¿Qué es un acuerdo de confidencialidad?
A Acuerdo de confidencialidad, o acuerdo de confidencialidad (Non Disclosure Agreement - NDA) es un contrato por el que dos entidades (personas jurídicas o físicas) se comprometen a respetar la confidencialidad de determinada información o tipos de información enumerados en el contrato.
Las partes del contrato se denominan de forma diferente en función del contenido de su obligación:
✅ Destinatario de la información : Parte del contrato obligada a mantener la confidencialidad de la información que se le facilite.
✅ Remitente de la información : La parte del contrato que es la autora de la información que desea mantener confidencial.
Existen dos tipos de acuerdos de confidencialidad (NDA):
✅ El acuerdo unilateral de confidencialidad : sólo compromete a una parte a la confidencialidad, el destinatario.
✅ El acuerdo bilateral de confidencialidad : compromete a ambas partes a la misma obligación de confidencialidad cuando intercambien información entre sí.
¿Quiénes son los empleados afectados internamente?
Los acuerdos de confidencialidad (NDA) implican a distintas personas de su empresa, de distintas maneras y, sobre todo, dependiendo del caso de uso en el que se utilice el acuerdo.
👤 Abogados que tienen el modelo NOA : pueden originar el contrato o dar a sus clientes internos cierta autonomía a través de un Biblioteca de contratos estática (no automatizada) o dinámica (automatizada). Por lo general, los abogados intervienen necesariamente en la aprobación del acuerdo, especialmente cuando se trata de un acuerdo de confidencialidad relativo a un proyecto o a información estratégica.
👤 Personal operativo interno que tenga que transmitir un NDA: Compras, RRHH, Ventas, Marketing, etc. Cualquier persona que necesite garantizar la confidencialidad de la información de la empresa en el contexto de un proyecto u operación específicos. Intervienen, según la empresa, durante la creación del contrato con total autonomía gracias a un generador de contratos.
👤 Responsable o delegado legalmente autorizado para firmar el acuerdo de confidencialidad: es la persona de contacto autorizada para firmar el contrato tras la validación del equipo jurídico y empresarial.
En soluciones como Seraphin.legalse notifica automáticamente al gestor o a los empleados con autoridad delegada la validación del acuerdo y su disponibilidad para la firma.
👤 Su socio contractual sujeto a la obligación de confidencialidad : Ya se trate de un cliente, un proveedor de servicios o un socio que sea persona física o jurídica.
| Es bueno saberlo: Los co-contratantes externos tienen acceso libre e ilimitado para colaborar, negociar, firmar sus contratos en Seraphin.legal. |
Desventajas del proceso tradicional
❌ Una pérdida de tiempo: Tareas que consumen mucho tiempo y poco valor, como la redacción de un acuerdo de confidencialidad, no permiten a los equipos jurídicos centrarse en transacciones estratégicas como la obtención de capital, la adquisición de un competidor o la negociación de un contrato estratégico.
❌ Frustración : Está claro que la redacción de acuerdos de confidencialidad de escasa complejidad no es la tarea más apasionante para un abogado, más aún si la frecuencia y el volumen de dichos acuerdos son elevados. En particular, esto puede llevar a la frustración de sus equipos jurídicos.
❌ Pérdida de autonomía: El personal operativo lamenta a menudo su falta de autonomía y el retraso en la obtención de ciertos contratos sencillos de crear, mientras que algunos equipos jurídicos temen el riesgo jurídico que esta autonomía puede ocasionar.
❌ Riesgos jurídicos: Muchos equipos jurídicos ofrecen plantillas de contratos de autoservicio en formato word/google. Como todo el contrato puede ser modificado por su usuario, el riesgo de suprimir un término, una cláusula, una mención obligatoria puede generar un riesgo jurídico y, por tanto, financiero importante para la empresa.
❌ Firma costosa: La firma en papel supone un coste económico, pero también de tiempo. Un acuerdo de confidencialidad que debe firmarse lo antes posible en el otro extremo de Francia o Europa puede tardar varios días en llegar. Esta práctica también está sujeta a riesgos como huelgas, pérdida o deterioro del correo. Esto retrasa la conclusión del acuerdo, el proyecto y, por tanto, la posible recepción del volumen de negocios.
