Contrathèque, fiches contrats… Si vous avez commencé à optimiser votre politique contractuelle, ces deux notions vous sont très probablement familières.
Pour la Direction Juridique, mettre à disposition des modèles de contrats au sein d’une contrathèque (bibliothèque de contrats) fait aujourd’hui partie des pré-requis d’une offre de service contractuelle à destination de ses clients internes.

La contrathèque centralise à la fois les modèles de contrats mis à disposition ainsi que les contrats signés.
Néanmoins, nombreux sont les juristes d’entreprises à nous avoir confié aller à la chasse à l’information une fois le contrat signé pour accéder aux informations clés du contrat.

Et pour cause, mettre en place une contrathèque est une première étape. L’enrichir grâce aux fiches contrats est l’étape clé qui vous permettra d’exploiter les données qu’elle contient.
Qu’est ce qu’une fiche contrat ? Que contient-elle ? Quels sont les avantages des fiches contrats au sein d’une contrathèque ?

Nous répondons à toutes ces questions pour vous aider à exploiter pleinement votre contrathèque.

 

Qu’est ce qu’une fiche contrat ? 

 

Une fiche contrat est un document succinct consolidant les informations fondamentales et nécessaires à la compréhension du contrat.
Elle a vocation à centraliser l’essentiel des informations utiles pour avoir une vue globale et prendre en main le contrat.

En fonction des processus de gestion contractuelle et de la nature des informations, les fiches contrats peuvent être créées et enrichies manuellement ou automatiquement suite à la rédaction de votre document. Les fiches contrats permettent notamment d’avoir un premier niveau d’information lorsque vous effectuez une recherche au sein de votre contrathèque.

 

Voici un exemple de fiches contrats au sein d’une contrathèque (Seraphin Contract Management) 👇

Les fiches contrats permettent d'enrichir votre contrathèque.

 

 

Les informations que doit contenir votre fiche contrat 

 

D’une entreprise à l’autre, les informations contenues dans les fiches contrats peuvent évidemment varier en fonction des besoins, objectifs et informations clés nécessaires à l’activité.

 

On peut néanmoins distinguer deux catégories d’informations : 

➡️ Les informations contenues dans le contrat

➡️ Les informations externes au contrat 

 

 

📥  Informations contenues dans le contrat

 

Objet du contrat :
Il n’est pas nécessaire d’intégrer la clause dans son intégralité mais uniquement le descriptif global de la prestation.
Cette information peut paraître évidente pour certains, néanmoins nombreux sont les juristes à nous avoir confié qu’il était difficile d’obtenir ces informations écrites et exactes de la part des opérationnels.

 

⭐ Objet du contrat

Prestation marketing visant à développer la notoriété de la marque Coconut sur le réseau social TikTok

 


Parties au contrat
Cette information peut paraître également évidente mais cela permet de savoir si l’entreprise contracte via son groupe ou une filiale par exemple. Pour une compréhension plus rapide, il peut être aussi intéressant d’ajouter la position de l’entreprise dans le contrat : est-ce que l’entreprise est cliente, prestataire, partenaire ? D’ailleurs, en fonction des positions, les points de vigilance ne seront pas les mêmes.

 

👥 Parties au contrat 

Coconut Client
Agence CosaVostra Prestataire

 

Durée du contrat

Pendant combien de temps votre entreprise est-elle engagée ? Pendant combien de temps votre entreprise bénéficie-t-elle des prestations ? 

 

⏲️ Durée

1 an 

 

Obligations des parties

Une fois le contrat négocié, signé et archivé, il est temps de l’exécuter. Les équipes opérationnelles ont évidemment connaissance de la prestation dont elles bénéficient ou qu’elles délivrent, néanmoins il est monnaie courante de dresser une synthèse sur les obligations des parties et les points de vigilance du contrat.

 

Il s’agit du mode d’emploi de votre contrat, permettant à vos clients internes d’avoir les points principaux sur lesquels prêter une attention toute particulière.

 

📋 Droits et obligations des parties

Coconut

Apporter un support pour toute information nécessaire à la production de contenu

Paiement mensuel 

 

Agence CosaVostra
Délivrer un reporting hebdomadaire production et performance

Soumettre à validation la production de contenu avant publication
Demander un accord préalable pour toute communication citant la prestation effectuée pour Coconut

 

Montant

Quel est le prix du produit ou de la prestation ? 

