Comment automatiser une convention unique de distribution ?

Qu’est ce qu’une convention unique de distribution ?

La convention unique de distribution est le résultat de la négociation entre un fournisseur et un distributeur.
Afin d’éviter des situations de déséquilibre, ces relations entre professionnels sont soumis à des obligations légales fixées par le Code de commerce.

La convention unique de distribution est valable pour une année civile et doit être obligatoirement conclue :

✅ Soit avant le 1er mars de son année d’application

✅ Ou dans les deux mois suivant la date de départ de sa période de commercialisation

Cette contrainte calendaire implique donc la mise en place d’un processus contractuel optimisé pour que tous les collaborateurs concernés en interne puisque mener ces négociations dans les meilleurs conditions tout au long de la campagne.

Qui sont les collaborateurs concernés en interne ?

Les conventions uniques de distribution impliquent différentes collaborateurs au sein de votre entreprise :

👤 Les équipes juridiques, experts SAV, Supply, Logistique et Qualité : Ils sont sollicités tout au long des négociations par les chefs de produit dès lors qu’un fournisseur pose une question ou souhaite négocier une clause contractuelle donnée.

👤 Les chefs de produit : Ils s’assurent la responsabilité des achats sur un panel de produits définis. Le chef de produit est donc en charge de la prospection des fournisseurs potentiels, de la négociation des prix selon la politique de l’entreprise. Son objectif est de garantir le meilleur équilibre offre-produit tout et d’optimiser ses conditions d’achat.

Inconvénients du processus traditionnel

❌ Perte de temps et contrainte calendaire : Le chef de produit doit systématiquement transmettre les questions ou remarques des fournisseurs aux nombreuses parties prenantes de la négociation chez le distributeur : juristes, experts qualité, logistique, SAV, finances, etc.

Les échanges avec les fournisseurs peuvent être long, fastidieux et alourdir la négociation. Les chefs de produit sont d’ailleurs très souvent chargés d’apporter un premier niveau de réponse. Cela retarde la conclusion de l’accord alors même que les distributeurs ont pour obligation légale signer ces contrats annuels avant le 1er mars de chaque année.

❌  Signature de la convention unique antérieure aux conditions de référencement : Suite à nos échanges avec de nombreuses entreprises évoluant dans le secteur de la distribution, nombreuses sont celles à nous avoir confié qu’il peut arriver que les chefs de produit ne respectent pas l’ordre de signature qui constitue une obligation légale.

❌ Négociation par email et téléphone : le travail de modification du contrat durant la négociation se fait par mail, avec renvoi des versions modifiées successivement par les deux parties. En l’absence de travail collaboratif sur un seul et même document, les échanges de versions successives peuvent mener à des erreurs coûteuses en risque juridique mais aussi en temps.

❌ Risques juridiques : Il peut arriver que le contrat signé par ne corresponde pas à la version finale qui avait été validée par le distributeur. L’intégralité du contrat pouvant être modifié par ses utilisateurs et la multiplicité des versions détenues par chacun peut générer un risque juridique et donc financier pour l’entreprise.

❌ Signature coûteuse : La signature papier constitue un coût financier mais aussi en temps. Une convention unique à signer au plus vite avant le 1er mars à l’autre bout de la France ou de l’Europe peut prendre plusieurs jours à arriver et dépasser le délai légal. La signature papier d’ailleurs d’autant plus risquée au vu des aléas postaux tels que les grèves, la perte ou l’endommagement de courriers. Cela retarde donc la conclusion de l’accord, le projet et donc l’encaissement potentiel du chiffre d’affaires.

❌ Manque de visibilité sur le contrat : Qui est intervenu sur ce contrat ? Quand ? Qui sont les interlocuteurs internes et externes ? A quelle date le contrat a été validé et par qui ? Quelles sont les informations principales à retenir de cette convention unique ? Tant d’informations essentielles pour l’entreprise pour les collaborateurs qui ne sont pas intervenus sur le contrat mais qui ont besoin de collecter ces informations pour un projet tiers ou encore pour reprendre la main sur le contrat suite à un départ d’un chef de produit.

❌ Des reportings manuels : Mettre en place un tableau de bord et proposer un reporting régulier sur l’activité contractuelle peut se révéler être un réel cauchemar lors que les informations sont dispersées, la saisie manuelle et les pratiques différentes entre chefs de produit. D’autant plus que les départs et changement de poste peuvent également ajouter de la difficulté dans le suivi de la négociation avec le fournisseur.

❌ Absence de communication entre les outils : Une fois la convention unique signée, en version papier ou en version électronique, l’étape suivant consiste à générer la facturation à travers des outils dédiés dont sont généralement dotés les distributeurs. Néanmoins, cette action n’est pas automatique et implique une action manuelle à chaque nouvelle signature de contrat.

