Comment automatiser un contrat de travail ?

Qu’est ce qu’un contrat de travail ?

Le contrat de travail est la “convention par laquelle une personne physique, le salarié, s’engage à mettre son activité à la disposition d’une autre personne physique ou morale, l’employeur, sous la subordination de laquelle elle se place, moyennant une rémunération.”

3 critères font la spécificité du contrat de travail :

✅ La prestation de travail réalisée par le salarié

✅ La rémunération fournie par l’employeur

✅ Lien de subordination juridique entre le salarié et l’employeur

Exemple de clauses classiques :

• Engagement
• Durée et horaires de travail
• Fonctions et attribution
• Lieu de travail
• Rémunération
• Données personnelles
• Préavis
• Congés payés
• Retraite complémentaire – Prévoyance – Mutuelle
• Absence
• Discrétion et loyauté

Exemples de clauses spécifiques :

• Clause de non concurrence
• Clause d’exclusivité
• Clause de mobilité
• Clause d’objectif

Inconvénients du processus traditionnel

❌ Perte de temps : les tâches chronophages et à faible valeur ajoutée, telles que la rédaction d’un contrat de travail, ne permettent pas aux équipes juridiques de se concentrer sur des opérations stratégiques telles qu’une levée de fonds ou l’acquisition d’une entreprise.

❌ Frustration : Rédiger des contrats de travail à faible complexité à la chaîne n’est  pas la mission la plus passionnante pour un juriste, d’autant plus si la fréquence et le volume de ces contrats sont élevés. Cela peut notamment susciter de la frustration du côté de vos équipes juridiques.

❌ Perte d’autonomie :Pourquoi demander à l’équipe juridique de rédiger un contrat de travail s’ils disposent de modèles et que la complétion est simple ? Les opérationnels regrettent souvent leur manque d’autonomie et le délai d’obtention de certains contrats simples à créer tandis que certaines équipes juridiques craignent le risque juridique que peut provoquer cette autonomie.

❌ Risques juridiques : Nombreuses sont les équipes juridiques proposant des modèles de contrats en libre service en format word/google. L’intégralité du contrat pouvant être modifié par son utilisateur, le risque de la suppression d’un terme, d’une clause, d’une mention obligatoire peut générer un risque juridique et donc financier majeur pour l’entreprise.

❌ Manque de visibilité sur le contrat : Qui est intervenu sur ce contrat ? Quand ?  A quelle date le contrat a été validé et par qui ? Quelles sont les informations principales à retenir de cet contrat ? Tant d’informations essentielles pour l’entreprise pour les collaborateurs qui ne sont pas intervenus sur le contrat mais qui ont besoin de collecter ces informations pour suivre le salarié ou encore reprendre la main sur le contrat suite à un départ.

❌ Des reportings manuels : Mettre en place un tableau de bord et proposer un reporting régulier sur l’activité contractuelle peut se révéler être un réel cauchemar lors que les informations sont dispersées et la saisie. Combien de contrats ont été signés ? Sur quels types de poste ? Quel est le délai moyen de négociation d’un contrat de travail ? etc…

❌ Absence de suivi fiable des échéances : Une fois le contrat rédigé, négocié, signé, il est désormais temps de l’exécuter. Or il est complexe d’assurer un suivi fiable des données contractuelles telles que l’échéance des périodes d’essai, des primes d’objectif  si elles sont enregistrées dans un calendrier outlook, google ou encore sur un calendrier papier.

Avantages d’un processus automatisé

✅ Gain de temps : les équipes juridiques ayant au préalable réaliser un travail de création de contrathèque et d’automatisation des contrats, elles ne sont plus sollicités sur l’aspect chronophage de la rédaction (collecte d’informations, saisie, etc…) mais uniquement pour leur expertise juridique (conseil, accompagnement à la négociation, validation etc…).

✅ Exploiter les données contractuelles : Au-delà d’une simple suppression des tâches chronophages, l’automatisation est aussi gage de collecte des données. Toutes les données saisies pour compléter un contrat sont utilisées pour vous permettre de suivre vos échéances, de créer vos fiches contrats ou encore de piloter votre activité contractuel à travers un tableau de bord statistiques. Ces données peuvent notamment communiquées avec des applications tierces utilisées par votre entreprise.

