Qu’est ce qu’un contrat de prestation de services (freelance) ?
Le contrat de prestation de services, utilisĂ© dans le cadre d’une mission de freelance, est la convention par laquelle une entreprise, cliente, engage un travailleur externe Ă l’entreprise et indĂ©pendant pour rĂ©aliser une ou plusieurs prestations.
Clausier du contrat de prestation de services (freelance) : Quelques clauses indispensables
Clause de non-concurrence | Pour éviter que le prestataire travaille avec des concurrents ou créé une activité similaire à la votre. |
Clause de transfert de propriĂ©tĂ© | Pour encadrer la cession de droits d’auteurs, dans le cadre d’une crĂ©ation d’une prestation de crĂ©ation artistique ou de conception industrielle. |
Clause compromissoire | dans l’hypothèse ou un litige nĂ© de ce contrat, cela vous permettra d’Ă©viter les tribunaux et d’opter pour un mode alternatif de règlement des diffĂ©rents |
Clause d’objectif | Si la rĂ©munĂ©ration de la prestation implique une part variable liĂ©e Ă l’accomplissement d’un ou plusieurs objectifs |
Clause de résiliation anticipée | Pour prévoir selon la typologie de prestation, les circonstances pouvant conduire à la résiliation anticipée du contrat |
Qui sont les collaborateurs concernĂ©s en interne ?Â
Les contrats de prestation de service destinĂ©s Ă des missions freelance impliquent divers collaborateurs au sein de votre entreprise, de manière diffĂ©rente et surtout en fonction du cas d’usage dans lequel l’accord intervient.
Les juristes qui disposent du modèle de contrat : ils peuvent ĂŞtre Ă l’origine de la crĂ©ation du contrat ou donner Ă leurs clients internes une certaine autonomie via une contrathèque statique (non automatisĂ©e) ou dynamique (automatisĂ©e). De manière gĂ©nĂ©rale, les juristes interviennent nĂ©cessairement dans le cadre de l’approbation de l’accord surtout lorsqu’il s’agit d’un NDA portant sur un projet ou des informations stratĂ©giques.
OpĂ©rationnel en interne chef de projet sur cette prestation : les Ă©quipes Achats, RH, Commerciales, Marketing etc…Toute personne ayant besoin de faire appel Ă une tierce personne afin de rĂ©aliser une ou plusieurs missions spĂ©cifiques. Ils interviennent, en fonction des entreprises, lors de la crĂ©ation du contrat en toute autonomie grâce Ă un gĂ©nĂ©rateur de contrats.
Dirigeant ou dĂ©lĂ©gataire de pouvoir lĂ©galement autorisĂ© Ă signer : il s’agit de l’interlocuteur habilitĂ©e Ă la signature du contrat après validation par l’Ă©quipe juridique et le chef de projet. Sur des solutions comme Seraphin.legal, le dirigeant ou les collaborateurs disposant d’une dĂ©lĂ©gation de pouvoir sont notifiĂ©s automatiquement de la validation de l’accord et de sa disponibilitĂ© en signature.
💡 Bon à savoir : Vous souhaitez mettre en place des délégations de pouvoir pour responsabiliser vos équipes et fluidifier vos process tout en étant capable de les piloter ? Découvrez de la même manière comment automatiser une délégation de pouvoir. |
Inconvénients du processus traditionnel
❌ Perte de temps : les tâches chronophages et Ă faible valeur ajoutĂ©e, telles que la rĂ©daction de contrats, ne permettent pas aux Ă©quipes juridiques de se concentrer sur des opĂ©rations stratĂ©giques. D’autant plus que la rĂ©daction d’un contrat de prestation de services n’est pas purement et uniquement juridique : que ce soit dans la description de la prestation ou d’autres types de clauses.
Découvrez le témoignage de Maëlle Billant (Contract Manager) à ce sujet 👇
❌ Perte d’autonomie : Pourquoi demander Ă l’Ă©quipe juridique de rĂ©diger un contrat de prestation de services s’ils disposent de modèles et que la complĂ©tion est simple ? Les opĂ©rationnels regrettent souvent leur manque d’autonomie et le dĂ©lai d’obtention de certains contrats simples Ă crĂ©er tandis que certaines Ă©quipes juridiques craignent le risque juridique que peut provoquer cette autonomie.
