Leroy Merlin

Leroy merlin, parmi les enseignes préférées des français

Leroy Merlin est une enseigne de grande distribution française spécialisée dans l’amélioration de l’habitat (construction, aménagement, décoration, bricolage et jardinage).

L’enseigne figure dans le top 5 des marques préférées des Français et simplifie le quotidien de millions de personnes à travers le monde.

En effet, Leroy Merlin est implanté en Europe, en Asie, en Afrique du Sud ou encore en Amérique du Sud au Brésil.

Le challenge : Fluidifier les négociations Distributeurs-Fournisseurs

Leroy Merlin distribue les produits de plus de 2000 fournisseurs dans ses magasins.
Plusieurs contrats et documents juridiques cadrent ces relations et sont négociés chaque année par ses 60 chefs de produit répartis sur 13 rayons.

Il s’agit durant ces négociations annuelles de fixer les conditions de la relation contractuelle : gammes de produits fournis, tarifs, conditions de livraisons, etc.

L’objectif final ? La conclusion de deux contrats

📄 La signature d’un contrat fixant conditions de référencement
📄 La signature d’une convention unique
📥 La fourniture de documents indispensables par le fournisseur (attestation d’assurance, tarifs, etc.)

La campagne annuelle de négociations contractuelles menée par Leroy Merlin débute en septembre et doit s’achever obligatoirement avant la fin du mois de février.
Pendant ces 6 mois, les équipes de Leroy Merlin sont soumises à une forte pression afin de respecter cette limite de temps.

Les équipes juridiques de Leroy Merlin ont donc consulté les équipes de Seraphin.legal pour imaginer un outil en ligne permettant de :

✅ Réduire les délais de certaines tâches chronophages
✅ Améliorer la relation chef de produit / fournisseur durant la phase de négociation
✅ Optimiser les échanges entre Leroy Merlin et ses fournisseurs

La solution : Une plateforme de gestion des négociations pour Leroy Merlin et ses fournisseurs

L’Equipe de Seraphin.legal a co-designé avec la direction juridique de Leroy Merlin une plateforme sur-mesure de dématérialisation de la campagne de négociations avec ses fournisseurs.

Etape 1 : Echanges avec les membres de l’équipe

Nous avons commencé par interroger l’ensemble des parties prenantes de la négociation : Chefs de produit, fournisseurs, juristes, mais aussi experts de la qualité, de la logistique, du SAV ou encore des finances.

Etape 2 : Listing des besoins

Pour réduire les délais de certaines tâches chronophages, nous avons listé celles qui pouvaient être digitalisées :

• l’envoi des contrats par courrier a été remplacé par leur mise à disposition au format digital sur un espace sécurisé et accessible en ligne par les fournisseurs et l’équipe de Leroy Merlin
• la signature manuscrite a été remplacé par la signature électronique

Etape 3 : Développement de la solution

Pour améliorer la relation chef de produit / fournisseur et optimiser leurs échanges durant la phase de négociation, nous avons conçu une plateforme de négociation contractuelle en ligne.

Voici les principales caractéristiques de la solution 

Tableau de bord d’un dossier

Négociation d’un contrat 100% en ligne

Les résultats : 100% de négociations remplies avant la fin de la campagne

La plateforme IzyContract a été mise en ligne en septembre 2019 pour les besoins de la campagne de négociations 2020.

Voici le calendrier du projet : 

📍 Janvier 2019 : première prise de contact avec Leroy Melin
📍 Avril 2019 : première séance de co-design avec les opérationnels de LMF
📍 Septembre 2019 : mise en ligne de la plateforme et début de la campagne de négociations

A l’heure où l’on écrit ces lignes, la première campagne de négociations a été achevée avec d’excellents résultats.
Chaque fournisseur dispose dans un espace sécurisé des contrats signés électroniquement ainsi que de l’ensemble des échanges liées aux négociations, directement exportables au format pdf.

Résultat ? 100% des négociations ont été remplies avant la fin du mois de février conformément aux objectifs fixés. 

Le retour des utilisateurs est globalement très positif car la plateforme a permis de réaliser un véritable gain de temps et d’efficacité dans la gestion des négociations.

Entretien avec
Arnaud Descamps – Leader Achat 

Pourquoi avoir choisi Seraphin.legal et sa technologie, Seraphin Contract Management ?

Nous cherchions un outil de contract management qui nous permette une sécurisation de la contractualisation avec les clients et fournisseurs. Il s’agit pour Leroy Merlin d’un outil stratégique permettant une facilitation des démarches dans les négociations. Notre groupe a une contrainte spécifique et annuelle de faire signer environ 2000 contrats avec l’objectif impératif de productivité.

Comment a été accueilli l’outil par les équipes ?

L’outil a été pris en main par les utilisateurs depuis septembre 2019. Nous avons fait des séances de présentation utilisateurs. La plateforme répond aux besoins des utilisateurs avec ergonomie.
Une belle sensation de prise en main sur le démarrage et très bon accueil de la part des utilisateurs dans l’appropriation de l’outil.

Quel est l’apport d’IzyContract pour Leroy Merlin ?

En terme de productivité, nous avons obtenu un gain de temps significatif, grâce à l’automatisation de tâches à faible valeur ajoutée.
IzyContract permet de mesurer l’état d’avancement de chaque contrat. On peut voir si le contrat est au stade projet, bloqué par un désaccord, en finalisation ou signé. On a un statut en temps réel sur ce qui se passe. En résumé, on peut piloter l’avancement global de la campagne de négociation. Nous allons faire évoluer la plateforme avec de nouvelles fonctionnalités.

Que pensez-vous des interactions avec l’équipe de Seraphin ?

Nous sommes extrêmement satisfaits de la relation avec l’équipe Seraphin.legal.
Notre échéance ferme était en septembre 2019, avec un cadrage projet assez strict. L’équipe Seraphin.legal a fait preuve d’agilité et d’adaptation. Structurellement, c’est la raison pour laquelle, cela a très bien fonctionné. La qualité du relationnel a permis d’avancer dans le projet sans encombre. Sans l’écoute attentive des besoins, ce projet était voué à l’échec.