Vous êtes juriste, vous rédigez régulièrement des contrats, mais avez-vous conscience qu’ils recèlent des mines d’informations que vous pouvez exploiter grâce à votre solution de contract lifecycle management ?
Découvrez pas à pas comment tirer le meilleur parti de vos contrats et les exploiter au-delà de leur signature…
L’exploitation actuelle de vos contrats
En tant que juriste, une partie ou la totalité de votre activité consiste à rédiger des contrats. A cette fin, vous imaginez la conclusion de votre contrat comme un projet, vous interrogez les différentes parties prenantes au contrat pour déterminer le cadrage juridique,les différents besoins, effectuez des arbitrages juridiques et recherchez les textes et les jurisprudences.
A la suite de cette étape initiale, vous utilisez votre solution de contract management, reprenez un modèle en adaptant les clauses ou rédigez un contrat de toutes pièces,en les adaptant en fonction des besoins spécifiques que vos interlocuteurs vous ont exprimés.
Vous négociez le projet de contrats, vos interlocuteurs internes et externes y apportent des commentaires ou des suggestions de révisions.
Toutes les parties au contrat s’étant entendues sur le projet de contrat, vous le mettez en signature via votre solution de contrats.
Le contrat signé par l’ensemble des parties, vous procédez à son archivage, puis vous passez à un autre contrat.
Trop souvent le juriste se désintéresse du suivi du contrat post-signature!
Résultat et triste constat, vos interlocuteurs en interne ne voient pas le travail de fond que vous avez réalisé, voire dans le pire des scénarios viennent vous consulter en urgence alors que le délai de résiliation ou de non-renouvellement du contrat a déjà expiré.
Pour redonner à votre travail toutes ses lettres de noblesse et utiliser pleinement votre solution de gestion de contrats, devenez un véritable acteur clé du contrat.
L’identification des éléments à extraire du contrat
Afin d’exploiter pleinement les contrats, dès la rédaction du contrat, anticipez les éléments qui pourront vous servir ensuite.
Prenez un instant et remémorez-vous les éléments qui vous sont régulièrement demandés par vos interlocuteurs internes et que vous devez aller rechercher dans les contrats en utilisant traditionnellement le contrôle F de word.
Pensez à identifier les données contractuelles stratégiques à faire extraire automatiquement du contrat par la machine!
Dans la même veine, identifiez les points qui ont été sensibles ou sujets à discussion lors de la négociation des contrats.
Listez ces différents éléments de la manière la plus précise possible.
En cas d’oubli d’un élément, vous pourrez toujours ajouter un élément au sein de la fiche de données manuellement après la signature du contrat.
Ce travail de fond en amont vous permettra par la suite de gagner du temps et surtout de ne plus rater des échéances ou omettre des éléments importants des contrats.
L’élaboration de la fiche contrat
Afin d’élaborer votre fiche contrat, vous automatisez votre contrat puis vous construisez votre fiche contrat. Nous vous donnons quelques conseils pratiques vous permettant d’optimiser vos fiches de données.
- Les intitulés des données recueillies
Quelques conseils pour construire votre fiche contrat de manière optimale, soyez suffisamment précis dans le titre de votre donnée recueillie, car si l’intitulé vous semble explicite le jour où vous construisez votre fiche donnée, il peut ne plus l’être le jour où vous la consulterez à nouveau quelques mois plus tard.
Pensez également que d’autres interlocuteurs, juristes ou non, peuvent être amenés à consulter cette fiche contrat.
Pensez également à être suffisamment générique dans le choix du titre de la donnée recueillie afin de favoriser l’interopérabilité entre les informations de même nature.
- Des pictogrammes explicites
Pour chaque donnée identifiée, vous pouvez utiliser des pictogrammes.
Ceux-ci doivent être suffisamment compréhensibles et différents entre les diverses données que vous souhaitez récupérer. Par exemple, pensez à utiliser des pictogrammes différents entre la date de signature du contrat et la date de prise d’effet de celui-ci ou sa date de fin.
Dans un souci de praticité, vous pouvez également vous construire une nomenclature en interne, afin que les pictogrammes et les intitulés des données soient identiques entre les différents contrats de votre contrathèque.
- Un ordre des données recueillies
En fonction de votre logique, vous pouvez choisir soit de classer les éléments de la fiche donnée, en fonction :
- de la chronologie traditionnelle du contrat (signataires du contrat, date de conclusion du contrat, montant du contrat),
- de manière décroissante en fonction des éléments les plus importants ou les plus fréquemment demandés (Date et délai de résiliation du contrat en premier par exemple),
- Les modalités de recueil des données
Les éléments que vous recueillez pour la fiche contrat sont soient issus :
- de données recueillies automatiquement à partir de variables du contrat lors de la complétude du questionnaire pour générer le contrat : date de signature du contrat, date de fin de contrat,
- de présence ou non d’un bloc lors de la génération du contrat : clause de renouvellement automatique du contrat présente ou non, clause de non-concurrence etc…
- de données libres, il s’agit d’annotations ou d’indications que vous complétez librement en fonction de vos besoins.
Exemple de programmation de la création de fiche contrat :
- L’alimentation de la fiche de données
L’étape préalable de construction franchie, vous répondez à un certain nombre de questions afin de compléter le contrat (noms des signataires du contrat, date de signature, date d’entrée en vigueur, conditions financières, clauses de renouvellement, clauses d’audit, etc…).
Le contrat signé par l’ensemble des parties, la fiche donnée est automatiquement complétée à partir des éléments que vous avez indiqués.
Parmi les différents éléments de la fiche donnée, les échéances sont de manière générale vos principaux enjeux du contrat et peuvent avoir des conséquences importantes pour l’entreprise, notamment en cas d’oubli des échéances des dates de résiliation ou de renouvellement des contrats.
En utilisant votre solution de gestion de contrats, ne ratez plus aucune échéance.
En effet, en ayant intégré les différentes dates d’échéances et de rappels au sein de la fiche donnée, vous pouvez créer des alertes sur la plateforme SCM. Comme vous ne vous connectez pas tous les jours à la plateforme et nous vous en excusons, vous pouvez créer des alertes en synchronisant avec votre messagerie, mais également partager de manière collaborative ces alertes avec d’autres collaborateurs en interne qui sont également intéressés par le contrat.
En cas de clauses d’audit ou de documents qui doivent être demandés annuellement, vous pouvez créer un dossier et y incorporer les différents documents afin que tout soit consigné à un seul et même endroit et éviter ainsi une déperdition de l’information.
Exemple de données recueillies à la suite de la signature du contrat :
L’extraction d’informations issues des données des contrats
Au-delà de la fiche donnée, vous pouvez analyser l’ensemble de la documentation contractuelle de manière globale et ainsi apporter des indicateurs de performances et de réalisation des objectifs.
Ces indicateurs sont généralement peu exploités par les juristes, ils permettent de mettre en lumière le travail réalisé par la Direction juridique auprès de la Direction générale.
Pour ce faire, vous pourrez réaliser une extraction pour l’ensemble des contrats en fonction des filtres de données que vous choisirez (nombre de contrats générés mensuellement ou annuellement, par une entité déterminée, montants financiers etc…).
Maintenant c’est à vous de jouer, élaborez vos fiches contrats et devenez un acteur de premier plan des contrats au sein de votre structure !
Les chefs de projets Séraphin Legal restent à votre disposition pour vous accompagner dans l’élaboration de vos fiches données, pour que vos contrats révèlent tout leur potentiel !
