¿Qué es una delegación de poderes?
La delegación de poderes es el contrato por el cual un administrador de una empresa (el delegante) delega determinadas facultades en un empleado (el delegatario), facultando así a este último para realizar determinados actos en nombre y por cuenta de la empresa.
Condiciones de la delegación de poderes :
✅ El gestor debe poder demostrar su incapacidad para realizar los actos mencionados en el contrato
✅ El gestor debe tener un vínculo de subordinación jurídica con el delegatario
Esto permite :
- Protección de los administradores de sociedades cuando determinados empleados contratan ilegalmente a la empresa
- Para delimitar mejor las responsabilidades de cada uno y, por tanto, los riesgos
- Para hacer más fluidos los procesos y responsabilizar a determinados empleados cuando el directivo ya no pueda realizar todos los actos delegados.
El esquema de delegación de poderes es, en cierto modo, el esqueleto de la empresa según Antoine VanwynsbergheResponsable jurídico de Auchan Retail.
Desventajas del proceso tradicional
❌ Una pérdida de tiempo: Las tareas lentas y de escaso valor, como la redacción de una delegación de poderes, no permiten a los equipos jurídicos centrarse en transacciones estratégicas como la captación de fondos o la adquisición de empresas.
❌ Frustración : Redactar contratos de trabajo de escasa complejidad de forma escalonada no es la tarea más apasionante para un abogado, más aún si la frecuencia y el volumen de estos contratos son elevados. En particular, esto puede llevar a la frustración de sus equipos jurídicos.
❌ Pérdida de autonomía: El personal operativo lamenta a menudo su falta de autonomía y el retraso en la obtención de ciertos contratos sencillos de crear, mientras que algunos equipos jurídicos temen el riesgo jurídico que esta autonomía puede ocasionar.
❌ Riesgos jurídicos: Muchos equipos jurídicos ofrecen plantillas de contratos de autoservicio en formato word/google. Como todo el contrato puede ser modificado por su usuario, el riesgo de suprimir un término, una cláusula, una mención obligatoria puede generar un riesgo jurídico y, por tanto, financiero importante para la empresa.
❌ Falta de visibilidad del contrato: ¿Quién participó en este contrato? ¿Cuándo? ¿En qué fecha se validó el contrato y quién lo hizo? ¿Cuál es la información principal que debe conservarse de este contrato? Se trata de información esencial para la empresa, para los empleados que no intervinieron en el contrato, pero que necesitan recopilar esta información para hacer un seguimiento del empleado o incluso hacerse cargo del contrato tras una salida.
| 💡 Comentarios: En varios intercambios con abogados internos y gestores de contratos. abogados internos y gestores de contratosAlgunos de ellos nos dijeron que los contratos y los formularios de contrato se transmiten internamente a través de archivos word, excel y enlaces de hipertexto en movimiento. Como resultado de esta práctica, la información puede perderse cuando las personas se marchan o se trasladan internamente, especialmente cuando estos archivos se almacenan localmente. |
❌ Informes manuales: crear un cuadro de mandos y ofrecer informes periódicos sobre la actividad contractual puede ser una auténtica pesadilla cuando la información está dispersa y hay que introducirla. ¿Cuántos contratos se han firmado? ¿En qué tipo de artículos? ¿Cuál es el plazo medio de entrega de una delegación de poderes? etc.
❌ Falta de supervisión fiable de las delegaciones de autoridad: Una vez redactada, negociada y firmada la delegación, llega el momento de ejecutarla. Sin embargo, si se trata de una delegación estática en formato de texto, resulta complejo supervisar de forma fiable una delegación de autoridad y hacer un seguimiento de las acciones contractuales realizadas por el delegado.
Ventajas de un proceso automatizado
✅ Ahorro de tiempo: Como los equipos jurídicos ya han realizado el trabajo de creación de una biblioteca de contratos y de automatización de los contratos, ya no se les pide el aspecto de la redacción, que requiere mucho tiempo (recopilación de información, introducción de datos, etc.), sino únicamente su experiencia jurídica (asesoramiento, apoyo a la negociación, validación, etc.).
✅ Aprovechamiento de los datos contractuales: Más allá de la simple eliminación de tareas que consumen tiempo, la automatización también garantiza la recopilación de datos. Todos los datos introducidos para completar un contrato se utilizan para permitirle controlar sus plazos, crear sus fichas de contrato o incluso gestionar su actividad contractual a través de un cuadro de mandos estadístico. Estos datos pueden comunicarse con aplicaciones de terceros utilizadas por su empresa.
