Legal bot en Direction Juridique – “J’aimerais mettre en place un guide juridique permettant aux collaborateurs d’avoir accès aux informations clés facilement et sans avoir à nous solliciter quand ils ont un doute sur un sujet juridique en particulier.”1 Morgan Petitjean, VP Payments & Legal chez Swile.
Nous vous le confirmons Morgan, c’est possible ! Les legal bots ont fait depuis quelques années leur entrée au sein de nombreuses directions juridiques et connaissent un succès croissant au sein de ces entreprises. Parmi eux, les legal bots à interactions dites « faibles », c’est-à-dire ceux pour lesquels le juriste aura configuré des réponses à certaines questions prédéfinies. Destinés aux opérationnels ou aux clients, ces legal bots sont de véritables économiseurs de temps.
Voici 5 raisons d’intégrer un legal bot un au sein de votre direction juridique.
Le legal bot permet de communiquer simplement et à tout moment de l’information juridique
L’objectif premier du legal bot est de fournir à vos clients de l’information juridique claire et accessible à tout moment.
Vos clients sont la plupart du temps les opérationnels des autres départements de l’entreprise (marketing, achats, commerciaux, service après-vente, logistique, etc.) et, aussi, vos clients finaux.
Leurs besoins premier vis-à-vis de votre direction juridique est de pouvoir obtenir des réponses à leurs questions, souvent dans l’urgence, d’une manière suffisamment claire et digeste pour un non-initié au droit.
Selon l’étude Grand Angle du Business & Legal Forum et EDHEC Business School, 50% des opérationnels estiment que les juristes devraient mieux partager l’information juridique.
L’utilisation d’un legal bot répond parfaitement à ce besoin en permettant à la direction juridique de formaliser par écrit de manière simple et complète l’ensemble des réponses aux questions récurrentes.
Bon à savoir 💡 : Vous pouvez à tout moment mettre à jour les contenus juridiques de vos legal bots en fonction des évolutions législatives, réglementaires ou internes.
Le legal bot devient rapidement le point d’entrée central des questions à destination de la direction juridique mais aussi un vrai outil de communication interne pour mettre en avant le travail des juristes.
Le legal bot permet d’automatiser une partie de l’activité du juriste
Un effet positif de la mise en oeuvre d’un legal bot par votre direction juridique est indéniablement l’automatisation d’une partie de votre activité en tant que juriste.
En proposant aux opérationnels de poser leurs questions à un legal bot, votre direction juridique s’offre l’opportunité de réduire le nombre de requêtes directes faites à votre service juridique, et particulièrement celles récurrentes et/ou ne nécessitant pas une réponse personnalisée.
Donner la possibilité aux opérationnels d’obtenir des réponses en « self-service » à leurs questions juridiques permet à votre équipe de juristes de réaffecter leur temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée et constitue une rationalisation souvent bienvenue au sein de la direction juridique.
Bon à savoir 💡: le legal bot vous permet également de générer automatiquement des documents à partir des informations collectées.
Le legal bot permet de pré-qualifier la problématique juridique
En discutant avec de nombreux juristes d’entreprise, on se rend compte qu’un besoin fréquent de la direction juridique est aussi d’aider les opérationnels en interne à mieux formuler leurs problématiques juridiques pour permettre aux juristes de les traiter de manière plus efficace.
Attention ⚠️ : C’est la limite des bots utilisant l’Intelligence Artificielle qui imposent à l’opérationnel de poser sa question en langage naturel. Si la question est mal formulée par l’opérationnel, ce type de bot éprouvera des difficultés à lui proposer une réponse pertinente à sa problématique.
A l’inverse, le legal bot basé sur l’algorithmie, permettent aux juristes de mieux qualifier les demandes et donc de fournir des réponses ciblées et pertinentes.
Une fois les informations de pré-qualification récoltées par le legal bot (nature de la demande, pièces justificatives, etc.), sachez que vous pourrez aussi reprendre la main sur les échanges avec l’opérationnel si vous le souhaitez.
Le legal bot permet de diriger les questions ciblées au bon expert de la direction juridique
Lorsqu’un opérationnel a un besoin juridique, il aura souvent tendance à solliciter son réseau personnel au sein de la direction juridique alors qu’il s’agit pas de l’interlocuteur compétent pour sa problématique. Au pire, vos clients internes compte sur votre bienveillance pour les rediriger vers le bon interlocuteur en interne.
Cette façon de procéder n’est clairement pas optimale ni pour vous, ni pour votre client interne, et reflète une problématique basique d’accès au bon interlocuteur au sein de la direction juridique.
Le legal bot vous permet de remédier à cette mauvaise pratique.
En fonction de la question, et de la catégorisation que vous lui avez attribué, le legal bot est capable de fournir une réponse circonstanciée à l’utilisateur, ou de le rediriger vers le bon interlocuteur au sein de la direction juridique
Bon à savoir 💡 : le legal bot peut fournir à votre client interne les coordonnées du juriste compétent, ou l’inviter à rédiger son message directement dans l’interface du legal bot qui sera alors automatiquement transmis au juriste pertinent au sein de la direction juridique.
Le legal bot permet de collecter de la donnée pour mieux piloter la direction juridique
Une fois que le legal bot est entre les mains des opérationnels de l’entreprise, il lui est possible de collecter précisément les données d’utilisation du bot et de transformer cette donnée en tableau de bord.
Elle pourra déterminer des indicateurs tels que :
✅ le nombre de questions posées au legal bot
✅ les questions les plus fréquemment posées
✅ la durée moyenne de traitement d’une demande renvoyée à un juriste par le bot
✅ la satisfaction des utilisateurs du legal bot
✅ tout autre indicateur pertinent tant que la donnée est bien collectée par le bot
Grâce à ces données, vous pourrez faire évoluer le legal bot en améliorant les réponses déjà programmées ou en ajoutant de nouvelles. Cela vous permettra également de mesurer la satisfaction de vos clients internes grâce à des indicateurs tels que le NPS par exemple.
Bon à savoir 💡 : Les legal bots permettent d’exporter les données qu’ils ont collectées sous différents formats, notamment au format Excel. Les legal bots les plus performants proposent d’intégrer directement à leur interface des tableaux de bord pour rendre ces informations accessibles à toute l’équipe juridique.
1. Dans la peau de Morgan Petitjean, première juriste à avoir rejoint Swile (ex-lunchr) en 2017, devenue VP Payments & Legal I Leeway, 2020
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