Politique de confidentialité

Date de la dernière mise à jour : 01/10/2020

Nous détaillons ci-après notre Politique de Confidentialité pour le site https://seraphin.legal, site vitrine de Seraphin.legal.

Nous traitons vos données personnelles lorsque :

• vous nous contactez
• vous souhaitez vous inscrire 
• vous souhaitez obtenir des informations sur Seraphin.legal

Par la présente politique de confidentialité, Seraphin.legal vous informe des traitements de données personnelles effectués via le site. 

Le site dispose également d’une politique des cookies vous informant sur l’utilisation des cookies et autres traceurs par Seraphin.legal.

La version de la Politique de Confidentialité qui s’applique est celle figurant sur le site https://seraphin.legal de Seraphin.legal au moment où vous nous contactez après recueil de votre consentement.

Tout envoi d’un formulaire via le présent site de Seraphin.legal est subordonné à votre acceptation préalable de la Politique de Confidentialité en cochant la case “J’ai lu et j’accepte la Politique de confidentialité”. En cochant cette case, vous reconnaissez avoir lu, compris et accepté pleinement et entièrement cette Politique. 

Seraphin.legal se réserve la possibilité de les adapter ou de les modifier à tout moment et sans préavis. Vous en serez informé ou – pour autant que cela soit techniquement et légalement possible – par une notification par l’intermédiaire de vos coordonnées disponibles pour Seraphin.legal. Il est fortement recommandé de consulter cette page fréquemment, en se référant à la date de la dernière modification indiquée tout en haut. Si les modifications influencent les activités de traitement effectuées sur la base du consentement de l’Utilisateur, Seraphin.legal doit recueillir à nouveau votre consentement.

Les activités de traitement de Seraphin.legal

Seraphin.legal est responsable du traitement des données personnelles effectuées. Dans le cadre de ce site Web, nous procédons à 7 activités de traitements décrites ci-après :

Le formulaire de contact

Seraphin.legal utilise vos noms, prénoms, adresse de courrier électronique et numéro de téléphone afin de vous recontacter dans le cadre de votre demande. Afin d’y répondre le plus précisément possible, vous disposez d’un encart vous permettant de spécifier votre demande (“Pour quelle raison nous contactez-vous?”). Un champ libre est également à votre disposition. Si, pour expliquer votre situation, vous avez besoin de donner à Seraphin.legal des informations personnelles, nous vous demandons de ne nous transmettre que ce qui est strictement nécessaire.

La base légale de ce traitement de données personnelles est le consentement.

La communication des ces données personnelles, exceptée le numéro de téléphone, est obligatoire pour que Seraphin.legal puisse répondre à votre demande.

Ces données sont conservées jusqu’au retrait de votre consentement ou 1 an à compter de notre dernière interaction avec vous.

Seraphin.legal utilise la solution Hubspot – CRM pour gérer le formulaire de contact. Cette solution est soumise au droit états-unien. Afin d’organiser le traitement des demandes de contact, notre équipe marketing (6 personnes) utilise un google sheets, tableur de la suite bureautique GSuite soumise au droit états-unien. l’utilisation de ces outils peut engendrer des transferts de données hors de l’Union Européenne. Ces derniers sont encadrés par des clauses contractuelles types.

Le formulaire d’inscription aux formations Seraphin.legal

Seraphin.legal utilise vos noms, prénoms, adresse de courrier électronique et situation professionnelle afin de vous recontacter dans le cadre de votre demande d’inscription à une formation. Vous disposez également d’un champ libre vous permettant de décrire votre motivation. Si vous avez besoin de donner à Seraphin.legal des informations personnelles, nous vous demandons de ne nous transmettre que ce qui est strictement nécessaire.

La base légale de ce traitement de données personnelles est votre consentement.

La communication des ces données personnelles est obligatoire pour que Seraphin.legal puisse répondre à votre demande d’inscription à une formation.

Ces données sont conservées jusqu’à la fin de votre formation ou jusqu’au retrait de votre consentement.

Seraphin.legal utilise la solution TypeForm de génération de formulaire en ligne espagnole. L’utilisation de cet outil ne génère pas de transfert de données hors Union Européenne. Les réponses au TypeForm sont répertoriées par nos équipe marketing et formation dans HubSpot, solution CRM états-unienne et Google Sheet, tableur en ligne de la suite bureautique GSuite étas-unienne. l’utilisation de ces outils peut donner lieu à des transferts de données hors de l’Union Européenne. Ces derniers sont encadrés par des clauses contractuelles types.