✅ Seguridad jurídica: Se acabó el riesgo de suprimir un término, una cláusula, una mención obligatoria que podría generar un riesgo jurídico y financiero importante para la empresa. Sólo se pueden modificar los campos predeterminados y personalizables, y el resto del contrato es fijo.
| Es bueno saberlo: Si ha configurado la visualización de una cláusula a una respuesta específica en el formulario, esta cláusula no podrá ser modificada por su cliente interno a menos que usted actúe. |
No pierdas más tiempo firmando: Una vez que la delegación de autoridad ha sido revisada y validada por las partes pertinentes, se envía automáticamente para su firma a las partes autorizadas a firmar (ya sea un directivo o un delegado de autoridad).
✅ Obtener visibilidad sobre el contrato: ¿Quién participó en este contrato? ¿Cuándo ocurrió? ¿Quiénes son los interlocutores internos y externos? ¿En qué fecha se validó el contrato y quién lo hizo? ¿Cuál es la principal información que debe conservarse de esta delegación de poderes? Se trata de información esencial para supervisar, asumir o auditar un contrato, que encontrará directamente en el feed de actividad del documento.
Para una comprensión rápida y sencilla, cada contrato dispone de una ficha recapitulativa generada automáticamente a partir de las cláusulas esenciales del contrato (objeto, duración, importe, plazo, etc.). Incluso es posible enriquecer manualmente el formulario de contrato añadiendo elementos específicos que deben mostrarse.
✅ Da vida a tus delegaciones de autoridad: Automatice la delegación de autoridad en los contratos que desee. Determine qué empleado es competente para actuar en nombre de su empresa. Hacer fiable la cadena de autoridad y sistematizar el cumplimiento de los procedimientos internos.
¿Cómo automatizar una delegación de poderes?
Crear una plantilla de delegación de autoridad
En un proceso de automatización de este tipo, el equipo jurídico conserva obviamente el control sobre la creación de los actos jurídicos.
El objetivo es crear el esqueleto legal, el vehículo jurídicamente fiable que cumpla la normativa y la estrategia de la empresa. Se trata, por tanto, de una versión estándar que no está personalizada.
Las preguntas que hay que hacerse antes de redactar el borrador son
| Preguntas | Indicaciones |
| ¿Cuáles son las menciones, cláusulas o términos obligatorios de una delegación de poderes? | Así obtendrá una primera versión aproximada y estática de su contrato. |
| ¿Cuáles son los actos delegados por los dirigentes? | Esto le permitirá priorizar la construcción de su cuaderno de trabajo en función de las necesidades prioritarias. |
| ¿Qué variables deben personalizarse en el documento? | Esto le permitirá construir su formulario de preguntas para el usuario del contrato. |
¿Cuáles son las preguntas más frecuentes de sus clientes internos sobre la delegación de poderes? | Esto le permitirá aportar claridad mediante la redacción de sus preguntas o a través de burbujas de ayuda para orientar a los creadores de contratos. |
Una vez creado este contrato estándar en formato Word o Google Doc, hay dos formas de automatizarlo:
- Por correo directo (a través de extensiones como Fusión y envío)
- A través de un editor sin código dedicado a la automatización de contratos como Seraphin.legal
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¿Se ha preguntado alguna vez si es necesario intervenir en determinadas partes de una delegación de autoridad? Ha llegado el momento de permitir a sus clientes internos ser los creadores de sus propios contratos con total seguridad para que usted pueda centrarse en sus tareas más complejas y prioritarias.
Así, sus clientes internos podrán personalizar su contrato desde un formulario que les guiará paso a paso a través de la cumplimentación de los distintos campos: fecha, nombre de la empresa, pregunta tipo test, única, importe del contrato, etc.
El contrato generado se actualizará en tiempo real en el panel de la derecha cuando rellene el formulario.
Establecer un sistema sistemático de aprobación interna
Si bien es importante delegar la fase de redacción, de escaso valor añadido, la fase de aprobación sigue siendo crucial, ya que sólo el delegante puede ser el autor de este acto.
De hecho, entre todas las etapas del ciclo de vida del contrato, el flujo de trabajo de validación interna es esencial para proteger al delegatario y garantizar la conformidad de las delegaciones de autoridad que otorga.
Con una plataforma específica como Seraphin.legal, puede determinar las normas aplicables para aprobar un documento según sus criterios.
Ejemplo: Para todas las delegaciones de autoridad al equipo de ventas, las siguientes personas están autorizadas a validar la delegación:
- Legal: Marina Duflot
- Lado del director : Michel Dupont
La validación interna automatizada también es una oportunidad para dar vida a todas sus delegaciones de autoridad que impliquen la toma de decisiones sobre contratos. Podrá condicionarlo en función de la naturaleza de la actividad, el tipo de contrato, el importe del contrato y llevar un seguimiento de estas acciones en caso de auditoría o control interno.
| Con una plataforma específica como Seraphin.legalpuede determinar las normas aplicables para aprobar un documento según sus criterios: tipo de contrato, importe, ámbito de actividad, etc. |
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