Gestión del ciclo de vida de los contratos
¿Tiene alguna pregunta sobre el ciclo de vida de los contratos? En este espacio encontrará todas las respuestas a sus preguntas.
Definición : Gestión de contratos
En Gestión de contratos , o Gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) es el la gestión del ciclo de vida de los contratos dentro de una empresa. Este ciclo abarca desde la creación del contrato hasta su ejecución.
Una gestióneficiente y eficaz del ciclo de vida de los contratosincluye el uso de Software de gestión de contratos , Software de gestión de contratos que permite ganar en productividad, seguridad, visibilidad y rendimiento. Estas soluciones difieren del software de gestión de documentos electrónicos, EDMya que se han diseñado específicamente para la gestión de contratos.
Las etapas de la gestión del ciclo de vida de los contratos
(CLM)
El ciclo de vida de un contrato se compone de varias etapas que representan la cronología del progreso de un contrato. Algunas de estas etapas son más estratégicas y complejas que otras y requieren más atención.
Las 6 etapas de la gestión del ciclo de vida de un contrato son
1 / Creación del contrato
Es posible que varios agentes de la empresa necesiten crear contratos.
- El Departamento Jurídico en beneficio de sus clientes internos. Los abogados son los garantes de la validez jurídica de los contratos. Su reto es garantizar que el personal operativo (compradores, comerciales, RRHH, etc.) utilice los modelos de contrato más actualizados.
- El Departamento de Compras contratará con los proveedores.
- El Departamento de Ventas para contratar con los clientes.
- El Departamento de Marketing para contratar con socios o proveedores de servicios.
- El Departamento de Recursos Humanos para contratos de trabajo, negociación colectiva o cualquier acto o procedimiento relacionado con el Derecho Laboral.
- etc.
La negociación consiste en enviar el proyecto de contrato a la parte contratante para recoger sus peticiones de modificación o adaptación.
Esta fase suele hacerse por correo electrónico, en el que los actores adjuntan el contrato en Palabra con cambios aparentes en el documento (track changes) y comentarios.
El objetivo final es que las partes acuerden una versión limpia del contrato al término de la negociación.
3 / Validación del contrato
Antes de firmar el contrato, algunas empresas pueden querer establecer un circuito de validación del negociado contrato.
Los abogados, cuando no participan en la fase de creación y negociación, deben ser capaces de revisar y validar los contratos negociados por los compradores o el personal de ventas, por ejemplo.
Pero esto no es una regla general, cada empresa tiene prácticas diferentes.
Una vez finalizado y aprobado por las partes, el contrato se envía para su firma.
Esta firma puede realizarse a mano o de forma desmaterializada gracias a la firma electrónica. Los firmantes se definen en función de criterios propios de cada empresa: función dentro de la empresa, tipo de contrato, importe del contrato a firmar, etc..
Esta fase consiste en supervisar todos los datos clave del contrato durante su ejecución.
El reto consiste en que las partes interesadas de la empresa puedan supervisar de forma sencilla la información estratégica y anticiparse a los acontecimientos. plazos plazos importantes como la finalización del contrato, el final de un plazo de preaviso, la renovación tácita del contrato, etc.
Los datos clave no son necesariamente fechas. También puede ser, por ejemplo, una cláusula específica del contrato que debe respetarse porque un cambio en la legislación podría hacerla ilegal.
6 / Archivo del contrato
Esta fase consiste en archivar todos los contratos firmados en un biblioteca de contratos. El objetivo es centralizar todos los recursos contractuales en un solo lugar, para poder recuperarlos fácilmente en caso necesario.
Y por una buena razón: el 70% de las empresas son incapaces de encontrar al menos el 10% de sus contratos. A falta de desmaterialización del proceso, o de automatización del archivo :
- los contratos firmados en papel se pierden con facilidad si no se archivan, archivan
- los contratos firmados en formato electrónico a menudo se registran localmente y no se centralizan en la base de datos de documentos de la empresa
Necesidades más comunes en gestión de contratos
Muchas empresas están pensando en la eficiencia de su proceso contractual. Y por una buena razón, Gestión de contratos es un proceso estratégico para cualquier empresa, sea cual sea su tamaño, sector o volumen de negocio, ya que el contrato es el vehículo de su negocio.
En esta búsqueda constante de la optimización para mejorar el rendimiento operativo, surgen nuevas necesidades y muchas de ellas se incluyen periódicamente en especificaciones de nuestros clientes.
He aquí algunos ejemplos de necesidades que le permitirán identificar las suyas y tomar las medidas necesarias para optimizar su proceso de contratación:
Características esenciales de un programa informático de gestión de contratos
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