¿Qué es un formulario de contrato?
A formulario de contrato es un documento breve que consolida la información básica necesaria para entender el contrato.
Su objetivo es centralizar la información esencial necesaria para tener una visión de conjunto y asumir el control del contrato.
Dependiendo de los procesos de gestión de contratos y de la naturaleza de la información, los registros de contratos pueden crearse y enriquecerse manual o automáticamente tras la redacción de su documento.
Los pliegos de condiciones proporcionan un primer nivel de información cuando busca dentro de su biblioteca de contratos.
Ventajas del formulario de contrato
Tenemos intercambios diarios con muchos abogados internos, gestores de contratos o el personal operativo, que a menudo nos cuentan sus problemas contractuales. He aquí algunos ejemplos de problemas encontrados y las soluciones posibles gracias a los pliegos de condiciones para ganar en claridad y eficacia. enriquezca su biblioteca de contratos.
Problema 1: Introducción manual de formularios de contrato
Suposición: El operador crea el contrato a partir de una biblioteca de contratos, pero no cumplimenta el formulario de contrato.
Cuando los contratos se crean a partir de plantillas estáticas de Word o Excel puestas a disposición de los equipos operativos, algunos equipos jurídicos suelen tener dificultades para recuperar los archivos de los contratos.
En efecto, ya sea por falta de tiempo, de organización o por olvido, esta concesión de independencia a través de una biblioteca contractual también puede conllevar una pérdida de visibilidad y de información.
Es bueno saberlo: En efecto, es una mala práctica que cada agente mantenga su versión del contrato almacenada localmente en su ordenador.
- Los datos contractuales no están centralizados, lo que impide a los equipos financieros, jurídicos o de otro tipo acceder a ellos para gestionar el contrato.
- Reutilizar el mismo modelo varios meses después supone un riesgo jurídico y financiero, ya que puede resultar obsoleto.
Solución : Generación automatizada de documentos mediante un Software de gestión de contratos. La información contenida en su formulario de contrato se recoge automáticamente a partir de su formulario de generación de documentos.
Problema 2: Falta de almacenamiento centralizado y dispersión de la información
Suposición: La información contractual está dispersa y perdida en distintos archivos.
Como resultado de esta práctica, la información puede perderse por salidas o movilidad interna, especialmente cuando estos archivos se almacenan localmente. De hecho, el 71% de las empresas no consigue localizar al menos el 10% de sus contratos.
Soluciones: Archivo de todos los datos contractuales en un espacio específico
| Gracias a un programa informático de gestión de contratos: Su contrato y el expediente asociado están centralizados y archivados automáticamente en un espacio dedicado. Todos los documentos son accesibles gracias a un motor de búsqueda que le permite encontrar sus documentos basándose en los datos de su contrato (partes, objetos, fecha defecha de caducidad etc...) |
| Con una persona dedicada : Delegue esta tarea en una persona de la empresa. Puede tratarse de un abogado especializado, un asistente jurídico o un gestor de conocimientos jurídicos dedicado a la recopilación, creación y centralización de formularios contractuales o cualquier otro documento contractual. |
Problema 3: Estructuración heterogénea de las formas contractuales
Hipótesis: La información no es muy legible y está organizada de forma diferente para cada empleado.
De hecho, estructurar el conocimiento es un proceso que implica adherirse a ciertas normas beneficiosas que tienen muchas ventajas. Los puntos de referencia aportan claridad y ahorran tiempo. No dude en crear plantillas para pliegos de condiciones de estructura similar.
Solución:
| Gracias al software de gestión de contratos: Sin necesidad de crear plantillas para las hojas de contrato, la información contractual clave (asunto, partes, importe, duración, etc...) constituye bloques que puede añadir en un clic tras la creación de su documento. |
| Si no hay herramienta : Puede crear plantillas de pliegos de condiciones que contengan la misma información y la misma estructura. También es posible distinguir las plantillas según el tipo de contrato o el tipo de actividad. Su biblioteca de contratos estará compuesta por un modelo de documento y el formulario de contrato adecuado para cada tipo de contrato. |
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