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Logiciel de gestion contrats : définition et avantages

logiciel de gestion de contrats

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Le logiciel de gestion de contrats, ou gestion du cycle de vie des contrats (Contract Lifecycle Management) permet d’optimiser la gestion du cycle de vie de vos contrats. Ce cycle s’étend de la création du contrat, sa négociation, sa signature, jusqu’à son exécution.
Ces logiciels se distinguent de la gestion électronique des documents, GED, puisqu’ils sont spécifiquement été pensées et conçues pour la gestion de contrats.
Voici 3 caractéristiques clés à retenir sur les logiciels de gestion de contrats.

 

Le logiciel de gestion de contrats : un logiciel enfin adapté au Contract Lifecycle Management

 

Selon l’IACCM, 83% des équipes concernées par le Contract Management se disent insatisfaites du processus contractuel au sein de leur entreprise.

Faute d’outils adaptés pour la gestion du cycle de vie des contrats, les entreprises se sont longtemps appropriées des outils comme Microsoft Word, un outil de traitement de texte – bien que Word n’a pas été spécifiquement conçu et pensé autour de la gestion de contrats.

Aujourd’hui, un logiciel de Contract Management automatise une grande partie du processus contractuel (jusqu’à 90% pour certains) et vous permet de vous concentrer sur la partie non automatisable nécessitant votre expertise juridique.

Un logiciel de gestion de contrat efficace doit présenter des fonctionnalités spécifiques, tirées de bonnes pratiques du Contract Lifecycle Management. Ces recommandations peuvent notamment vous aider pour choisir votre logiciel de contract management.

 

Voici quelques exemples de fonctionnalités recommandées par l’IACCM 👇

✅ Bibliothèque de contrats centralisée et un processus structuré pour créer vos contrats ou réutiliser vos modèles existants

✅ Workflow de vérification et validation des contrats paramétrables

✅ Fonctionnalités de gestion des obligations

✅ Indicateurs de performance pour évaluer et piloter la performance du processus contractuel

 

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Un logiciel adapté à toutes les équipes qui concractualisent

 

Les nouvelles solutions de gestion de contrats s’adaptent aux pratiques de tous les acteurs impliqués dans le cycle de vie du contrat (juristes, opérationnels, externes…). Il y a d’ailleurs autant d’usages que d’utilisateurs différents. Les besoins de ces acteurs sont différents et les concepteurs de logiciels de gestion de contrats répondent à chacun de ces besoins.

 

Contract Managers

Les logiciels de gestion de contrats reprennent l’ensemble des bonnes pratiques du Contract Lifecycle Management entreprise. Ils s’adaptent donc parfaitement aux pratiques des Contract Managers. Que vous ayez la main sur tout ou une partie du processus, vous pouvez rédiger, générer, négocier, valider, signer vos contrats voire même utiliser les données récoltées pour effectuer vos reportings.

 

Directions Juridiques

De nombreuses Directions Juridiques conservent la main sur le processus contractuel. Ne s’agissant pas de leur seul champ d’action, il est donc nécessaire de réduire au maximum  la gestion manuelle, de clarifier et de centraliser les échanges.

Les logiciels de gestion de contrats vous permettent de :
✅ Gérer vos contrats dans un seul et même endroit pensé et conçu pour vos contrats, de la rédaction jusqu’au suivi des échéances
✅ Sécuriser l’un des processus les plus importants de votre entreprise
✅ Reprendre le contrôle sur vos données contractuelles.
✅ Démontrez votre dimension stratégique

 

Exemples :
Les mises à jour à la suite d’évolutions législatives ne seront plus un chantier colossal : vous pouvez retrouver en quelques clics les clauses concernées et procéder à leur modification.
Vous souhaitez octroyer davantage d’autonomie aux équipes opérationnels ? Ces outils leurs permettront de générer leurs contrats en partant d’un formulaire que vous avez prédéterminé.

 

Cabinets d’avocats

Au-delà de l’utilisation strictement contractuelle, les logiciels de gestion de contrats peuvent vous permettre de proposer une offre de service innovante à destination de vos clients et de faire de vos documents juridique un avantage concurrentiel. Vos modèles de contrats deviennent de véritables actifs exploitables.

Les avocats peuvent prendre en charge la négociation de certains contrats pour leurs Directions Juridiques clientes directement sur Seraphin.legal par exemple. Vos clients pourront avoir de la visibilité sur l’avancée de certaines négociations sans nécessairement vous solliciter par email. Cela vous permet donc de proposer une expérience contractuelle fluide, sécurisée et collaborative pour vos clients et leurs cocontractants ce qui impacte positivement la qualité de service fournie par votre cabinet.

