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Signature en ligne : définition, avantages et solutions

Signature électronique sur docusign

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Signature électronique : Définition 

 

La signature électronique est une technologie permettant de signer un document en ligne en quelques minutes tout en fournissant une valeur probante. Contrairement à la signature numérique ou encore à la signature scannée, la signature électronique permet de rapporter la preuve du consentement du signataire.

 

Les mécanismes permettant de rapporter la preuve du consentement :

L’intégrité du document est garantie : le document ne peut faire l’objet d’aucune modification, altération entre sa signature et sa consultation.

L’identité du signature est garantie par l’authentification : l’identité des signataires est vérifiée via différentes options d’identification (adresse email, code d’accès, appel téléphonique, sms, vérification de pièce d’identité etc..)

 

Les caractéristiques de la signature électronique

Authentique : l’identité du signataire est vérifiée par un procédé d’authentification
Infalsifiable : l’authentification ne permet pas d’usurpation d’identité
Non réutilisable : contrairement à la signature numérique ou scannée, la signature électronique d’un document lui est propre et ne peut pas être réutilisée sur un autre document
Inaltérable : son intégrité est garantie par un procédé technique empêchant les modifications sur document signé
Irrévocable : une fois signé, sa fiabilité est présumée jusqu’à preuve du contrat comme pour la signature manuscrite

 

Quel est le bon terme à utiliser entre solution numérique, scannée, digitale et signature électronique ?

Les trois termes sont très souvent employés comme synonymes. Pourtant la signature numérique ou la signature scannée n’ont pas a même force probante que la signature électronique. Si vous évoquez la signature vous permettant de garantir l’intégrité d’un document, d’authentifier son auteur et de rapporter la preuve de son consentement, le terme à privilégier est celui utilisé dans la réglementation européenne et le code civil à savoir “signature électronique”.

 

Quels sont les 3 types de signatures électroniques ?
On distingue 3 types de signature électronique : la signature simple, avancée et qualifiée. Les trois disposent d’une valeur probatoire. La signature avancée se différencie par des critères de vérification d’identité. La signature qualifiée implique l’émission d’un certificat numérique qualifié émis par un tiers de confiance qualifié (QTSP).
Comment créer une signature électronique ?
La création d’une signature électronique implique la souscription à une licence de solution de signature électronique ou l’utilisation de ce type de solutions par votre cocontractants. Ces solutions sont aussi directement intégrées avec les solutions de gestion de contrats comme Seraphin.legal. En savoir plus.
Comment signer un document word avec une signature électronique ?
Il vous suffit d’importer votre document Word sur votre solution de signature en ligne ou votre solution de gestion de contrats et de remplir les informations qui vous sont demandées au sujet des signataires (nom, prénom, coordonnées etc..)
Comment archiver un document signer électroniquement ?
Votre document signé électroniquement est automatiquement archivé sur votre espace personnel. Certaines solutions de signature comme Yousign conservent un dossier de preuve pendant 10 ans pour leurs clients après résiliation de leurs licences. Sur Seraphin.legal, une fois signé, votre contrat est automatiquement archivé dans votre dossier, sans aucune action supplémentaire de votre part, et lié à une fiche récapitulative avec les informations les plus importantes de votre contrat.

 

Les avantages de la signature en ligne

 

Centraliser tous les flux

 

Tous vos flux contractuels rassemblés dans un seul et même endroit, c’est possible !

Vous n’avez plus besoin d’utiliser une multitude d’outils pour chacune des étapes de la contractualisation. Plus besoin non plus d’importer, exporter votre contrat manuellement dans une solution de signature électronique.

La centralisation des flux vous permet un meilleur suivi des actions autour de vos contrat et de vos données contractuelles. Des ressources bienvenues pour vérifier la conformité de vos engagements ou auditer votre parc contractuel.

 

Faites signer vos contrats par les bonnes personnes, n’importe où, rapidement

 

 

Archiver automatiquement vos contrats

 

71% des entreprises ne parviennent pas à localiser au moins 10% de leurs contrats (source : Journal du Contract Management).

Cette absence de centralisation peut affecter le suivi des engagements contractuels et constitue une prise de risque à la fois juridique et financière.

Sur un logiciel de gestion de contrats comme Seraphin.legal, vos contrats sont signés et archivés dans un seul et même endroit, sans action supplémentaire.

 

Signer un contrat

 

Réduire son cycle de conversion

Un contrat à signer au plus vite à l’autre bout de la France ou de l’Europe peut prendre plusieurs jours à arriver.
Cette pratique est aussi sujette aux aléas tels que les grèves, la perte ou l’endommagement de courriers. Cela retarde donc la conclusion de l’accord, le projet et donc l’encaissement potentiel du chiffre d’affaires.

Sur Seraphin.legal, une fois le projet de contrat validé cela déclenche automatiquement l’envoi en signature auprès des interlocuteurs habilités à signer (qu’il s’agisse d’un dirigeant ou un d’un délégataire de pouvoir).

 

Automatiser vos workflows

 

Et si la signature d’un contrat pouvait déclencher automatiquement la création d’une facture, la préparation d’une commande ou encore le référencement d’un produit ?

Sur Seraphin.legal, vous pouvez synchroniser votre processus contractuel à vos applications métiers et déclencher des actions spécifiques à chaque événement sur votre contrat.

Vos contrats, enfin connectés à vos outils business

 

Solutions de signature en ligne : comment choisir ?

 

Il est parfois compliqué de s’y retrouver parmi les nombreuses solutions de signature électronique sur le marché.
Quelles sont leurs différences ? Sont-elles toutes certifiées ? Sont-elles toutes reconnues en France ? Correspondent-elles réellement à vos besoins ? Nombreux sont nos clients à demander conseil à notre équipe à ce sujet.

 

Voici les critères à vérifier au moment de choisir votre solution de signature électronique. La solution de signature électronique doit être capable de :

✅ Vérifier l’identité des signataires via différentes options d’identification (adresse email, code d’accès, appel téléphonique, sms, vérification de pièce d’identité etc..)
✅ Recueillir le consentement du signataire sur l’accord
✅ Lier chaque signature à son signataire et au contrat signé
✅ Utiliser la technologie Public Key Infrastructure (PKI) pour protéger les documents

 

Quelques exemples de solutions de signature électronique :

 

Signature en ligne : solutions

Comparatif détaillé des solutions de signature électronique

 

Bon à savoir : Seraphin.legal s’interface avec toutes les solutions de signature électronique, nos clients sont libres du choix de la solution qui leur convient le plus. Nos clients peuvent choisir la solution qui correspond le plus à leurs besoins et leur budget, sans aucune contrainte.

Choisissez d’allier performance contractuelle et sécurité juridique

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