Seraphin.legal I Modèle de cahier des charges

Modèle de cahier des charges à télécharger gratuitement

Sommaire

📥 Télécharger gratuitement

Vous préférez commencer par réaliser votre cahier des charges en interne ? Nous vous avons dressé les éléments incontournables à faire figurer dans votre document pour vous assurer que votre cahier des charges est bien réalisé en bonne et due forme.

 

🌎 Contexte

 

Cette première étape vise à rédiger quelques lignes pour énoncer les problématiques rencontrées. Il s’agit du fondement de la demande. 

Aussi importante que la partie technique, cette partie permet de donner du sens au développement du projet et permet de faciliter la compréhension des besoins de votre direction juridique. 

Cette étape n’est pas à sous-estimer ! Plus votre problématique sera claire et bien fondée, plus votre cahier des charges sera pris au sérieux si vous le présentez pour débloquer un budget. 

 

Exemple : Nous rencontrons des difficultés à répondre aux demandes d’informations juridiques de nos opérationnels. Notre équipe composée de 5 juristes n’est pas suffisante face à la demande croissante, notamment en période de crise. Cette contrainte rallonge les délais de réponse et empêche de réagir dans l’urgence.

De plus, nous sommes régulièrement sollicités pour répondre à des problématiques simples et récurrentes. Le temps consacré à ces sollicitations est consommateur de temps au détriment des opérations les plus complexes.

Chiffres clés : 

  • Délai moyen de réponse : 
  • Nombre de requêtes simples par mois : 
  • Nombre de requêtes complexes par mois : 
  • Type de requêtes récurrentes : 
  • Nombre d’opérationnels pour un juriste : 
  • Temps consacré par juriste aux problématiques simples : 
  • Temps consacré par juriste aux problématiques complexes : 
  • Top 5 des clients internes aux besoins récurrents :

[…] “

 

🎯 Objectifs

 

Une fois le contexte et les problématiques rencontrées exprimées, il est essentiel de déterminer vos attentes et le résultat escompté. 

Si vous disposez des données nécessaires, il est également recommandé de quantifier vos objectifs. 

 » Nous voulons améliorer notre satisfaction client et nous libérer du temps pour nous consacrer à des tâches à forte valeur ajoutée. Aujourd’hui le taux de satisfaction est de 60%, nous visons les 80% un an après la mise en place du nouvel outil « .

  • OBJECTIF 1 : Permettre aux opérationnels de trouver, en toute autonomie, des réponses rapides à leurs questions juridiques récurrentes et simples.
  • OBJECTIF 2 : Permettre aux opérationnels d’être orienté vers le juriste compétent en ligne pour leurs questions plus complexes.
  • OBJECTIF 3 : Permettre aux juristes de gagner du temps par l’automatisation de la rédaction de documents.
  • Baisse de x% du délai moyen de réponse sur les problématiques simples
  • NPS (satisfaction des clients internes) : [x]
  • Moins de [durée] par jour sur des problématiques simples 
  • Temps gagné par juriste 
  • [x]€ économisés en ressources externes.
  • Baisse de [x]% des pénalités liées aux erreurs sur des aspects juridiques

 

 

👥 Equipe

 

Un projet est souvent porté par une équipe orchestré par un(e) chef(fe) de projet.
Dans cette partie, attribuez un rôle à chacun de vos collaborateurs. 

Exemple de rôles : 

  • Chef de projet
  • Expert métier
  • Référent DSI / Equipe technique
  • Utilisateur – bêta testeur 

 

Attention ⚠️ : Ne laissez pas de côté votre équipe de juristes ! Plus vous incluez vos futurs utilisateurs dans votre projet, plus ils seront engagés dans l’utilisation du livrable et vous aideront même à l’optimiser grâce à leur expertise métier. Creusez dans l’organigramme de votre direction juridique, vous y trouverez des partenaires inestimés. 