Avantages d’un processus automatisé

✅ Gain de temps : Pour éviter aux chefs de produit de recevoir toutes les questions des cocontractants, certaines solutions comme Seraphin.legal proposent mettre en relation le fournisseur avec le bon interlocuteur côté distributeur directement depuis la plateforme de gestion de contrats. Les contrats à négocier sont divisés en bloc et adossés à une FAQ ainsi qu’une messagerie permettant au fournisseur de poser des questions ciblées sur un bloc spécifique du contrat. En parcourant la convention unique, les fournisseurs ont accès à des bulles d’aide à côté de chacune des clauses afin de répondre à leurs interrogations les plus fréquentes. Quant à la messagerie, chacun des blocs est reliée directement à l’interlocuteur pertinent côté distributeur : expert SAV pour une clause sur le SAV, un juriste pour une clause juridique, etc.

✅ Exploiter les données contractuelles : Au-delà d’une simple suppression des tâches chronophages, l’automatisation est aussi gage de collecte des données. Toutes les données saisies pour compléter un contrat sont utilisées pour vous permettre de suivre vos échéances contractuelles, de créer vos fiches contrats ou encore de piloter l’avancement de la progression de la campagne de négociation et la performance des équipes à travers un tableau de bord statistiques

✅ La convention unique ne peut pas être signée avant les conditions de référencement :
De par le paramétrage de votre workflow contractuel, il est possible d’empêcher la signature d’une convention uniquement en l’absence de conditions de référencement. Résultat ? Les juristes peuvent vérifier simplement la chronologie de signature de CR et CU dans l’outil et le risque de non respect de l’ordre de signature des documents contractuels CR et CU est empêché techniquement.

✅ Ne perdez plus de temps en signature : Une fois le contrat validé par le fournisseur sur la plateforme, celui-ci notifie automatiquement le chef de produit qui peut lancer le processus de signature en ligne. Aucun risque de signer une version précédente.

✅ Gain de visibilité sur le contrat : Qui est intervenu sur ce contrat ? Quand ? Qui sont les interlocuteurs internes et externes ? A quelle date le contrat a été validé et par qui ? Quelles sont les informations principales à retenir de cet accord de confidentialité ? Tant d’informations essentielles pour le suivi, la reprise ou l’audit d’un contrat que vous retrouverez directement sur le fil d’activité du document.

Pour une compréhension rapide et simple, chaque contrat se voit adosser une fiche récapitulative générée automatiquement à partir des clauses essentielles du contrat (objet, durée, montant, échéance…). Il est même possible d’enrichir manuellement sa fiche contrat en ajoutant manuellement des items spécifiques à faire apparaître.

✅ Communication entre vos outils : Votre logiciel de gestion de contrats est connectée au système d’authentification et aux logiciels métiers grâce à une API afin de conserver toutes les informations à jour en temps réel (informations des fournisseurs injectées dans différentes parties du contrat, notamment l’en-tête).

Comment automatiser une convention unique de distribution ?

Créer un squelette de convention unique

Dans un tel processus d’automatisation, l’équipe juridique garde évidemment la main sur la création des modèles de conventions de distribution.

Ici l’objectif est de créer le squelette juridique, le véhicule juridiquement fiable, conforme à la réglementation et à la stratégie de l’entreprise. Il s’agit donc d’une version standard qui s’adaptera aux conventions uniques les plus régulièrement signées par vos chefs de produit.

Voici les questions à se poser avant une telle rédaction ?

Une fois ce contrat type créé en format Word ou Google Doc, il existe deux manières de l’automatiser :

• Via du publipostage (Via des extensions telles que que Fusion et Publipostage)
• Via un éditeur no-code dédié à l’automatisation de contrats tel que Seraphin Contract Management.

Vos contrats documentés fluidifieront vos campagnes de négociation

Simplifier les échanges entre Distributeurs et Fournisseurs est un pré-requis essentiel pour fluidifier la phase de négociation.
D’une part, les chefs de produit passent encore trop de temps à transmettre les questions ou remarques des fournisseurs aux nombreuses parties prenantes côté distributeur.
D’autre part, les fournisseurs se disent souvent insatisfaits du délai de réponse de leurs interlocuteurs ou de la complexité des informations communiquées.

La documentation des clauses permettra de supprimer le premier niveau de questions. La mise en relation fournisseur interlocuteur compétent par un système de ticketing évitera de faire intervenir le chef de produit pour chaque nouvelle question

Mettre en place un système d’approbation interne

Parmi toutes les étapes du cycle de vie des contrats, le workflow de validation interne est essentiel pour s’assurer de la conformité des engagements et contreparties consentis par votre entreprise.

Pour une convention unique, la Direction Juridique sera nécessairement adéquate à valider ce type de projet de contrat. Néanmoins, d’autres interlocuteurs tels que la Direction Achat ou encore la Direction Financière peuvent vouloir valider systématiquement certains accord en fonction de certains types de critères : tout dépend de l’entreprise, de ses enjeux, sa stratégie ou encore de son organisation.