¿Qué es la gestión electrónica de documentos (GED)?

EDM: Definición

En EDM para Gestión electrónica de documentos que se define como el proceso de gestión informatizada de documentos nativamente digitales o digitalizados.

EDM sustituye la gestión "manual" de documentos "en papel" por un software que permite crear, producir, archivar, compartir y proteger documentos.

La gestión electrónica de documentos (GED) apareció en los años 80 y es la herramienta en torno a la cual se construye la arquitectura de datos de una empresa, dado que recibe todos los documentos.

Elegir una solución de GED permite almacenar, controlar y hacer circular todos los documentos dentro de la empresa.

La implantación de una GED permite desmaterializar los procesos empresariales vinculados a los documentos digitales.

¿Cómo funciona el software EDM?

La gestión electrónica de documentos suele caracterizarse por varias etapas que siguen el modelo del ciclo de vida de un documento o flujo documental: creación o adquisición del documento, colaboración en torno al documento, archivo del documento hasta su visualización y puesta en común.

La gestión electrónica de documentos puede utilizarse en diversas actividades: facturación, contabilidad, asuntos jurídicos, gestión de contratos, recursos humanos, informática.

¿Cuáles son las ventajas de la electroerosión?

El software generalista EDM le permite :

• Reducir el uso y el coste del papel.
  Al centralizar los recursos documentales, la empresa gana eficacia en la gestión diaria del trabajo, ya que se puede acceder fácil y rápidamente a los documentos electrónicos.  
• La productividad aumenta para la organización, ya que los documentos son accesibles para todos internamente y en cualquier momento. Esto facilita la búsqueda de información. 
• Compartición mejor y más segura del fondo documental de la organización.
• La búsqueda de documentos y, por tanto, de información, es más fácil gracias a un sistema de indexación.
  Asegurar determinados documentos confidenciales mediante un acceso específico y reducir el riesgo de perder un documento.

El software de gestión de documentos adaptado a los contratos permite :

- Liberar tiempo para los equipos jurídicos
- Ofrecer una experiencia contractual fluida y colaborativa
- Simplificar y hacer más fiables los procedimientos de validación interna.
- Optimizar el seguimiento de los plazos contractuales
- Gestionar la actividad contractual mediante indicadores fiables

¿Cómo implantar un programa informático de GED?

La implantación de un GED requiere una perfecta definición de las necesidades específicas de los empleados y las empresas. Para ayudarle a elegir un software de gestión documental adaptado a los contratos, he aquí las necesidades más comunes que hemos identificado en materia de gestión de contratos:  

• Liberar tiempo para los equipos jurídicos  
• Ofrecer una experiencia contractual fluida y colaborativa 
• Simplificar y hacer fiables los procedimientos de validación interna 
• Optimizar el seguimiento de los plazos contractuales 
• Centralice y agrupe sus recursos contractuales 
• Conectar los datos contractuales a las herramientas de la empresa 
• Gestión de la actividad contractual mediante indicadores fiables 

¿Qué son las herramientas de electroerosión?

Existen muchos paquetes de software de electroerosión denominados "generalistas" que pretenden satisfacer el mayor número de necesidades. Por otro lado, la tendencia actual en los últimos años ha sido hacia la especialización de soluciones y software de electroerosión por necesidad/actividad vertical.

En el ámbito vertical de la desmaterialización de contratos, por ejemplo, las mejores herramientas de que disponen las empresas son las nuevas soluciones SaaS, más innovadoras y operativas.

Le permitirán ir mucho más allá de un simple sistema de almacenamiento y edición de documentos y mejorar su producción, sobre todo explotando y mejorando sus datos contractuales.

Por ejemplo:

• Facturación EDM : Spendesk
• GED Contractual : Seraphin.legal
• EDM IT : GitHub
• Participación GED : Quórum fácil y Registro General

Glosario de acrónimos relacionados con la electroerosión

¿Se siente perdido entre la avalancha de términos, siglas y acrónimos utilizados para describir la gestión electrónica de documentos?

He aquí un glosario para ayudarle a entender las diferencias que a veces no existen.

DMS: Document Management System = término equivalente en inglés

EDM: Gestión Electrónica de Documentos = término equivalente en inglés

ECM: Gestión de contenidos empresariales

GEIDE: Gestión Electrónica de la Información y los Documentos en la Empresa = se centra en el aspecto colaborativo y la puesta en común.

SAE Sistema de registro electrónico = funcionalidad integrada con EDM

EDI: Intercambio Electrónico de Datos = funcionalidad incorporada en este tipo de software.

¿Cuáles son las principales características de un programa informático de electroerosión? 

Estas son las funcionalidades de una solución de software de electroerosión de uso general:

• Creación y adquisición del documento
• Almacenamiento electrónico de documentos
• Motor de búsqueda documental (texto completo o íntegro)
• Gestión de acceso e intercambio de datos 
• Trazabilidad de las distintas versiones de un documento y sus sucesivas modificaciones
• Creación de flujos de trabajo
• Interoperabilidad, que permite a la GED comunicarse con todas las soluciones y herramientas del sistema informático de una empresa.

A continuación se enumeran las características del software de gestión electrónica de documentos contractuales:

• Automatización de los contratos sin código
• Generación automática de contratos
• Negociación colaborativa de contratos
• Workflow de validación interna
• Firma electrónica
• Seguimiento de los contratos (plazos, cuadro de mandos estadístico, etc.)
• Archivo de contratos
• Integraciones