 

Nom – Prénom Rôle projet Société E-mail de contact
Nom et prénom Rôle Seraphin.legal contact@seraphin.legal
Nom prénom Rôle Seraphin.legal contact@seraphin.legal
Nom prénom Rôle Entreprise
Nom prénom Rôle Entreprise

 

 

🧰 Description fonctionnelle des besoins

 

La description fonctionnelle peut apparaître comme la partie la plus complexe à rédiger.
Ne vous inquiétez pas, cette partie appelle plus à la logique et à votre connaissance de vos besoins plutôt qu’à des compétences techniques.

Dans cette partie, vous devez expliquer en quelques lignes ce que doit faire votre application ou autre livrable de votre projet.

 

Fonction : Assistant juridique 

Sous-fonctionnalité : 

  • Qualification de la demande
  • Réponse ou mise en relation
  • Attribution de la question au juriste compétent
Objectif 
  • Objectif 1 : Permettre aux opérationnels de trouver, en toute autonomie, des réponses rapides à leurs questions juridiques récurrentes et simples.
  • Objectif 2 : Permettre aux opérationnels d’être orientés vers le juriste compétent en ligne pour leurs questions plus complexes.
Description “L’Assistant propose un jeu de questions-réponses prédéfinies selon une arborescence de type « arbre décisionnel ». Cet arbre a été conçu par notre équipe et a été intégré à la plateforme par Seraphin.

Un récapitulatif des échanges questions-réponses est présenté à côté de l’Assistant. Le clic sur l’une des étapes permet de revenir à cette étape dans l’Assistant et de modifier sa réponse. 

[…]”

Contraintes / règles de gestion “Le service n’est accessible que par les opérationnels et les juristes. Les arbres décisionnels peuvent être modifiés uniquement par leurs administrateurs. […]”
Niveau de priorité Priorité haute

Priorité moyenne

Priorité basse

 

Bon à savoir : Si vous avez en tête une idée du design final, faites une maquette. Nul besoin d’utiliser un outil de design, une simple maquette sur Power Point peut être suffisante pour un premier jet. 

 

💵 Budget

 

Disposez-vous d’un budget pour réaliser votre projet ? Si oui, intégrez-le directement dans votre cahier des charges et mettant en avant toutes les ressources à disposition.

Si pour l’instant vous ne disposez pas d’un budget, ce n’est pas une raison pour minimiser cette partie !
Selon une étude DayOne, 80% des directions juridiques ne disposent pas d’un budget pour la transformation de leur direction juridique.

Lorsqu’on entreprend un projet d’amélioration de la satisfaction client interne par exemple,  le budget n’est pas uniquement évoqué sous le prisme des dépenses nécessaires pour structurer un service juridique.

Au contraire, évoquer le budget de votre département juridique peut être un réel point fort de votre proposition puisqu’un gain de ressources externes et de temps peut être généré.

Vous pouvez donc faire de votre besoin de structurer votre service en direction juridique efficace un vrai atout d’optimisation de budget, tout en créant de la valeur pour les juristes d’entreprise et les opérationnels.

 

Coût Gains
Poste x

Montant en euros

Avantage x

Montant estimé de l’économie en euros

 

📅 Calendrier

 

Rien de mieux qu’un rétroplanning pour vous organiser et avoir une vue claire sur le suivi de votre projet.
N’hésitez pas à fixer des étapes pour les phases les plus complexes avec des livrables intermédiaires. 

Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4 Semaine 5  Semaine 6
[Phase] Livrable [Phase]

Livrable

[Phase]

Livrable

[Phase]

Livrable

[Phase]

Livrable

[Phase]

Livrable

[Tâche] [Tâche] [Tâche] [Tâche] [Tâche] [Tâche]
[Tâche] [Tâche] [Tâche] [Tâche] [Tâche] [Tâche]
[Tâche] [Tâche] [Tâche] [Tâche] [Tâche] [Tâche]