Processus de validation des contrats, comment l’automatiser ?
Vous avez rédigé votre contrat cousu de fil d’or, et avouez-le, vous n’êtes pas peu fier de votre travail.
Avec la satisfaction du travail accompli, c’est à cet instant que le bât blesse, vous devez maintenant le faire relire ou compléter par les différents services : achats, conformité, opérationnel, marketing… Phase ultime, mais non moins cruciale, vous devez l’envoyer en validation puis en signature à la Direction générale.
Votre processus de validation des contrats ressemble plutôt aux 12 travaux d’Hercule alors que vous rêvez qu’il soit un fil d’Ariane ?
Des solutions vous sont désormais accessibles pour suivre les différentes étapes de relecture, négociation, validation et le Graal ultime, la signature du contrat !
Penchez-vous sur vos processus actuels pour mieux comprendre, les grains de sable qui viennent s’insinuer dans ce rouage qui était théoriquement bien huilé.
État des lieux actuel :
Dans votre liste des tâches à accomplir et que vous comptez bien rayer à la fin de la journée, vous avez « rédiger le contrat de prestations ». Pour ce faire, vous effectuez des recherches juridiques, analysez, pensez chaque clause en fonction des cas de figures. Vous passez ensuite à la phase de rédaction, peaufinez les moindres détails et effectuez même plusieurs relectures.
La rédaction du fameux contrat rayé de la fameuse to do-list à rallonge des juristes, vous l’envoyez par mail en Word. Vous mettez en destinataire vos interlocuteurs principaux, les personnes à informer en copie, en fixant une date limite pour apporter remarques ou suggestions et en demandant à procéder par le mode révision pour un meilleur suivi.
Vous attendez patiemment en espérant un rapide de tous.
Rien ne se passe comme escompté, les retours arrivent en pagaille, se croisant parfois, se contredisent, sont effectués directement dans le corps du mail, sans utiliser le mode révision.
Dans le pire des cas, vous ravalez votre fierté, car vous n’avez aucun retour …
Pourtant, vous l’aviez votre belle procédure de validation de contrats, analysons-la :
- 1re possibilité : vous avez une magnifique procédure qui a été rédigée par le contrôle interne, vous avez travaillé avec eux sur celle-ci, elle est claire, limpide, idéale, présente sur l’intranet, mais à votre grand désespoir, personne n’y repense et vous rêvez secrètement de l’afficher près de la machine à café.
Nous vous arrêtons tout de suite, c’est une très mauvaise idée, vous êtes le seul, avec le contrôle interne, que cette procédure fait rêver…
En agissant ainsi, outre le fait qu’elle dénotera totalement dans la décoration de l’espace détente, elle sera d’autant plus stigmatisée, bref le contraire de l’effet recherché.
- 2ème possibilité : vous aviez une procédure orale, puis des collaborateurs sont partis, d’autres les ont remplacés, les urgences, le manque de temps, ont mis à mal cette procédure et en bon juriste que vous êtes, vous savez que les paroles s’envolent et que seuls les écrits restent. Bref, plus personne ne la connaît, à part vous.
Ce constat dressé, rien ne sert de s’appesantir sur son sort et de fustiger vos interlocuteurs.
Soyez innovants et orientés solutions et donnez envie à toutes les Directions de signer votre contrat.
Nous vous présentons 3 solutions simples, accessibles et ajustables en fonction de votre organisation qui vous permettront de gagner du temps :
- La procédure d’approbation Google
Google n’est peut-être pas votre meilleur ami pour des recherches juridiques de qualité, mais il peut le devenir en matière d’approbation de contrat.
Votre contrat rédigé sur Google doc, revenez sur Google drive et effectuez un simple clic droit : vous verrez dans le menu s’afficher « approbations ».
Votre rêve se réalise, vous pouvez demander l’approbation de celui-ci à des interlocuteurs internes ou externes, leur fixer une date limite d’approbation et même leur rédiger un message pour terminer de les convaincre.
Ils reçoivent alors une notification, ils peuvent ainsi modifier le document. Vous centralisez ainsi les différentes modifications du document, identifiez quels sont les interlocuteurs à l’origine de celles-ci.
Si vous le souhaitez, vous pouvez verrouiller le document afin que vos interlocuteurs ne puissent pas le modifier, mais simplement l’approuver ou le refuser.
Ils l’approuvent et vous pouvez enfin l’envoyer le cœur léger à la Direction générale de dans les délais.
Parce que Google n’est jamais aussi bien placé que lui, pour parler de ses fonctionnalités d’approbation, suivez le lien : Faire approuver des fichiers dans Google Drive – Ordinateur – Aide Google Drive
Si vous ne l’utilisez pas au sein de votre organisation, ne désespérez pas, d’autres solutions s’offrent à vous.
