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Comment automatiser une délégation de pouvoirs ?

Délégation de pouvoirs automatisée

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Qu’est-ce qu’une délégation de pouvoirs ?

 

La délégation de pouvoirs est le contrat par lequel un dirigeant d’entreprise (le délégant) délègue certains pouvoirs à un salarié (délégataire), afin de lui permettre donc d’accomplir certains actes au nom et pour le compte de la société.

Conditions de la délégation de pouvoirs :

  • ✅ Le dirigeant doit être en mesure de prouver son incapacité à réaliser les actes mentionnés dans le contrat
  • ✅ Le dirigeant doit disposer d’un lien de subordination juridique vis-à-vis du délégataire

Cela permet de :

  • Protéger les dirigeants d’entreprise lorsque certains salariés engagent l’entreprise de manière illicite
  • De mieux cartographier les attributions de chacun et donc la cartographique des risques
  • De fluidifier les process et responsabiliser certains collaborateurs lorsque le dirigeant n’est plus en mesure d’effectuer l’intégralité des actes délégués.

Le schéma de la délégation de pouvoirs est en quelque sorte le squelette de l’entreprise selon Antoine Vanwynsberghe, Responsable Juridique au sein d’Auchan Retail.

Inconvénients du processus traditionnel

 

❌ Perte de temps : les tâches chronophages et à faible valeur ajoutée, telles que la rédaction d’une délégation de pouvoirs, ne permettent pas aux équipes juridiques de se concentrer sur des opérations stratégiques telles qu’une levée de fonds ou l’acquisition d’une entreprise.

❌  Frustration : Rédiger des contrats de travail à faible complexité à la chaîne n’est  pas la mission la plus passionnante pour un juriste, d’autant plus si la fréquence et le volume de ces contrats sont élevés. Cela peut notamment susciter de la frustration du côté de vos équipes juridiques.

❌ Perte d’autonomie : Les opérationnels regrettent souvent leur manque d’autonomie et le délai d’obtention de certains contrats simples à créer tandis que certaines équipes juridiques craignent le risque juridique que peut provoquer cette autonomie.

❌ Risques juridiques : Nombreuses sont les équipes juridiques proposant des modèles de contrats en libre service en format word/google. L’intégralité du contrat pouvant être modifié par son utilisateur, le risque de la suppression d’un terme, d’une clause, d’une mention obligatoire peut générer un risque juridique et donc financier majeur pour l’entreprise.

❌ Manque de visibilité sur le contrat : Qui est intervenu sur ce contrat ? Quand ?  A quelle date le contrat a été validé et par qui ? Quelles sont les informations principales à retenir de cet contrat ? Tant d’informations essentielles pour l’entreprise pour les collaborateurs qui ne sont pas intervenus sur le contrat mais qui ont besoin de collecter ces informations pour suivre le salarié ou encore reprendre la main sur le contrat suite à un départ.

💡 Retours d’expérience :  Lors de plusieurs échanges avec des juristes d’entreprises et Contract Managers, certains nous ont confié que les contrats et fiches contrats se transmettent en interne au travers de fichiers word, excel et des liens hypertextes mouvants. Par cette pratique, les informations peuvent se perdre au fil des départs ou des mobilités internes surtout lorsque ces fichiers sont enregistrés en local.

❌ Des reportings manuels : Mettre en place un tableau de bord et proposer un reporting régulier sur l’activité contractuelle peut se révéler être un réel cauchemar lors que les informations sont dispersées et la saisie. Combien de contrats ont été signés ? Sur quels types de poste ? Quel est le délai moyen de livraison d’une délégation de pouvoirs ? etc…

❌ Absence de suivi fiable des délégations de pouvoir : Une fois la délégation rédigée, négociée, signée, il est désormais temps de l’exécuter. Or il est complexe d’assurer un suivi fiable d’une délégation de pouvoirs et de suivre les actions contractuelles effectuées par le délégataire s’il s’agit d’une délégation statique en format texte.

 

 

Avantages d’un processus automatisé

✅ Gain de temps : les équipes juridiques ayant au préalable réaliser un travail de création de contrathèque et d’automatisation des contrats, elles ne sont plus sollicités sur l’aspect chronophage de la rédaction (collecte d’informations, saisie, etc…) mais uniquement pour leur expertise juridique (conseil, accompagnement à la négociation, validation etc…).

✅ Exploiter les données contractuelles : Au-delà d’une simple suppression des tâches chronophages, l’automatisation est aussi gage de collecte des données. Toutes les données saisies pour compléter un contrat sont utilisées pour vous permettre de suivre vos échéances, de créer vos fiches contrats ou encore de piloter votre activité contractuel à travers un tableau de bord statistiques. Ces données peuvent notamment communiquées avec des applications tierces utilisées par votre entreprise.

✅ Sécurité juridique : Plus de risque de suppression d’un terme, d’une clause, d’une mention obligatoire pouvant générer un risque juridique et financier majeur pour l’entreprise. Seul les champs prédéterminés et à personnaliser sont modifiables et le reste du contrat figé.

