¿Nunca ha oído hablar del no-código en la gestión de contratos? No hay por qué asustarse, no estás muy lejos. Si el sin código está en alza y se ha democratizado entre los equipos de ventas, marketing y productos del mundo tecnológico, sigue adoleciendo de falta de concienciación a la hora de aplicarlo al lenguaje contractual.
En sin código aplicado a la gestión de contratos es sin duda uno de los avances más útiles y prometedores en la optimización de los procesos contractuales.
Le explicamos las ventajas de forma muy concreta.
Dar autonomía en la creación de contratos sin perder seguridad jurídica
No poder avanzar rápidamente en un contrato y temer la pérdida de una oportunidad ante la falta de respuesta de los juristas.
Dar autonomía a los equipos no jurídicos en la creación de sus contratos y asumir los riesgos jurídicos y financieros derivados de la celebración del contrato.
Se trata de un tema que cristaliza las mayores tensiones en el seno de algunas empresas. Hay frustraciones y temores legítimos por ambas partes.
El 52% de los departamentos jurídicos considera que el departamento jurídico es eficaz a la hora de aportar valor a la empresa.
Más del 60% de los directivos de empresas creen que la ineficacia de los contratos ralentiza el reconocimiento de los ingresos. De hecho, el 50% cree que estos cuellos de botella operativos suponen una pérdida de oportunidades.
Para equilibrar la balanza, muchos equipos jurídicos han optado por contratos de autoservicio que siguen siendo seguros gracias a la ausencia de código.
En no-code en la gestión de contratos no es sólo una fuente de ahorro de tiempo, es también y sobre todo una garantía de contratos protegidos.
Así, los equipos pueden poner a disposición de los distintos equipos afectados los recursos contractuales que les sean útiles para avanzar en su actividad sin temer la modificación de partes del contrato.
Por su parte, los equipos de ventas pueden iniciar el proceso de contractualización en las mejores condiciones posibles siguiendo un flujo de trabajo automatizado establecido por el equipo jurídico.
Audrey Gillessen, Directora Jurídica de Ornikar, nos lo contó en un episodio de Paroles de Juristes: es esencial responsabilizar a los miembros de tu equipo de sus contratos.
Le gustaría enviar la documentación contractual completa para asegurarse el acuerdo de su futuro cliente.
No hay que esperar ni preguntar a nadie, ya que Inés, encargada de los contratos comerciales en la empresa, ha puesto a disposición del equipo de ventas todas las plantillas útiles según el tipo de venta.
Para generar su contrato, Marc se limita a rellenar un formulario con los datos de su cliente y los del servicio vendido (además, ¡nadie los conoce mejor que quien los vende!). Marc puede ver cómo se genera su contrato en tiempo real. Marc no podrá modificar inadvertidamente una cláusula RGPD o una cláusula de limitación de responsabilidad.
Una vez superada esta fase, Mark puede enviar su contrato directamente al cliente para su corrección, revisión y firma en línea.
Tenga en cuenta que si la política contractual de la empresa implica que los contratos deben ser validados sistemáticamente o validados a partir de un determinado importe u otras condiciones, la(s) persona(s) autorizada(s) a validar los contratos será(n) notificada(s) inmediatamente por correo electrónico entre las etapas de creación y firma del contrato.
Permitir a la abogacía innovar de forma autónoma
Desde 2015 y el auge de las legaltechs, el mundo jurídico se ha planteado periódicamente esta pregunta: ¿deberían los abogados aprender a programar?
En Seraphin.legal, creemos que los abogados no necesitan aprender a programar para automatizar sus contratos. Es nuestra responsabilidad como agentes innovadores en el mercado de la tecnología jurídica implantar interfaces gráficas sencillas que permitan automatizar los contratos sin código, es decir, sin escribir una sola línea de código.
Si uno de sus objetivos es liberar tiempo de sus equipos jurídicos mediante la capacitación de sus clientes internos, su software de gestión de contratos debería permitirle automatizar sus contratos sin conocimientos técnicos. También es lo que le permitirá bloquear secciones enteras de sus contratos para reforzar la seguridad jurídica de sus compromisos. Sólo los campos a editar serán modificables desde un formulario.
Además de automatizar sus contratos, el no-código aplicado a la gestión de contratos debería ofrecerle la posibilidad de crear flujos de trabajo personalizados.
El objetivo es guiar a los equipos encargados de la contratación por un camino predeterminado.
- Usted es libre de añadir los pasos que le parezcan necesarios para este tipo de contrato
- Implique a las personas adecuadas de la empresa a la hora de negociar, aprobar y firmar el contrato. el contrato en función de su naturaleza, cuantía u otros criterios.
¿Cómo funciona? En Seraphin.legal, nuestro editor sin código le permite crear bloques, variables y condiciones de visualización para crear el formulario de creación de documentos.