💸 Montant

50 000 €

 

Avenant

Pour enrichir votre contrathèque, les avenants ou documents annexes doivent être liés au contrat principal pour avoir accès à l’intégralité des informations. 

 

Il suffit d’ajouter les liens vers les documents dans les fiches contrats : 

 📎Si vous utilisez la suite Google Doc ou Microsoft Online, vous pouvez adosser le lien hypertexte du document pour un accès direct.
📎 Si vous utilisez des plateformes dédiées comme Seraphin Contract Management, il vous est possible de lier nativement chaque nouvel avenant au contrat principal en un clic.

 

 📎 Avenants

Avenant –  Cosavostra – 12/04/2021 – Objet du contrat

 

Fin du contrat

Si le contrat n’est pas renouvelé, il prend fin ou est renouvelé tacitement. Rien de nouveau jusqu’ici.
Néanmoins, cette date d’échéance est particulièrement importante s’il s’agit d’un contrat à renouvellement tacite puisqu’il s’agit souvent d’une opportunité pour renégocier ou mettre fin au contrat.

 

La Direction Juridique, souvent créatrice des contrats et détentrice de ces données juridiques, peut jouer et joue déjà dans de nombreuses entreprises un rôle clé lorsqu’il s’agit de gestion des échéances.

 

Voici le retour d’expérience de Christophe Dhiver, ex-directeur juridique de Kiloutou 👇

“Nous nous sommes dotés très tôt d’un logiciel de gestion des échéances qui nous a permis de piloter les choses efficacement.
En 2008, nous avons connu une crise cyclique et devions faire des économies.
Très rapidement, nous avons pu détecter les baux à renégocier grâce à cet outil.
Nous avons dressé une liste des baux importants à renouveler et négocier car nous avions accès aux informations clefs des contrats et notamment de la date de fin du contrat.Nous avons réalisé une économie de 500 000€ cette année-là avec les signatures d’avenants pour un parc immobilier de près de 500 agences.
Sans cette structuration, nous aurions passé un an à retrouver ces informations clés dans chacun des 500 contrats archivés et nous n’aurions pas pu traiter ces sujets.”Source : Paroles de Juristes – Episode 3 – Christophe Dhiver 

 

 

📤 Informations hors contrat 

 

Mode d’emploi pour utiliser le contrat 

Vous le savez, certains sujets juridiques impliquent une expertise spécifique parfois peu accessible en raison de leur complexité.
Il peut être utile d’adosser un playbook ou mode d’emploi pour rappeler de manière claire et brève les informations qu’il faudrait nécessairement maîtriser pour bien appréhender un contrat donné.

Découvrez les bonnes pratiques en matière de Contract Management partagées par Maëlle Billante dans Paroles de Juristes 👇

Interlocuteurs en charge du contrat

  • Qui a négocié ? 
  • Qui est chargé du suivi ? 
  • Qui délivre les prestations ? Qui bénéficie des prestations ?
  • Qui contacter en cas de défaillance ?  

 

Etat des relations avec l’entreprises 

Cela permet d’intégrer un aspect relationnel invisible dans le corps du contrat.

 

▶️ Exemple A

Nombre de prestations réalisées au total : 4

Statut : Partenaire

Passif : 

  • Demande d’accord pour citation comme référence pour le projet X
  • Communiqué de presse commun publié le 10/12/2020 au sujet du projet X
  • Retard de livraison le 10/12/2020 pour la commande Z

Commentaire : Partenaire de confiance, leader sur le marché Y.

 

▶️ Exemple B

Nombre de prestations réalisées au total : 2

Statut : Prestataire

Passif : 

  • Retard de livraison le 10/12/2020 sur le projet X 
  • Citation sur site internet sans accord préalable
  • Cyberattaque le 05/03/2021 sur le projet Z 

Commentaire : Prestataire en cours de déréférencement 

 

 

Les avantages des fiches contrats au sein d’une contrathèque

 

Nous échangeons quotidiennement avec de nombreux juristes d’entreprises, contract managers ou encore opérationnels qui nous font souvent remonter leurs problématiques contractuelles. Voici quelques exemples de problématiques rencontrées et des solutions rendues possibles grâce aux fiches contrats pour gagner en clarté et enrichir votre contrathèque.