Le formulaire de demande de démo pour le Seraphin Contract Management

Seraphin.legal utilise vos nom, prénom, adresse de courrier électronique, téléphone et situation professionnelle afin de vous recontacter dans le cadre de votre demande de démonstration de notre outil de Contract Management SCM.

La base légale de ce traitement de données personnelles est votre consentement.

La communication des ces données personnelles, à l’exception de votre numéro de téléphone et les informations relatives à votre situation professionnelle, est obligatoire pour que Seraphin.legal puisse répondre à votre demande de démonstration de SCM.

Ces données sont conservées jusqu’au retrait de votre consentement ou 1 an à compter de notre dernière interaction avec vous.

Seraphin.legal utilise la solution Hubspot – CRM pour gérer le formulaire de contact. Cette solution est soumise au droit états-unien. Afin d’organiser le traitement des demandes de démonstration, notre équipe marketing (6 personnes) utilise un Google Sheet, tableur de la suite bureautique GSuite soumise au droit états-unien. l’utilisation de ces outils peut engendrer des transferts de données hors de l’Union Européenne. Ces derniers sont encadrés par des clauses contractuelles types.

Le formulaire de demande de démo pour le Seraphin Assistant

Seraphin.legal utilise vos nom, prénom, adresse de courrier électronique et téléphone afin de vous recontacter dans le cadre de votre demande de démonstration de notre outil de legalbot Seraphin Assistant.

La base légale de ce traitement de données personnelles est votre consentement.

La communication des ces données personnelles, à l’exception de votre numéro de téléphone, est obligatoire pour que Seraphin.legal puisse répondre à votre demande de démonstration de Seraphin Assistant.

Ces données sont conservées jusqu’au retrait de votre consentement ou 1 an à compter de notre dernière interaction avec vous.

Seraphin.legal utilise la solution Hubspot – CRM pour gérer le formulaire de contact. Cette solution est soumise au droit états-unien. Afin d’organiser le traitement des demandes de démonstration, notre équipe marketing (6 personnes) utilise un Google Sheet, tableur de la suite bureautique GSuite soumise au droit états-unien. l’utilisation de ces outils peut engendrer des transferts de données hors de l’Union Européenne. Ces derniers sont encadrés par des clauses contractuelles types.

Le formulaire de demande de demande de période d’essai sur le Seraphin Assistant

Seraphin.legal utilise vos nom, prénom, adresse de courrier électronique et mot de passe (que vous créez vous-même) afin de vous créer un espace d’essaie gratuit sur notre outil legalbot Seraphin Assistant. Seraphin.legal est également tenu au courant de la créations de legalbots sur votre espace utilisateur d’essai. Seul le nombre de legalbots créés pendant votre période d’essai nous est communiquée. Nous n’avons pas accès au contenue de votre compte Seraphin Assistant.

La base légale du traitement des vos données personnelles pour créer votre espace utilisateur d’essai est votre consentement. La base légale permettant à Seraphin.legal le nombre d’assistants que vous avez créé pendant votre période d’essaie est l’intérêt légitime. En effet, Seraphin.legal pourra ainsi mieux gérer votre période d’essai ou vous proposer son aide en cas de difficultés.

La communication des ces données personnelles est obligatoire pour que Seraphin.legal puisse créer votre espace d’essai sur le Seraphin Assistant et gérer ce dernier.

Ces données sont conservées jusqu’au retrait de votre consentement ou 1 mois à compter de la fin de votre période d’essai. Ainsi, si vous vous décidez à vous abonner à Seraphin Assistant dans ce délai d’un mois, vous ne perdrez pas les assistants créés pendant votre période d’

Seraphin.legal utilise un Google Sheet, tableur de la suite bureautique GSuite soumise au droit états-unien pour gérer les périodes d’essais des utilisateurs de Seraphin Assistant. L’utilisation de cet outils peut engendrer des transferts de données hors de l’Union Européenne. Ces derniers sont encadrés par des clauses contractuelles types.

Le formulaire de demande de démo pour le Seraphin Studio

Seraphin.legal utilise vos nom, prénom, adresse de courrier électronique, téléphone et situation professionnelle afin de vous recontacter dans le cadre de votre demande de démonstration de notre offre de création d’outils sur-mesures Seraphin Studio.

La base légale de ce traitement de données personnelles est votre consentement.

La communication des ces données personnelles, à l’exception de votre numéro de téléphone et de votre situation professionnelle, est obligatoire pour que Seraphin.legal puisse répondre à votre demande de démonstration de Seraphin Studio.

Ces données sont conservées jusqu’au retrait de votre consentement ou 1 an à compter de notre dernière interaction avec vous.