 

Contract Management API
Vous souhaitez proposer un service, produit legaltech ?
Importez vos modèles de documents et créez une contrathèque dans un espace dédié à vos clients. Monétisez cet accès sous la forme d’une souscription mensuelle pour privilégier le revenu mensuel récurrent et la rétention client. Nous vous mettons à disposition notre API et vous accompagnons dans son installation.

 

Equipes commerciales

Les commerciaux utilisent les logiciels de gestion de contrats pour accélérer leur cycle de conversion et boucler leur vente en toute autonomie.

Grâce à la simplicité de certains types de contrat et aux formations dispensées par l’équipe juridique, les outils de gestion de contrats vous permettent de générer automatiquement  et en toute autonomie des contrats de vente, de prestation de service ou encore de partenariats.

Si l’opération est complexe et qu’elle implique l’intervention spécifique de Contract manager ou d’un juriste, vous ne serez pas exclu du processus contractuel et pourrez  accéder facilement à toutes les informations et versions du contrat et apporter des suggestions “métier” de manière centralisée sur  un espace dédié.

Selon l’IACCM, le coût moyen de la conclusion d’un contrat de bout en bout est de 5947€. Accélérer un cycle de vente c’est aussi et surtout réduire le coût d’acquisition d’un client et vous permettre de passer plus rapidement aux nouvelles opportunités business.

 

Connecter votre CRM et votre logiciel de gestion de contrats
Votre client vient de vous faire parvenir un accord de principe ? Ne perdez plus de temps et complétez les champs de vos contrats de manière automatisée. Vous pouvez CRM ou n’importe quel outil métier au logiciel de gestion de contrats Seraphin.legal par API ou en important vos bases de données au format Excel.

 

Direction des Affaires Financières

Pour les départements finances, le logiciel de gestion de contrats vous permettra de structurer et piloter les opérations liées au service juridique à partir de données fiables. Par exemple, vous serez notifiés de toutes les échéances pour éviter les reconductions tacites et les pénalités liées aux obligations perdues de vues.

 

Bon à savoir 💡:  L’absence d’outil permettant de centraliser l’intégralité des informations nécessaires pour évaluer la conformité des engagements de l’entreprise constitue une prise de risque considérable pouvant vous coûter 9% du chiffre d’affaire global de l’entreprise.

 

Ressources Humaines

Les ressources humaines peuvent automatiser la production des contrats de travail et des accords collectifs. Créez vos propres workflow de contrats de travail, générez automatiquement les documents nécessaires  à l’embauche, faites signez électroniquement et archivez tous vos documents en toute sécurité .

Vous pouvez également participer au suivi social de l’entreprise et travailler en collaboration à l’élaboration d’accords d’entreprise ou de protocoles santé et sécurité avec vos avocats partenaires.

 

Un logiciel qui fluidifie le cycle de vie contractuel

 

Gagner en productivité et compétitivité

Les dépenses des entreprises pour un contrat à faible risque ont augmenté de 38 % au cours des six dernières années, atteignant une moyenne de 6500€ selon l’IACCM. Les entreprises qui utilisent une solution de gestion des contrats arrivent à réduire leurs coûts de création de contrats de 50%.

L’utilisation d’une solution de Contract Management peut vous apporter de véritables gains de productivité et de compétitivité.

 

Automatisation de contrats grâce à un logiciel de gestion de contrats

 

Centraliser vos contrats en toute sécurité

Selon une étude du Journal de Contract Management, 71% des entreprises ne parviennent pas à localiser au moins 10% de leurs contrats. Cette absence de centralisation peut affecter le suivi de vos engagements et constitue une prise de risque financière ( 9% du chiffre d’affaire global de l’entreprise selon l’IACCM).

Les logiciels de gestion de contrats vous permettent aujourd’hui de créer votre contrathèque et de stocker vos documents de manière centralisée, de rechercher une information donnée via un moteur de recherche ou encore de déterminer les utilisateurs ayant accès aux documents.

 

Bon à savoir 💡 : Parmi les critères de sélection d’une solution de Contract Management, la sécurité de vos contrats est un critère essentiel. Privilégiez les solutions hébergées en France, RGPD Compliant et protégeant votre confidentialité via un encryptage de données.

Certaines solutions, comme Seraphin.legal, sont labellisées par Privacy Tech.

 

Démontrer la maîtrise de votre cycle contractuel

Vous pouvez suivre vos objectifs par des KPI grâce aux données que vous pouvez désormais facilement exporter.

 

Voici quelques exemples d’indicateurs 👇

Contract Management KPI au sein d'un logiciel de gestion de contrats

 

Si vous faites partie des 83% de contract managers, juristes, ingénieur contrat dont les besoins en Contract Management ne sont pas suffisamment couverts, vous avez désormais les informations clés pour optimiser votre expérience contractuelle en intégrant un logiciel de gestion de contrats.

 

Gagnez en temps, en visibilité et en contrôle sur vos contrats.

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