Introduction. Seraphin vous accompagne tout au long de votre transformation digitale via une série d’articles qui vous offre les bonnes pratiques et une méthodologie pour réussir votre transformation dans les meilleures conditions. Cet article est le premier de cette série.
Prendre conscience d’intégrer l’innovation dans sa pratique est une étape clé dans le développement d’une direction juridique mais risquée. En effet, une mauvaise préparation conduit à désintéresser l’équipe et à obtenir des réponses qui vont fausser votre analyse.
Afin de concevoir votre audit, il est nécessaire de prendre du recul par rapport à la production de l’équipe et d’identifier les process et les tâches réalisées. Interroger son équipe permet d’identifier un nombre conséquent d’éléments (on parle de démarche de bottom-up).
À travers cet article, nous vous proposons un panel de pratiques pour le recensement des usages. En effet, réaliser un état des lieux revient à questionner l’essence même de la production.
Comment impliquer son équipe dans cette démarche d’innovation ? Comment choisir et préparer ses questions ?
Étape 1 : Impliquer votre équipe. Gardez bien en tête que les usages sont la manifestation de la personnalité professionnelle de votre équipe. L’entreprise fournit les outils certes, mais le juriste se les approprie à sa manière et optimise son action. Entre la suite Office, les outils d’archivage, les outils de contract management, les sites de recherches juridiques etc. chaque juriste va s’adapter à sa manière.
En conséquence, pour un ensemble d’outils, il existe toujours une pluralité d’usages qu’il convient d’identifier et de prendre en compte afin que le juriste puisse conserver son autonomie.
Contrairement aux idées reçues, il est possible de digitaliser une direction juridique en profondeur, tout en minimisant l’impact sur les usages existants. Ainsi, il est judicieux de rappeler à l’équipe que votre démarche consistera à prendre en compte les usages afin de choisir l’outil adapté qui va les aider dans leur pratique quotidienne.
Ayant écarté les anxiétés liées à l’innovation, votre équipe comprendra aisément les enjeux du projet.
Étape 2 : Fixer les objectifs de l’audit. La fixation des objectifs est un travail de délimitation. Il faut distinguer les objectifs de l’audit, des objectifs du programme de digitalisation. Quels sont les éléments que l’audit doit déterminer ? Il convient d’orienter vos objectifs vers le constat.
En matière d’audit de transformation, nous cherchons à déterminer notamment les éléments suivants :
- Quelles sont les tâches qui peuvent être automatisées, ou plus largement assignées à une ressource moins onéreuse ?
- Où se situe l’équipe en termes d’aspect communautaire ?
- Quelle est l’ampleur des failles de confidentialité ?
Étape 3 : Déterminer une trame. Avant de vous lancer à corps perdu dans une interview, il convient d’élaborer une trame. A cette fin, nous préconisons de réaliser un projet de décomposition des tâches juridiques adaptée à votre structure.
Les travaux de Me. Richard Susskind peuvent être utilisés comme matériaux bruts à affiner. Il propose la décomposition suivante pour l’avocat-conseil (dont les tâches restent analogues à celui du juriste d’entreprise) :
- Vérification préalable du droit positif
- Recherche juridique
- Négociation
- Rédaction d’actes
- Gestion de documents
- Évaluation de risque
- Délivrance d’un avis juridique
C’est à partir de ces grandes catégories que vous allez essayer d’approfondir l’analyse jusqu’à ce qu’il ne reste aucune inconnue. N’hésitez pas à ajouter ou retirer des éléments afin de correspondre au mieux à votre pratique. Pour identifier une tâche, il faut que vous soyez en mesure d’estimer facilement la ressource à affecter, la durée, le coût et l’état d’avancement de la tâche.
Étape 4 : Analyser vos usages en profondeur. Nous allons donc orienter nos questions dans le prisme des objectifs précédemment établis. La méthode du questionnement, dont vous trouverez un résumé ici par exemple, propose une matrice d’analyse éprouvée et efficace (nb: il s’agit du premier lien Google, je vous invite à poursuivre vos recherches sur le sujet pour plus de précisions).
Bien entendu, il convient de l’adapter à notre cas, pour la recherche juridique, les questions suivantes pourront être posées :
- Quels sites sont consultés ?
- Combien ?
- Dans quel ordre ?
- Combien de temps dure la recherche ?
- Téléchargez-vous le contenu des sites ?
- Gardez-vous les références ? les liens ?
- Sous quels formats ?
Ce travail de préparation est nécessaire pour la bonne conduite d’un audit et les réponses vous permettront d’identifier les points clés qui vont guider votre analyse.
Crédit illustration Icons8, Markus Spiske