Seraphin.legal utilise la solution Hubspot – CRM pour gérer le formulaire de contact. Cette solution est soumise au droit états-unien. Afin d’organiser le traitement des demandes de démonstration, notre équipe marketing (6 personnes) utilise un Google Sheet, tableur de la suite bureautique GSuite soumise au droit états-unien. l’utilisation de ces outils peut engendrer des transferts de données hors de l’Union Européenne. Ces derniers sont encadrés par des clauses contractuelles types. 

Le formulaire de réponse aux offres d’emplois de Seraphin.legal

Seraphin.legal utilise vos nom, prénom, adresse de courrier électronique, téléphone et situation professionnelle (CV et lettre de motivation) afin de vous recontacter dans le cadre de votre réponse à nos offres de recrutement. Un champ libre est également à votre disposition. Si, pour expliquer votre situation, vous avez besoin de donner à Seraphin.legal des informations personnelles, nous vous demandons de ne nous transmettre que ce qui est strictement nécessaire.

La base légale de ce traitement de données personnelles est votre consentement.

La communication des ces données personnelles, à l’exception de votre numéro de téléphone et de votre situation professionnelle, est obligatoire pour que Seraphin.legal puisse répondre à votre demande de démonstration de Seraphin Studio.

Ces données sont conservées jusqu’au retrait de votre consentement ou 1 an à compter de notre dernière interaction avec vous.

Seraphin.legal utilise la solution Hubspot – CRM pour gérer le formulaire de recrutement. Cette solution est soumise au droit états-unien. Afin d’organiser le traitement des demandes de démonstration, notre équipe marketing (6 personnes) utilise un Google Sheet, tableur de la suite bureautique GSuite soumise au droit états-unien. l’utilisation de ces outils peut engendrer des transferts de données hors de l’Union Européenne. Ces derniers sont encadrés par des clauses contractuelles types. 

Le bandeau d’abonnement à la newsletter

Seraphin.legal utilise votre adresse de courriel électronique pour vous envoyer sa newsletter. 

La base légale de ce traitement de données personnelles est votre consentement.

La communication de votre adresse de courriel électronique est obligatoire pour que Seraphin.legal puisse vous envoyer sa newsletter.

Ces données sont conservées jusqu’au retrait de votre consentement ou 3 ans à compter de notre dernière interaction avec vous (droit à l’oubli).

Seraphin.legal utilise la solution française de newsletter Mailjet qui n’entraîne pas de transfert de données hors de l’Union Européenne. L’équipe marketing utilise un Google Sheet, tableur de la solution de bureautique états-unienne Gsuite afin de recenser les abonnés à la Newsletter. L’utilisation de cet outil peut engendrer des transferts de données hors de l’Union Européenne. Ces derniers sont encadrés par des Clauses Contractuelles Types.

L’inscription aux formations gratuites

Seraphin.legal utilise vos noms, prénoms, adresse de courrier électronique et situation professionnelle afin de vous recontacter dans le cadre de votre demande d’inscription à une formation gratuite. Vous disposez également d’un champ libre vous permettant de décrire votre motivation. Si vous avez besoin de donner à Seraphin.legal des informations personnelles, nous vous demandons de ne nous transmettre que ce qui est strictement nécessaire. Par le même formulaire, Seraphin.legal vous propose de vous inscrire à sa newsletter.

La base légale de ce traitement de données personnelles est votre consentement.

La communication des ces données personnelles est obligatoire pour que Seraphin.legal puisse répondre à votre demande d’inscription à une formation gratuite. Vous n’êtes cependant pas obligé d’accepter de vous inscrire à la newsletter pour vous inscrire aux formations gratuites.

Ces données sont conservées jusqu’à la fin de votre formation ou jusqu’au retrait de votre consentement pour les formations gratuites. Concernant la newsletter, vos données sont conservées jusqu’au retrait de votre consentement ou 3 an à compter de notre dernière interaction avec vous (droit à l’oubli).

Seraphin.legal utilise la solution TypeForm de génération de formulaire en ligne espagnole. L’utilisation de cet outil ne génère pas de transfert de données hors Union Européenne. Les réponses au TypeForm sont répertoriées par nos équipe marketing et formation dans HubSpot, solution CRM états-unienne et Google Sheet, tableur en ligne de la suite bureautique GSuite étas-unienne. l’utilisation de ces outils peut donner lieu à des transferts de données hors de l’Union Européenne. Ces derniers sont encadrés par des clauses contractuelles types.