 

⌨️ Problème n°1 : Saisie manuelle des fiches contrats 

 

Hypothèse : L’opérationnel crée le contrat à partir d’une contrathèque mais ne remplit pas la fiche contrat 

Lorsque la création de contrats se fait à partir de modèles word ou excel statiques mis à disposition pour les équipes opérationnelles, certaines équipes juridiques peinent souvent à récupérer les fiches contrats.

En effet, que ce soit par manque de temps, d’organisation ou par oubli, cet octroi d’indépendance via une contrathèque peut aussi conduire à une perte de visibilité et d’information.

Bon à savoir : Une mauvaise pratique consiste effectivement à ce que chaque opérationnel conserve sa version d’un contrat enregistrée en local sur son PC 

  • Les données contractuelles ne sont pas centralisées ce qui ne permet pas aux équipes finances, juridiques ou autres d’avoir accès aux données contractuelles pour piloter le contrat
  • Réutiliser le même modèle plusieurs mois plus tard constitue un risque juridique et financier car le modèle peut se révéler être obsolète 

Solution : Génération de document automatisée via à un logiciel de gestion de contrats.
Les informations contenues dans votre fiche contrat sont collectées automatiquement à partir de votre formulaire de génération de documents.

 

 

🗂️ Problème n°2 : Absence d’archivage commun et informations éparpillées

 

Hypothèse : Les informations contractuelles sont dispersées et perdues dans différents fichiers 

Lors de plusieurs échanges avec des juristes d’entreprises et contract managers, certains nous ont confié que les contrats et fiches contrats se transmettent en interne au travers de fichiers word, excel et des liens hypertextes mouvants.

Par cette pratique, les informations peuvent se perdre au fil des départs ou des mobilités internes surtout lorsque ces fichiers sont enregistrés en local. 

Bon à savoir : 71% des entreprises ne parviennent pas à localiser au moins 10% de leurs contrats.

Solutions : Archivage de l’intégralité des données contractuelles dans un espace dédié

  • Grâce à un logiciel de contract management : Votre contrat et la fiche associée sont centralisés et archivés automatiquement dans un espace dédié. Tous les documents sont accessibles grâce à un moteur de recherche vous permettant de retrouver vos documents à partir des données de votre contrat (parties, objets, date d’échéance etc…) 
  • Grâce à une personne dédiée : Que ce soit un juriste dédié, assistant juridique ou legal knowledge manager intégré dédié à la collecte, la création et la centralisation des fiches contrats ou toutes autres documents contractuels

 

 

🤯 Problème n°3 : Structuration hétérogène des fiches contrats

 

Hypothèse : Les informations sont peu lisibles et organisées différemment en fonction des collaborateurs

En l’absence de process ou de normes de création de fiches contrats, les informations seront nécessairement structurées différemment. Cela peut être néfaste pour la lisibilité et l’exhaustivité de chacune de ces fiches contrats.

Bon à savoir : L’homogénéité des fiches contrats que vous produirez n’est pas qu’une question de forme.

En effet, la structuration des connaissances est un processus qui implique le respect de certaines normes bénéfiques qui comportent de nombreux avantages. Les points de repères apportent de la clarté et permettent un gain de temps. N’hésitez pas à vous lancer dans la création de modèles de fiches contrats structurées de manière similaire.

Solution : 

  • Grâce à un logiciel de contract management : Sans créer de modèles de fiches contrats, les informations contractuelles clefs (objet, parties, montant, durée etc…) constituent des blocs que vous pouvez ajouter en un clic à la suite de la création de votre document.
  • En l’absence d’outil : Vous pouvez créer des modèles de fiches contrats contenant les mêmes informations et la même structuration. Il est d’ailleurs possible de distinguer les modèles en fonction de la typologie de contrats ou encore de type d’activités. Votre contrathèque sera alors composée pour chaque typologie de contrats d’un modèle de document et de la fiche contrat adaptée. 

 

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