¿Está harto del enorme flujo de papeleo debido al creciente número de documentos contractuales en formato papel? ¿Le lleva mucho tiempo a usted o a su departamento firmar contratos y otros documentos?
Tranquilo, existe una solución: la firma electrónica. Le permite validar sus documentos utilizando formatos digitales conocidos, como PDF o Word.
Firma electrónica: Definición
El firma electrónica es una tecnología que permite firmar un documento en línea en pocos minutos y que aporta valor probatorio. A diferencia de la firma digital o de la firma escaneada, la firma electrónica proporciona una prueba del consentimiento del firmante.
La firma electrónica dispone de un marco jurídico preciso en Europa a través del reglamento eIDAS y en Francia con su transposición en los artículos 1366 y 1367 del código civil.
Firma electrónica: ¿cuáles son los mecanismos para probar el consentimiento?
Los mecanismos para demostrar el consentimiento son los siguientes:
✅ La integridad del documento está garantizada: el documento no puede ser modificado o alterado.
✅La identidad de la firma está garantizada por la autenticación: la identidad de los firmantes se verifica a través de diferentes opciones de identificación (dirección de correo electrónico, código de acceso, llamada telefónica, sms, verificación del DNI, etc.)
¿Cuáles son las características de la firma electrónica?
Auténtica: la identidad del firmante se verifica mediante un proceso de autentificación
A prueba de falsificaciones: la autenticación no permite la suplantación de identidad
✅ No reutilizable: a diferencia de la firma digital o escaneada, la firma electrónica de un documento es específica para él y no puede reutilizarse en otro documento
Inalterable: su integridad está garantizada por un proceso técnico que impide las modificaciones del documento firmado
✅ Irrevocable: una vez firmado el documento, se presume su fiabilidad, como ocurre con una firma manuscrita
¿Cuál es el término correcto entre digital, escaneado, firma digital y firma electrónica?
Los tres términos se utilizan muy a menudo como sinónimos. Sin embargo, una firma digital o escaneada no tiene el mismo valor probatorio que la firma electrónica.
Si se trata de una firma que permite garantizar la integridad de un documento, autentificar a su autor y aportar la prueba de su consentimiento, el término que hay que preferir es el utilizado en la normativa europea y el código civil, es decir, "firma electrónica".
¿Cuáles son los 3 tipos de firma electrónica?
Existen tres tipos de firma electrónica: simple, avanzada y cualificada.
Los tres tienen valor probatorio. La firma avanzada se diferencia por criterios de verificación de la identidad. La firma cualificada implica la emisión de un certificado digital cualificado emitido por un tercero de confianza cualificado (QTSP).
¿Cómo crear una firma electrónica?
La creación de una firma electrónica implica la suscripción a una licencia de una solución de firma electrónica o el uso de dichas soluciones por parte de sus cocontratantes.
Estas soluciones también se integran directamente con herramientas de gestión de contratos como Seraphin.legal.
¿Cómo firmar un documento Word mediante firma electrónica?
Sólo tiene que introducir su documento Word o PDF en su herramienta de firma en línea o solución de gestión de contratos y rellenar la información solicitada sobre los firmantes (apellidos, nombre, datos de contacto, etc.).
¿Cómo archivar un documento firmado electrónicamente?
Su documento PDF firmado electrónicamente se archiva automáticamente en su espacio personal. Algunas herramientas de firma electrónica, como Yousign, conservan un archivo de pruebas durante 10 años para sus clientes tras la finalización de sus licencias.
En Seraphin.legal, una vez firmado, su documento contractual se archiva automáticamente en su expediente, sin ninguna otra acción por su parte, y se vincula a una ficha resumen con la información más importante sobre su contrato.
¿Cuáles son las ventajas de firmar por Internet?
La firma electrónica permite centralizar todos los flujos
Todos sus flujos contractuales en un solo lugar, ¡es posible!
Ya no es necesario utilizar multitud de herramientas para cada paso del proceso de contratación. No es necesario importar y exportar manualmente el contrato a una solución de firma electrónica.
La centralización de los flujos le permite controlar mejor las acciones en torno a sus contratos y datos contractuales. Son recursos bienvenidos para comprobar el cumplimiento de sus compromisos o auditar su cartera contractual.
El 71% de las empresas no localiza al menos el 10% de sus contratos (fuente: Journal du Contract Management).
Esta falta de centralización puede afectar al seguimiento de los compromisos contractuales y constituye un riesgo tanto jurídico como financiero.
Con un software de gestión de contratos como Seraphin.legal, sus contratos se firman y archivan en un único lugar, sin necesidad de realizar ninguna otra acción.
La firma electrónica reduce el ciclo de conversión
Un contrato que debe firmarse lo antes posible en el otro extremo de Francia o de Europa puede tardar varios días en llegar por correo.
Esta práctica también está sujeta a riesgos como huelgas, pérdida o deterioro del correo. Esto retrasa la conclusión del acuerdo, el proyecto y, por tanto, la posible recepción del volumen de negocios.
En Seraphin.legal,una vez validado el proyecto de contrato y definido el flujo de trabajo/proceso de firma, el documento se envía para su firma a las partes autorizadas a firmar (ya sea un gestor o un delegado).
La firma electrónica le permite automatizar sus flujos de trabajo
¿Y si la firma de un contrato pudiera desencadenar automáticamente la creación de una factura, la preparación de un pedido o el envío de un correo electrónico?
En Seraphin.legalpuede sincronizar su proceso contractual con sus aplicaciones empresariales y desencadenar acciones específicas para cada etapa del proceso contractual.
Herramientas de firma en línea: ¿cómo elegir?
A veces resulta difícil orientarse entre las numerosas soluciones de firma electrónica que existen en el mercado.
¿Cuáles son sus diferencias? ¿Están todos certificados? ¿Están todos reconocidos en Francia? ¿Satisfacen realmente sus necesidades? Muchas empresas piden consejo a nuestro equipo sobre este tema para encontrar la herramienta que mejor se adapte a sus necesidades.
¿Qué criterios hay que tener en cuenta a la hora de elegir una herramienta de firma electrónica?
La solución de firma electrónica debe ser capaz de :
✅ Verificar la identidad de los firmantes mediante diferentes opciones de identificación (dirección de correo electrónico, código de acceso, llamada telefónica, sms, verificación de identidad, etc.) ;
✅ Recabar el consentimiento del firmante sobre el acuerdo;
✅ Vincula cada firma a su firmante y al contrato firmado;
✅ Utilice la tecnología de Infraestructura de Clave Pública (PKI) para proteger los documentos.
Algunos ejemplos de soluciones de firma electrónica:
- Yousign Caen, Francia.
- Docusign : San Francisco, Estados Unidos.
- Universign: París, Francia.
- Signaturit: Barcelona, España.
- HelloSign: filial de Dropbox, San Francisco, Estados Unidos.
- Lex Persona: Troyes, Francia.
- Adobe Sign: San José, Estados Unidos.
Es bueno saberlo: Seraphin.legal interfaces con todas las soluciones de firma electrónica.
Nuestros clientes son libres de elegir la solución que más les convenga. Nuestros clientes pueden elegir la herramienta que mejor se adapte a sus necesidades y presupuesto, sin ningún tipo de limitaciones.
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