Esto permite transformar un documento estático en un documento dinámico. |
Enviar la validación de los contratos a los contactos adecuados
No saber con quién validar un contrato y perder constantemente el tiempo por chat, correo electrónico o en persona para encontrar a la persona adecuada.
Quedarse con un contrato contencioso que no ha sido enviado al departamento jurídico para su validación por parte de los equipos operativos. Tanto si es abogado como si forma parte de un equipo no jurídico, es posible que se reconozca en una de estas dos experiencias.
La homologación interna es una cuestión importante, independientemente del número de personas de su empresa, su campo de actividad o el volumen de producción contractual.
Si bien los equipos jurídicos participan en la redacción y negociación del proyecto contractual de determinados contratos y garantizan el control previo de los riesgos jurídicos, no es necesariamente el caso de todos los contratos firmados por la empresa.
La complejidad reside en garantizar el cumplimiento de los compromisos en los que no interviene el Departamento Jurídico.
Obviamente, si pudieran sus colegas juristas lo harían.
Sin embargo, debido a la falta de tiempo y al aspecto lento de este proceso, la validación interna puede ser un verdadero cuello de botella cuando se hace manualmente.
La ventaja de la ausencia de código en esta fase del ciclo de vida del contrato es que elimina todas las fricciones creadas por la multiplicidad de tareas manuales. Ir y venir por correo electrónico, descargar archivos, encontrar a la persona de contacto adecuada, etc...
En cambio, la automatización de este proceso permite conciliar rendimiento y cumplimiento. Al eliminar las tareas que consumen tiempo, se gana en eficacia al reducir el tiempo empleado en asegurar el proceso de firma.
Elimine las tareas que le quitan tiempo
92%: es la proporción de tareas que requieren mucho tiempo en el proceso de contratación.
Demostrar con el ejemplo es la mejor manera de demostrar el valor añadido de no-code en la gestión de contratos frente a la multitud de tareas que consumen tiempo y que conforman este proceso.
Estas son algunas de las tareas que eliminan el código no-code.
| Tareas que consumen tiempo | Sustituido por |
|---|---|
| Recopilar información importante sobre la operación que se va a contratar | Una forma dinámica (generador de contratos) en el que el responsable del contrato puede introducir la información |
| Completa los campos variables de tus contratos borrando e insertando la información recopilada por tus colegas. | Un formulario dinámico en el que el responsable del contrato puede introducir la información |
| Descargue el contrato localmente y compártalo por correo electrónico o chat con la persona responsable | El contrato se comunica al responsable de la etapa siguiente en cuanto se valida la primera etapa. |
| Encontrar a la persona adecuada para negociar, validar o firmar el contrato | Los flujos de trabajo de los contratos ya están predeterminados según los criterios determinados por su empresa. El contrato sigue su curso y siempre se enviará a la persona adecuada en cada fase del ciclo de vida del contrato. |
| Búsqueda de información relativa a un contrato gestionado por una persona operativa para crear un expediente de contrato | El formulario de contrato se genera automáticamente tras su creación |
| Recopile manualmente todos los contratos y su información en una hoja de cálculo de seguimiento de vencimientos y en sus agendas. | Los recordatorios se programan y se muestran en un calendario de gestión de vencimientos para ofrecerle una visibilidad cronológica y priorizada. Toda la información del contrato se adjunta a cada registro de vencimiento. |
| Dedique de 1 a 2 horas semanales a los informes contractuales. | Todos los datos recogidos a lo largo del ciclo de vida de un contrato se utilizan para permitirle gestionar su actividad contractual a través de un cuadro de mandos estadístico. Exporte estos datos en formato Excel y ahorre entre 1 y 2 horas a la semana. |
Obtener visibilidad mediante la recopilación de datos
Es viernes, son las 5 de la tarde y tienes que dedicar una o dos horas de tu tiempo, como cada semana, a hacer tu informe semanal sobre la actividad contractual.
Un mal necesario para tener más visibilidad sobre el estado de su proceso contractual, lo que funciona, lo que no funciona y extraer de ello ejes de progresión o de valorización.
Por otra parte, los informes manuales son lentos y poco fiables.
- Los datos del contrato son estáticos y no se actualizan automáticamente
- Los informes detallados se elaboran manualmente (1 a 2 horas por semana)
- Los equipos jurídicos no disponen de indicadores numéricos que respalden sus argumentos, hipótesis y decisiones
- La empresa no tiene visibilidad sobre el estado del proceso contractual en un momento dado
Una vez integrado el código no en la gestión de contratos, la información esencial se muestra automáticamente en el panel de estadísticas cada vez que el contrato alcanza una determinada fase.
Sin ser un experto en Excel y sus funciones, puede generar sus informes en unos pocos clics y personalizarlos seleccionando los criterios que interesan a las personas que los leerán.
Opte por combinar la ejecución contractual con la seguridad jurídica
Sin compromiso y sin tarjeta de crédito.
