los contactos pertinentes para cada cláusula? | Esto le permitirá poner en contacto al proveedor con la persona adecuada cuando su pregunta vaya más allá de las respuestas de primer nivel. |
Una vez creado este contrato tipo en Palabra o en formato Google Doc, hay dos formas de automatizarlo:
- Por correo directo (a través de extensiones como Fusión y envío)
- A través de un editor sin código dedicado a la automatización de contratos como Seraphin Gestión de Contratos .
Sus contratos documentados harán más fluidas sus campañas de negociación
Simplificar los intercambios entre distribuidores y proveedores es una condición esencial para hacer más fluida la fase de negociación.
Por un lado, los jefes de producto siguen dedicando demasiado tiempo a transmitir las preguntas u observaciones de los proveedores a las numerosas partes interesadas del lado del distribuidor.
Por otra parte, los proveedores suelen estar insatisfechos con el tiempo de respuesta de sus interlocutores o la complejidad de la información facilitada.
La documentación de las cláusulas permitirá eliminar el primer nivel de preguntas. Conectar al proveedor con la persona de contacto adecuada a través de un sistema de tickets evitará tener que involucrar al jefe de producto en cada nueva pregunta.
Establecer un sistema interno de aprobación
De todos los pasos del ciclo de vida de un contrato, el flujo de trabajo de aprobación interna es esencial para garantizar el cumplimiento de los compromisos de su empresa y sus contrapartes.
Para un acuerdo único, el Departamento Jurídico será necesariamente el adecuado para validar este tipo de borrador de contrato. Sin embargo, otras partes, como el Departamento de Compras o el Departamento Financiero, pueden querer validar sistemáticamente determinados acuerdos en función de ciertos tipos de criterios: todo depende de la empresa, sus retos, su estrategia o su organización.
| Con una plataforma dedicada como Seraphin.legal, puede determinar las normas aplicables para aprobar un documento según sus criterios: tipo de contrato, importe, ámbito de actividad, etc. |
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