¿Cree que pierde mucho tiempo buscando y organizando sus contratos?
¿Está pensando en crear una biblioteca de contratos para facilitar a sus equipos un acceso simplificado y eficaz a los documentos jurídicos de su empresa?
Biblioteca de contratos, programa informático de gestión de contratos, biblioteca de contratos: son términos que se encuentran habitualmente cuando se habla de desmaterialización de los contratos.
Tanto si es usuario de Seraphin.legal, como si está buscando el software de gestión de contratos perfecto o simplemente siente curiosidad, esperamos que esta definición le ayude a ver las cosas con más claridad.
¿Qué es una contrathèque?
Es una solución, una herramienta que permite poner en común los modelos de contrato dentro de una organización y archivar y, por tanto, centralizar en un solo lugar todos los contratos firmados. Se trata de una auténtica base de datos contractual.
Al igual que Drive, Sharepoint o Dropbox, le permite recopilar los documentos legales recibidos y firmados por su empresa. Pero a diferencia de estas diferentes herramientas, una biblioteca de contratos ha sido pensado y diseñado específicamente para los contratos. A continuación se explican sus ventajas.
¿Qué necesidad hay de una biblioteca contractual?
Antes de pensar en la contrathèque como funcionalidad, es esencial preguntarse a qué necesidad responde este tipo de herramienta.
La biblioteca de contratos responde a una necesidad de centralización y mutualización de los recursos contractuales.
- Centralice todos los contratos firmados y en curso en un único lugar
- Puesta en común de todos los modelos de contrato para capacitar a los equipos no jurídicos y normalizar la política contractual de la empresa.
🗂 Centralizar los archivos contractuales
El 71% de las empresas son incapaces de localizar al menos el 10% de sus contratos, según un estudio realizado por el Contract Management Journal. Con una biblioteca de contratos, todos los documentos jurídicos, es decir, contratos, cláusulas, historial de negociación, son accesibles mediante una simple búsqueda.
El análisis de las prácticas de gestión de contratos existentes en las empresas revela numerosas dificultades:
- Gestión incoherente de los archivos contractuales
- Dificultad para extraer los datos solicitados según criterios muy específicos (objeto del contrato, país de ejecución del contrato, cocontratante, cláusulas, importe, etc.).
- Dispersión de los datos contractuales en diferentes herramientas o servidores
- Dificultad para encontrar los contratos originales firmados electrónicamente a través de diferentes cuentas
- Falta de visibilidad en los intercambios contractuales antes y después de la firma del contrato a la hora de documentar un litigio.
Sin embargo, los registros contractuales son extremadamente importantes. Como sabes, un contrato establece las reglas del juego y es una referencia en la relación con tu pareja. Un contrato no es un trozo de papel que se guarda en un cajón, sino una mina de información estratégica.
Emmanuel Tannay, Director de Contratos de Schneider Electric, nos recordó su importancia en un episodio de Palabras de los abogados.
"Cojo el trozo de papel e intento sacar de él toda la información útil posible. El trozo de papel no son solo las 20 o 70 cláusulas contractuales puras. También los anexos. Los anexos HSE, los anexos relativos a las órdenes de intercambio, los anexos sobre los desgloses de precios: todo tipo de anexos. Hay que tomar estos anexos e intentar destacar los elementos más importantes para explicar al equipo del proyecto cuáles son las reglas del juego en el contexto de la ejecución de este proyecto. Después, se trata de intentar influir en ellos para mantenerlos dentro de ese marco.
🗂 Mutualizar las plantillas de contratos con acceso autoservicio
Más del 60% de los directores de ventas de las empresas creen que las ineficiencias contractuales ralentizan el reconocimiento de los ingresos y el 50% cree que estos cuellos de botella operativos provocan la pérdida de oportunidades. Este es un tema que está causando la mayor tensión en algunas empresas.
Además, en ambas partes, las frustraciones y los temores son legítimos.
Por eso hemos optado por el no-código en Seraphin.legal. Combinado con la experiencia contractual de los abogados, el no-código es sin duda uno de los avances más útiles y prometedores para evitar las consecuencias financieras de una mala gestión de los contratos.
Una biblioteca dinámica de contratos le permitirá que sus contratos estén disponibles en autoservicio. Los equipos son autónomos en la creación de sus contratos, sin riesgo de modificaciones intempestivas. Sólo los campos parametrizados serán personalizables y todos estos datos se reutilizarán para permitirle realizar análisis.
El reto es doble:
- Permitir que los equipos realicen contrataciones más rápidas sin perder seguridad jurídica
- Utilice los datos de sus contratos almacenados en su base de datos de contratos para sus análisis contractuales.
Por ejemplo, he aquí la pesadilla que un contrathèque como Seraphin.legal puede evitar 👇.
¿Cuáles son las ventajas de una biblioteca contractual?
Una solución de este tipo permite acceder a documentos jurídicos desde cualquier lugar del mundo. La acumulación de contratos puede convertirse rápidamente en un problema para un departamento jurídico, pero también para todas las personas de la empresa que quieran acceder rápidamente a la información contenida en un contrato: financieros, comerciales, etc.
Con una biblioteca de contratos, es posible acceder a la información que le interesa de forma muy sencilla. Optar por una herramienta de este tipo significa tener acceso a todos los contratos siempre que lo desee. Con Seraphin.legal, por ejemplo, puede centralizar y encontrar fácilmente sus contratos gracias a un potente motor de búsqueda.
¿Qué características tiene una biblioteca de contratos?
Reúne un conjunto de funciones diseñadas para crear una potente biblioteca de contratos que centralice y agrupe los recursos contractuales de su empresa.
Para que todo quede más claro, hemos deconstruido una contrathèque con una descripción de los distintos elementos que la componen y capturas de pantalla de las interfaces asociadas 👇.
Una biblioteca de documentos como Drive o Sharepoint permite centralizar los documentos
Sistema de etiquetas para dar visibilidad al estado del contrato (en negociación, en firma, firmado)
Motor de búsqueda con un sistema de filtros que permite una consulta precisa de todos los datos contractuales.
Generador de contratos que permite crear a partir de una plantilla preautomatizada
Fichas recapitulativas para resumir la información más importante: objeto del contrato, partes del contrato, duración del contrato, importe del contrato, cláusula RGPD, etc.
Hoja informativa del contrato
Registro cronológico de cada acción realizada por un contribuyente.
El flujo de trabajo del contrato, desde su creación hasta su ejecución
¿Cuál es la diferencia entre un programa de biblioteca de contratos y un programa de gestión de contratos?
¿Hay quien le habla de software de gestión de contratos?
Pero, ¿cuál es la diferencia entre un programa de biblioteca de contratos y un programa de gestión de contratos?
Bueno, ninguno, otra vez.
El software de biblioteca de contratos es, en realidad, sólo un ladrillo de un software de gestión de contratos. En efecto, una solución, una herramienta que integre una biblioteca de contratos ofrece también funcionalidades que permiten crear, negociar y firmar contratos en línea de forma segura.
Para ajustarse a la realidad de su práctica, el software de gestión de contratos debe cubrir todo el ciclo de vida del contrato: desde su creación hasta su ejecución y seguimiento.
A modo de recordatorio, he aquí algunos ejemplos de características recomendadas por Comercio y contratación mundiales :
- Biblioteca de contratos centralizada y un proceso estructurado para crear sus contratos o reutilizar las plantillas existentes.
- Flujo de trabajo configurable de verificación y validación de contratos
- Funciones de gestión de bonos
- Indicadores de resultados para evaluar y supervisar los resultados del proceso de contratación
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