- Le workflow de validation et de signature Yousign
Yousign, connu pour sa solution de signature électronique, offre également d’autres fonctionnalités dont le workflow de signature.
Votre procédure de validation des contrats est ainsi dépoussiérée. Vous ne rêvez pas, elle va vous servir, pour construire le workflow de validation et de signature.
Vous désignez des interlocuteurs qui vont valider le contrat :
- Le validateur : il peut valider le contrat avant la signature, mais aussi refuser certaines clauses du contrat en vous expliquant le motif de son refus.
- Le signataire : il signera simplement le contrat
Yousign dispose d’un workflow de validation et de signature par défaut qui notifie l’ensemble des parties prenantes à la validation et à la signature au même moment.
Vous pouvez le modifier, moyennant quelques adaptations techniques, pour répondre aux besoins de votre organisation. Il serait dommage d’avoir rédigé une procédure de validation des contrats pour qu’elle ne vous serve pas ensuite.
Vous pourrez ainsi définir un ordre d’intervention de chacun, la validation de l’un entraînant, entraînant une notification au validateur suivant, permettant ainsi son intervention dans le workflow.
Retrouvez plus en détails, le workflow de validation et de signature : Workflow de validation – Centre d’aide (yousign.com)
- Le workflow de validation Seraphin
Si vous êtes dans ce cas, vous êtes à la pointe de l’innovation, vous avez construit un superbe algorithme juridique, complété une fiche donnée. Ne vous arrêtez donc pas en si bon chemin, poursuivez votre expérience novatrice.
Vous avez terminé d’automatiser votre contrat, l’avez testé, il fonctionne à la perfection. Parfait, passons maintenant à sa validation.
Lorsque vous êtes dans le module « administration » de la plateforme Seraphin : cliquez à droite de votre contrat sur le bouton « éditer », puis cliquez sur workflow.
Un workflow par défaut est paramétré. Vous pouvez néanmoins le personnaliser en intégrant des phases classiques de négociation, validation et de signature en fonction de vos besoins, de vos contrats et de vos interlocuteurs. En cas d’annexes, vous pouvez les ajouter à votre contrat, afin d’éviter l’oubli classique de celles-ci lors de la signature.
Sans surcoût, vous pouvez également, inviter des personnes externes lors des différentes phases de négociation.
Au cours des négociations, vos interlocuteurs pourront être à titre obligatoire ou facultatif. Dans ce dernier cas, leur absence de relecture ne sera pas un obstacle à l’étape suivante.
Vous pourrez leur permettre de :
- Compléter le formulaire pour rédiger le contrat,
- Compléter le formulaire et effectuer de révisions,
- Ajouter des commentaires et modifier le document avec des révisions apparentes, que vous pourrez approuver… ou non,
- Ajouter des commentaires uniquement,
Pour faciliter la négociation et la validation, la solution offre une messagerie instantanée interne à votre organisation et externe pour vos échanges avec votre cocontractant.
Après cette validation aussi simple que de suivre le fil d’Ariane, vous pourrez faire signer votre contrat avec votre solution de signature électronique connectée à la solution Seraphin.
Le contrat sera ainsi automatiquement identifié comme signé dans vos dossiers. Vous pourrez créer des rappels pour penser à temps à la résiliation ou à la renégociation du contrat. Pour une sécurité juridique optimale et notamment si vous êtes absents à cette date, vous pourrez même partager ces alertes avec les différentes parties prenantes au contrat et même synchroniser avec l’agenda de votre boîte mail professionnelle.
Étape ultime, vos interlocuteurs qui sont le plus souvent en externe recevront une notification les invitant à se connecter à la plateforme et à signer électroniquement le contrat.
Ils recevront également par mail une copie du contrat signé.
Ces 3 solutions présentées, vous avez désormais un panorama des possibilités vous permettant de sécuriser la validation des contrats, avec un degré optimal de personnalisation pour la solution présentée par Seraphin.
Terminé la course poursuite, voire les parties de cache-cache avec vos interlocuteurs chargés de valider le contrat. Vous gagnerez un temps précieux avec ces différentes solutions et faciliterez par ailleurs le travail de vos opérationnels.
Prêt à passer à l’action, vous, le juriste innovant qui souhaite rendre la relecture et la validation des contrats simple comme un coup de fil ?
Si vous souhaitez en savoir davantage sur ces fonctionnalités de validation et de signature, nos équipes se tiennent à votre disposition pour vous accompagner dans la réalisation et la personnalisation de votre workflow de signature Seraphin.
