logiciel de gestion de contrats

Logiciel de gestion contrats : définition et avantages

Sommaire

Le logiciel de gestion de contrats (Contract Management) est un outil qui  permet d’optimiser la gestion du cycle de vie de vos contrats. Longtemps après avoir utilisé les traditionnels outils de traitement de texte inadaptés au cycle contractuel, de nombreuses entreprises ont opté pour les nouvelles  solutions de Contract Management offrant une expérience contractuelle fluide, de la rédaction à la signature de vos documents jusqu’au suivi de vos engagements.

Voici 3 caractéristiques clés à retenir sur ces logiciels.

 

♻️ Le logiciel de gestion de contrats : un outil enfin adapté au Contract Lifecycle Management


Selon l’IACCM, 83% des équipes concernées par le Contract Management se disent insatisfaites de leur processus contractuel.


Faute d’outils adaptés pour gérer leur cycle contractuel, les entreprises se sont longtemps appropriées des outils comme Microsoft Word, un outil de traitement de texte – bien que Word n’a pas été spécifiquement conçu et pensé autour du Contract Lifecycle Management.

Aujourd’hui, un logiciel de gestion de contrats automatise une grande partie du processus contractuel (jusqu’à 90% pour certains) et vous permet de vous concentrer sur la partie non automatisable nécessitant votre expertise juridique.

Un logiciel de gestion de contrat efficace doit présenter des fonctionnalités spécifiques, tirées de bonnes pratiques du Contract Lifecycle Management. Ces recommandations peuvent notamment vous aider pour choisir votre logiciel de contract management.

 

Voici par exemple les fonctionnalités recommandées par l’IACCM 👇

✅ Bibliothèque de contrats centralisée et un processus structuré pour créer vos contrats ou réutiliser vos modèles existants

✅ Workflow de vérification et validation des contrats paramétrables 

✅ Fonctionnalités de gestion des obligations

✅ Indicateurs de performance pour évaluer et piloter la performance du processus contractuel 

 

 

👥 Le logiciel de gestion de contrats : un outil adapté pour toutes les équipes

 

Les nouvelles solutions de gestion de contrats s’adaptent aux pratiques de tous les acteurs impliqués dans le cycle de vie du contrat (juristes, opérationnels, externes…). Il y a autant d’usages que d’utilisateurs différents.
Les besoins de ces acteurs sont différents et les concepteurs de logiciels de gestion de contrats répondent à chacun de ces besoins.

 

📍 Un outil adapté aux contract managers

 

Les outils de Contract Management reprennent l’ensemble des bonnes pratiques du management de cycle contractuel en entreprise. Ils s’adaptent donc parfaitement aux pratiques des contract managers. Que vous ayez la main sur tout ou une partie du processus, vous pouvez rédiger, générer, négocier, valider, signer vos contrats voire même utiliser les données récoltées pour effectuer vos reportings. 

 

📍 Un outil adapté aux juristes

De nombreuses directions juridiques conservent la main sur le processus contractuel. Ne s’agissant pas de leur seul champ d’action, il est donc nécessaire de réduire au maximum  la gestion manuelle, de clarifier et de centraliser les échanges. 

Avec les nouvelles solutions de gestion de contrats, les mises à jour à la suite d’évolutions législatives ne seront plus un chantier colossal : vous pouvez retrouver en quelques clics les clauses concernées et procéder aux modifications.

Vous souhaitez octroyer davantage d’autonomie aux équipes opérationnels ? Ces outils leurs permettront de générer leurs contrats en partant d’un formulaire que vous avez pré-déterminé. 

 

📍 Un outil adapté aux avocats

 

Au-delà de l’utilisation strictement contractuelle, certains outils vous permettent de  monétiser vos contrats et de faire de vos documents juridique un avantage concurrentiel. Vos modèles de contrats deviennent de véritables actifs exploitables.

 

Un point de contact commercial avec les grands comptes

Les avocats peuvent mettre à disposition leur modèle dans Seraphin Contract Management à destination des grands comptes utilisateurs de la plateforme (direction juridique, commerciale, financière, ressources humaines).

 

Monétisez vos modèles via une contrathèque

Importez vos modèles de documents et créez une contrathèque dans un espace dédié à vos clients. Monétisez cet accès sous la forme d’une souscription mensuelle pour privilégier le revenu mensuel récurrent et la rétention client.

 

📍 Un outil adapté aux commerciaux


Les commerciaux utilisent les logiciels de gestion de contrats pour accélérer leur cycle de conversion et boucler leur vente en toute autonomie. 