💡 Bon à savoir : Si vous avez paramétré l’affichage d’une clause à une réponse spécifique sur le formulaire, cette clause ne pourra pas être modifiée par votre client interne, sauf action de votre part.

✅ Ne perdez plus de temps en signature : Une fois la délégation de pouvoirs relue et validé par les interlocuteurs compétents, cela déclenche automatiquement l’envoi en signature auprès des interlocuteurs habilités à signer (qu’il s’agisse d’un dirigeant ou un d’un délégataire de pouvoir).

✅ Gain de visibilité sur le contrat : Qui est intervenu sur ce contrat ? Quand ? Qui sont les interlocuteurs internes et externes ? A quelle date le contrat a été validé et par qui ? Quelles sont les informations principales à retenir de cette délégation de pouvoirs ? Tant d’informations essentielles pour le suivi, la reprise ou l’audit d’un contrat que vous retrouverez directement sur le fil d’activité du document.

Pour une compréhension rapide et simple, chaque contrat se voit adosser une fiche récapitulative générée automatiquement à partir des clauses essentielles du contrat (objet, durée, montant, échéance…). Il est même possible d’enrichir manuellement sa fiche contrat en ajoutant manuellement des items spécifiques à faire apparaître.

✅ Donnez vie à vos délégations de pouvoir : Automatisez la délégation de pouvoirs sur les contrats que vous souhaitez. Déterminez le collaborateur compétent pour agir pour votre entreprise. Fiabilisez la chaîne des pouvoirs et systématisez le respect des procédures internes.

 

 

Comment automatiser une délégation de pouvoirs ?

 

Créer un squelette de délégation de pouvoirs

Dans un tel processus d’automatisation, l’équipe juridique garde évidemment la main sur la création des actes juridiques.

Ici l’objectif est de créer le squelette juridique, le véhicule juridiquement fiable, conforme à la réglementation et à la stratégie de l’entreprise. Il s’agit donc d’une version standard non personnalisée.

Voici les questions à se poser avant une telle rédaction 

Questions Indications
Quelles sont les mentions, clauses ou termes obligatoires d’une délégation de pouvoirs ? Cela vous permettra d’avoir une première version brute et statique de votre contrat.
Quels sont les actes délégués par les dirigeants ? Cela vous permettra de prioriser la construction de votre clausier en fonction des besoins prioritaires.
Quelles seront les variables à personnaliser sur le document ? Cela vous permettra de construire votre formulaire de questions à destination de l’utilisateur du contrat.

Quelles sont les questions les plus régulièrement posées par vos clients internes relatives aux délégations de pouvoirs ?

Cela vous permettra d’apporter de la clarté via la rédaction de vos questions ou encore via des bulles d’aides pour orienter les créateurs de contrat.

Une fois ce contrat type créé en format Word ou Google Doc, il existe deux manières de l’automatiser :

Editeur no-code pour automatiser vos contrats en toute autonomie (contract management software)

 

Accorder de l’ownership à vos équipes via une offre de self-service

Vous êtes-vous déjà demandé s’il était nécessaire d’intervenir sur certaines parties d’une délégation de pouvoirs ? Il est temps de donner les moyens à vos clients internes d’être créateurs de leurs propres contrats en toute sécurité pour vous concentrer sur vos missions les plus complexes et prioritaires.

Ainsi, vos clients internes pourront personnaliser leur contrat à partir d’un formulaire qui les guidera pas à pas à travers la complétion des différents champs : date, nom de l’entreprise, question à choix multiple, unique, montant du contrat etc…

Le contrat généré s’actualisera en temps réel dans le panneau de droite lorsque vous complétez le formulaire.

 

Mettre en place un système d’approbation interne systématique

S’il est important de déléguer l’étape de rédaction à faible valeur ajoutée, l’étape d’approbation reste primordiale puisque seul le délégant peut être à l’origine de cet acte.

En effet, parmi toutes les étapes du cycle de vie des contrats, le workflow de validation interne est essentiel pour protéger le délégataire et s’assurer de la conformité des délégations de pouvoir qu’il consent.

Avec une plateforme dédiée telle que Seraphin Contract Management, vous pouvez notamment déterminer les règles applicables pour approuver un document en fonction de vos critères.

Exemple : Pour toutes les délégations de pouvoirs destinées à l’équipe commercial sont habilités à valider la délégation :

  • Côté juridique : Marina Duflot
  • Côté Dirigeant : Michel Dupont

La validation interne automatisée est aussi l’occasion de donner vie à toutes vos délégations de pouvoirs impliquant une prise de décision sur des contrats. Il vous sera possible de conditionner cela en fonction de la nature de l’activité, du type de contrat, du montant du contrat et de conserver le fil d’activité de ces actions en cas d’audit, de contrôle interne.

Paramétrer un workflow contractuel

Avec une plateforme dédiée telle que Seraphin.legal, vous pouvez notamment déterminer les règles applicables pour approuver un document en fonction de vos critères : typologie de contrats, montant, domaine d’activité etc…

 

Générer automatiquement une délégation de pouvoirs

Automatisez vos délégations de pouvoirs

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