❌ Falta de visibilidad del contrato: ¿Quién participó en este acuerdo de confidencialidad? ¿Cuándo? ¿Quiénes son los interlocutores internos y externos? ¿En qué fecha fue validado el contrato y por quién? ¿Cuál es la información principal que debe retenerse del acuerdo de confidencialidad? Se trata de información esencial para la empresa, para los empleados que no participaron en el contrato pero que necesitan recabar esta información para un proyecto de terceros o para hacerse cargo del contrato tras una salida.
| 💡 Comentarios: Durante varios intercambios con abogados y responsables de contratos de empresas, algunos de ellos nos dijeron que los contratos y las hojas contractuales se transmiten internamente a través de archivos word, excel y enlaces de hipertexto en movimiento. Como resultado de esta práctica, la información puede perderse cuando las personas se marchan o se trasladan internamente, especialmente cuando estos archivos se almacenan localmente. |
❌ Informe manual: Crear un cuadro de mandos y ofrecer informes periódicos sobre la actividad contractual puede ser una auténtica pesadilla cuando la información está dispersa y no se introduce.
| 💡 Ejemplos: Esto no permite al Departamento Jurídico ofrecer información fiable y cuantificada para informar sobre su actividad contractual. Tampoco permite al departamento financiero, por ejemplo, tener visibilidad en tiempo real de los intereses financieros de las negociaciones en curso, acceder de forma sencilla a los documentos intercambiados con los cocontratantes o disponer de información clave para aumentar la rentabilidad de un departamento jurídico. |
❌ Falta de control fiable de los plazos: Una vez redactado, negociado y firmado el contrato, llega el momento de ejecutarlo. Sin embargo, es complejo hacer un seguimiento fiable de datos contractuales como los plazos si están almacenados en un calendario de Outlook, Google o incluso en papel.
Ventajas de un proceso automatizado
✅ Ahorro de tiempo : Como los equipos jurídicos ya han realizado trabajos de creación y automatización de contratos, ya no tienen que hacer el laborioso trabajo de redacción (recopilación de información, introducción de datos, etc.). biblioteca de contratos y la automatización de los contratos, ya no se recurre a ellos para el laborioso aspecto de la redacción (recopilación de información, introducción de datos, etc.), sino únicamente para su pericia jurídica (asesoramiento, apoyo a la negociación, validación, etc.).
✅ Aprovechamiento de los datos contractuales: Más allá de la simple eliminación de tareas que consumen tiempo, la automatización también garantiza la recopilación de datos. Todos los datos introducidos para completar un contrato se utilizan para permitirle controlar sus plazos, crear sus fichas de contrato o incluso gestionar su actividad contractual a través de un cuadro de mandos estadístico. Estos datos pueden comunicarse con aplicaciones de terceros utilizadas por su empresa.
✅ Seguridad jurídica: Se acabó el riesgo de suprimir un término, una cláusula, una mención obligatoria que podría generar un riesgo jurídico y financiero importante para la empresa. Sólo se pueden modificar los campos predeterminados por el equipo jurídico y el resto del contrato es fijo.
| Es bueno saberlo: La automatización de los modelos de contrato no requiere necesariamente conocimientos técnicos. En Seraphin.legal hemos diseñado un editor sin código pensado y diseñado para que los equipos jurídicos puedan automatizar sus contratos por sí mismos. |
No pierdas más tiempo firmando: Una vez que el contrato de servicios ha sido validado por las partes pertinentes, se envía automáticamente para su firma a las partes autorizadas a firmar (ya sea un gestor o un delegado). Una vez firmado, el contrato se archiva y centraliza automáticamente.
✅ Obtener visibilidad sobre el contrato: ¿Quién participó en este contrato? ¿Cuándo ocurrió? ¿Quiénes son los interlocutores internos y externos? ¿En qué fecha se validó el contrato y quién lo hizo? ¿Cuál es la información principal que debe conservarse de este acuerdo de confidencialidad? Se trata de información esencial para supervisar, asumir o auditar un contrato, que encontrará directamente en el feed de actividad del documento.