Grâce à la simplicité de certains types de contrat et aux formations dispensées par l’équipe juridique, les outils de gestion de contrats vous permettent de générer automatiquement  et en toute autonomie des contrats de vente, de prestation de service ou encore de partenariats.

Si l’opération est complexe et qu’elle implique l’intervention spécifique de contract manager ou d’un juriste, vous ne serez pas exclu du processus contractuel et pourrez  accéder facilement à toutes les informations et versions du contrat et apporter des suggestions “métier” de manière centralisée sur  un espace dédié.

Selon l’IACCM, le coût moyen de la conclusion d’un contrat de bout en bout est de 5947€. Accélérer un cycle de vente c’est aussi et surtout réduire le coût d’acquisition d’un client et vous permettre de passer plus rapidement aux nouvelles opportunités business.

 

 

📍 Un outil adapté aux DAF

 

Les financiers utilisent les logiciels de gestion de contrat pour effectuer le suivi des engagements de l’entreprise. 

 

Bon à savoir 💡:  L’absence d’outil permettant de centraliser l’intégralité des informations nécessaires pour évaluer la conformité des engagements de l’entreprise constitue une prise de risque considérable pouvant vous coûter 9% du chiffre d’affaire global de l’entreprise.


📍 Un outil adapté aux RH

Les ressources humaines peuvent automatiser la production des contrats de travail et des accords collectifs.
Créez vos propres workflow de contrats de travail, générez automatiquement les documents nécessaires  à l’embauche, faites signez électroniquement et archivez tous vos documents en toute sécurité .

Vous pouvez également participer au suivi social de l’entreprise et travailler en collaboration à l’élaboration d’accords d’entreprise ou de protocoles santé et sécurité avec vos avocats partenaires.

 

 

🚀 Le logiciel de gestion de contrats : un outil qui optimise votre pratique

 

📍 Gagner en productivité et compétitivité

 

Les dépenses des entreprises pour un contrat à faible risque ont augmenté de 38 % au cours des six dernières années, atteignant une moyenne de 6500€ selon l’IACCM. Les entreprises qui utilisent une solution de gestion des contrats arrivent à réduire leurs coûts de création de contrats de 50%.

L’utilisation d’une solution de Contract Management peut vous apporter de véritables gains de productivité et de compétitivité.

 

Découvrez comment Leroy Merlin a boosté ses campagnes de négociations grâce à un logiciel de gestion de contrats.

 

 

📍 Centraliser vos contrats en toute sécurité

 

Selon une étude du Journal de Contract Management, 71% des entreprises ne parviennent pas à localiser au moins 10% de leurs contrats. Cette absence de centralisation peut affecter le suivi de vos engagements et constitue une prise de risque financière ( 9% du chiffre d’affaire global de l’entreprise selon l’IACCM). 

Les logiciels de gestion de contrats vous permettent aujourd’hui de créer votre contrathèque et de stocker vos documents de manière centralisée, de rechercher une information donnée via un moteur de recherche ou encore de déterminer les utilisateurs ayant accès aux documents.

 

Bon à savoir💡 : Parmi les critères de sélection d’une solution de Contract Management, la sécurité de vos contrats est un critère essentiel. Privilégiez les solutions hébergées en France, RGPD Compliant et protégeant votre confidentialité via un encryptage de données.

Certaines solutions, comme Seraphin Contract Management, sont labellisées par Privacy Tech.

📍 Démontrer la maîtrise de votre cycle contractuel

 

Vous pouvez suivre vos objectifs par des KPI grâce aux données que vous pouvez désormais facilement exporter.

 

Voici quelques exemples d’indicateurs 👇

Objectif

KPI 

Réduire les risques financier grâce à une meilleure expérience d’audit Nombre de contrats litigieux/Nombre total de contrats 
Gagnez du temps en travaillant sur un seul et même outil  Délai moyen par contrats : Temps passé sur vos contrats/ Nombre total de contrats 
Mesurez l’engagement de vos interlocuteurs internes  Délai moyen par interlocuteurs : Temps passé par vos interlocuteurs/Nombre total de contrats

 

Si vous faites partie des 83% de contract managers, juristes, ingénieur contrat dont les besoins en Contract Management ne sont pas suffisamment couverts, vous avez désormais les informations clés pour optimiser votre expérience contractuelle en intégrant un logiciel de gestion de contrats.

 

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