L’utilisation d’informations personnelles à des fins promotionnelles

Lorsque vous avez participé à une formation organisé par Seraphin.legal ou êtes le détenteur d’un outil Seraphin.legal (SCM, Seraphin Assistant, Seraphin Studio), nous vous proposons de donnez votre avis. Dans le même temps, nous récoltons votre accord pour que cet avis soit réutilisé à des fins promotionnelle. Il peut être notamment présenté sur notre site https://seraphin.legal. Vos nom, prénom photographie et situation professionnelle peuvent ainsi être réutilisés pour intégrer nos témoignages d’expérience.

La base légale de ce traitement de données personnelles est votre consentement.

La communication des ces données personnelles est nécessaire pour que Seraphin.legal puisse publier vos témoignages.

Ces données sont conservées jusqu’au retrait de votre consentement ou 3 an à compter de notre dernière interaction avec vous (droit à l’oubli).

Si vous souhaitez voir retirer vos informations personnelles du site nous vous invitons à entrer en contact avec notre équipe DPO à l’adresse dpo@seraphin.legal.

Sécurité des données

Seraphin.legal met en œuvre les mesures administratives, physiques, techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données.

Avenir des données en cas de fusion/acquisition ou de fusion/absorption de Seraphin.legal

En cas de fusion/acquisition ou de fusion/absorption, Seraphin.legal  vous informera préalablement à l’opération et à la transmission de vos données personnelles à la nouvelle entité.

Cela veut dire que Seraphin.legal informe simplement mais ne vous redemandera pas une nouvelle fois votre consentement. 

Vos droits

Vous disposez de droits sur les données personnelles qui vous concernent et traitées par Seraphin.legal.

Ainsi, vous avez le droit  :

• de retirer votre consentement à tout moment si vous avez déjà donné votre consentement à un traitement de vos données personnelles.
• de vous opposer au traitement de vos données si le traitement est effectué sur une base juridique autre que le consentement. Or cas de prospection commerciale, vous devrez toutefois préciser les raisons de votre demande “tenant à votre situation particulière”
• d’accéder à vos données. Vous avez le droit de savoir quelles données sont traitées et et d’en obtenir une copie. 
• d’obtenir la rectification de données vous concernant erronées ou incomplètes. Vous avez le droit d’obtenir l’exactitude de vous Données et de demander qu’elles soient mises à jour ou corrigées.
• de limiter le traitement de vos données. Dans ce cas, Seraphin.legal traitera ces données uniquement pour les stocker. Vous avez le droit d’obtenir la limitation de vos données détenues par Seraphin.legal si :
  • vous contestez l’exactitude des information (exercice du droit de rectification) concomitamment à votre demande de limitation 
  • le traitement est illicite et vous vous opposez à leur effacement et exigez à la place la limitation de l’utilisation des données
  • vous vous êtes opposé au traitement (exercice du droit d’opposition) et vous exercez votre droit à la limitation pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par le responsable du traitement prévalent sur ceux de la personne concernée
  • ou Seraphin.legal n’a plus besoin des données à caractère personnel aux fins du traitement mais celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice
• de faire effacer vos données personnelles. Vous avez le droit d’obtenir l’effacement de vos données détenues par Seraphin.legal si :
  • ces données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou sont traitées d’une autre manière
  • vous avez retiré votre consentement sur lequel se fondait le traitement et il n’existe pas d’autres fondements juridiques à ce traitement
  • vous vous opposez ou êtes opposé au traitement de ces données et il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement
  • les données ont fait l’objet d’un traitement illicite
  • les données doivent être effacées pour respecter une obligation légale prévue par le droit de l’UE ou de l’État-membre auquel Seraphin.legal est soumis
  • ou les données concernent un enfant de moins de 16 ans 
• à la portabilité de vos données. Vous avez le droit de récupérer vos données dans un format compréhensible par machine pour ensuite les stocker vous-même ou les transférer à un tiers. Cette disposition s’applique, sous réserve que les données soient traitées par des moyens automatisés et que le traitement repose sur votre consentement, sur un contrat auquel vous êtes partie ou sur des obligations précontractuelles.
• de déposer plainte auprès de l’Autorité de contrôle compétente en matière de données personnelles.

Nous contacter

Si vous souhaitez exercer l’un de ces droits, vous pouvez contacter gratuitement la déléguée à la protection des données (DPO) de Seraphin.legal. Il s’agit de votre interlocuteur pour toute demande d’exercice de vos droits sur le traitement de vos données personnelles. Vous pouvez ainsi nous contacter : 

• par voie électronique : dpo@seraphin.legal
• par voie postale : Seraphin.legal, 50 rue Jean-Pierre Timbaud, 75 011 Paris

Si vous estimez, après avoir contacté Seraphin.legal, que vos droits sur vos données ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation (plainte) à la CNIL (https://www.cnil.fr/)