Para una comprensión rápida y sencilla, cada contrato dispone de una ficha recapitulativa generada automáticamente a partir de las cláusulas esenciales del contrato (objeto, duración, importe, plazo, etc.). Incluso es posible enriquecer manualmente el formulario de contrato añadiendo elementos específicos que deben mostrarse.
✅ Seguimiento fiable de los plazos: Tu hoja de cálculo Excel con las fechas de entrega será un viejo y doloroso recuerdo. A partir de ahora, el seguimiento de las fechas de vencimiento se simplifica utilizando sus datos contractuales. Un sistema de notificación y un calendario de vencimientos le permiten estar informado en el momento oportuno y poder identificar determinados plazos estratégicos.
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¿Cómo automatizar un modelo de acuerdo de confidencialidad?
Creación de un esbozo de acuerdo de confidencialidad
En un proceso de automatización de este tipo, el equipo jurídico conserva obviamente el control sobre la creación de los actos jurídicos.
El objetivo es crear el esqueleto legal, el vehículo jurídicamente fiable que cumpla la normativa y la estrategia de la empresa. Se trata, por tanto, de una versión estándar que se adaptará al acuerdos de confidencialidad más solicitados por sus clientes internos.
Las preguntas que hay que hacerse antes de redactar el borrador son
| Preguntas | Indicaciones |
| ¿Cuáles son los términos, cláusulas o redacción obligatorios de un acuerdo de confidencialidad? | Así obtendrá una primera versión aproximada y estática de su acuerdo de confidencialidad. |
| ¿Qué tipos de información a proteger se incluyen en los acuerdos de confidencialidad más solicitados en su empresa? | Esto le permitirá priorizar la construcción de su cuaderno de trabajo en función de las necesidades prioritarias. |
| ¿Qué variables deben personalizarse en el documento? | Esto le permitirá construir su formulario de preguntas para el usuario del contrato. |
¿Cuáles son las preguntas más frecuentes de sus clientes internos sobre los acuerdos de confidencialidad?
| Esto le permitirá aportar claridad mediante la redacción de sus preguntas o a través de burbujas de ayuda para orientar a los creadores de contratos. |
Una vez creado este acuerdo de confidencialidad estándar en formato Word o Google Doc, existen dos formas de automatizarlo:
- Por correo directo
- A través de un editor sin código dedicado a la automatización de contratos como Seraphin.legal
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¿Se ha preguntado alguna vez si es necesario intervenir en un acuerdo de confidencialidad? Puede permitir que sus clientes internos sean los creadores de sus propios contratos con total seguridad para que usted pueda centrarse en sus tareas más complejas y prioritarias.
Así, sus clientes internos podrán personalizar su contrato desde un formulario que les guiará paso a paso a través de la cumplimentación de los distintos campos: fecha, nombre de la empresa, pregunta tipo test, única, importe del contrato, etc.
El contrato generado se actualizará en tiempo real en el panel de la derecha cuando rellene el formulario.
Establecer un sistema interno de aprobación
Aunque es importante delegar la fase de redacción de poco valor, la fase de aprobación sigue siendo crucial.
De hecho, de todas las fases del ciclo de vida del contrato, la flujo de trabajo de validación interna es esencial para garantizar el cumplimiento de los compromisos y contrapartes de su empresa.
Para un acuerdo de confidencialidad, el Departamento Jurídico será necesariamente el adecuado para validar este tipo de borrador de contrato. Sin embargo, otras partes, como el Departamento Financiero o la Dirección General, pueden querer validar sistemáticamente determinados acuerdos en función de ciertos tipos de criterios: todo depende de la empresa, sus retos, su estrategia o su organización.
| Con una plataforma dedicada como Seraphin. legal puede determinar las normas aplicables para aprobar un documento según sus criterios: tipo de contrato, importe, ámbito de actividad, etc. |
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