✅ Sécurité juridique : Plus de risque de suppression d’un terme, d’une clause, d’une mention obligatoire pouvant générer un risque juridique et financier majeur pour l’entreprise. Seul les champs prédéterminés et à personnaliser sont modifiables et le reste du contrat figé.

✅ Ne perdez plus de temps en signature : Une fois le contrat de travail relu et validé par les interlocuteurs compétents, cela déclenche automatiquement l’envoi en signature auprès des interlocuteurs habilités à signer (qu’il s’agisse d’un dirigeant ou un d’un délégataire de pouvoir).

✅ Gain de visibilité sur le contrat : Qui est intervenu sur ce contrat ? Quand ? Qui sont les interlocuteurs internes et externes ? A quelle date le contrat a été validé et par qui ? Quelles sont les informations principales à retenir de ce contrat de travail ? Tant d’informations essentielles pour le suivi, la reprise ou l’audit d’un contrat que vous retrouverez directement sur le fil d’activité du document.

Pour une compréhension rapide et simple, chaque contrat se voit adosser une fiche récapitulative générée automatiquement à partir des clauses essentielles du contrat (objet, durée, montant, échéance…). Il est même possible d’enrichir manuellement sa fiche contrat en ajoutant manuellement des items spécifiques à faire apparaître.

✅ Suivi fiable des échéances : Une fois le contrat rédigé, négocié, signé, il est désormais temps de l’exécuter. Or il est complexe d’assurer un suivi fiable des données contractuelles telles que vos échéances si elles sont enregistrées dans un calendrier outlook, google ou encore sur un calendrier papier. Si vous êtes manager d’équipe ou juriste/rh au sein d’une entreprise, vous avez probablement déjà vécu la solitude d’une période d’essai échue alors que vous souhaitiez mettre fin au contrat ou la renouveler.

Comment automatiser un contrat de travail ?

Créer un squelette de contrat de travail

Dans un tel processus d’automatisation, l’équipe juridique garde évidemment la main sur la création des actes juridiques.

Ici l’objectif est de créer le squelette juridique, le véhicule juridiquement fiable, conforme à la réglementation et à la stratégie de l’entreprise. Il s’agit donc d’une version standard qui s’adaptera aux contrats de travail les plus régulièrement demandés par vos clients internes.

Voici les questions à se poser avant une telle rédaction :  

Une fois ce contrat type créé en format Word ou Google Doc, il existe deux manières de l’automatiser :

• Via du publipostage (via des extensions telles que que Fusion et Publipostage)
• Via un éditeur no-code dédié à l’automatisation de contrats tel que Seraphin.legal

Accorder de l’ownership à vos équipes via une offre de self-service

Vous êtes-vous déjà demandé s’il était nécessaire d’intervenir sur un contrat de travail ? Il est temps de donner les moyens à vos clients internes d’être créateurs de leurs propres contrats en toute sécurité pour vous concentrer sur vos missions les plus complexes et prioritaires.

Ainsi, vos clients internes pourront personnaliser leur contrat à partir d’un formulaire qui les guidera pas à pas à travers la complétion des différents champs : date, nom de l’entreprise, question à choix multiple, unique, montant du contrat etc…

Le contrat généré s’actualisera en temps réel dans le panneau de droite lorsque vous complétez le formulaire.

Mettre en place un système d’approbation interne

S’il est important de déléguer l’étape de rédaction à faible valeur ajoutée, l’étape d’approbation reste primordiale.

En effet, parmi toutes les étapes du cycle de vie des contrats, le workflow de validation interne est essentiel pour s’assurer de la conformité des engagements et contreparties consentis par votre entreprise.

Pour un contrat de la travail, la Direction des Ressources Humaines sera nécessairement adéquate à valider ce type de projet de contrat. Néanmoins, d’autres interlocuteurs tels que le Dirigeant ou le manager de la future recrue peuvent vouloir valider systématiquement certains contrats en fonction de certains types de critères : tout dépend de l’entreprise, de ses enjeux, sa stratégie ou encore de son organisation.