❌ Risques juridiques : Nombreuses sont les Ă©quipes juridiques proposant des modèles de contrats en libre service en format word/google. L’intĂ©gralitĂ© du contrat pouvant ĂŞtre modifiĂ© par son utilisateur, le risque de la suppression d’un terme, d’une clause, d’une mention obligatoire peut gĂ©nĂ©rer un risque juridique et donc financier majeur pour l’entreprise.
❌ Manque de visibilitĂ© sur le contrat : Qui est intervenu sur ce contrat ? Quand ? A quelle date le contrat a Ă©tĂ© validĂ© et par qui ? Quelles sont les informations principales Ă retenir de cet contrat ? Tant d’informations essentielles pour l’entreprise pour les collaborateurs qui ne sont pas intervenus sur le contrat mais qui ont besoin de collecter ces informations pour suivre le salariĂ© ou encore reprendre la main sur le contrat suite Ă un dĂ©part.
đź’ˇ Retours d’expĂ©rience : Lors de plusieurs Ă©changes avec des juristes d’entreprises et Contract Managers, certains nous ont confiĂ© que les contrats et fiches contrats se transmettent en interne au travers de fichiers word, excel et des liens hypertextes mouvants. Par cette pratique, les informations peuvent se perdre au fil des dĂ©parts ou des mobilitĂ©s internes surtout lorsque ces fichiers sont enregistrĂ©s en local. |
❌ Des reportings manuels : Mettre en place un tableau de bord et proposer un reporting rĂ©gulier sur l’activitĂ© contractuelle peut se rĂ©vĂ©ler ĂŞtre un rĂ©el cauchemar lors que les informations sont dispersĂ©es et la saisie. Combien de contrats ont Ă©tĂ© signĂ©s ? Sur quels types de poste ? Quel est le dĂ©lai moyen de nĂ©gociation d’un contrat de prestation de services ? etc…
❌ Absence de suivi fiable des Ă©chĂ©ances : Une fois le contrat rĂ©digĂ©, nĂ©gociĂ©, signĂ©, il est dĂ©sormais temps de l’exĂ©cuter. Or il est complexe d’assurer un suivi fiable des donnĂ©es contractuelles telles que l’Ă©chĂ©ance des pĂ©riodes d’essai, des primes d’objectif si elles sont enregistrĂ©es dans un calendrier outlook, google ou encore sur un calendrier papier.
đź’ˇ Risques de l’enregistrement manuel sur un calendrier, fichier excel ou une feuille de papier : DĂ©part du salariĂ© et suppression de son adresse e-mail liĂ©e Ă son agenda |
Avantages d’un processus automatisĂ©
âś… Gain de temps : les Ă©quipes juridiques ayant au prĂ©alable rĂ©aliser un travail de crĂ©ation de contrathèque et d’automatisation des contrats, elles ne sont plus sollicitĂ©s sur l’aspect chronophage de la rĂ©daction (collecte d’informations, saisie, etc…) mais uniquement pour leur expertise juridique (conseil, accompagnement Ă la nĂ©gociation, validation etc…).
âś… Exploiter les donnĂ©es contractuelles : Au-delĂ d’une simple suppression des tâches chronophages, l’automatisation est aussi gage de collecte des donnĂ©es. Toutes les donnĂ©es saisies pour complĂ©ter un contrat sont utilisĂ©es pour vous permettre de suivre vos Ă©chĂ©ances, de crĂ©er vos fiches contrats ou encore de piloter votre activitĂ© contractuel Ă travers un tableau de bord statistiques. Ces donnĂ©es peuvent notamment communiquĂ©es avec des applications tierces utilisĂ©es par votre entreprise.
âś… SĂ©curitĂ© juridique : Plus de risque de suppression d’un terme, d’une clause, d’une mention obligatoire pouvant gĂ©nĂ©rer un risque juridique et financier majeur pour l’entreprise. Seul les champs prĂ©dĂ©terminĂ©s et Ă personnaliser sont modifiables et le reste du contrat figĂ©.
đź’ˇ Bon Ă savoir : Si vous avez paramĂ©trĂ© l’affichage d’une clause Ă une rĂ©ponse spĂ©cifique sur le formulaire, cette clause ne pourra pas ĂŞtre modifiĂ©e par votre client interne, sauf action de votre part. |
âś… Ne perdez plus de temps en signature : Une fois le contrat de prestation de services relu et validĂ© par les interlocuteurs compĂ©tents, cela dĂ©clenche automatiquement l’envoi en signature auprès des interlocuteurs habilitĂ©s Ă signer (qu’il s’agisse d’un dirigeant ou un d’un dĂ©lĂ©gataire de pouvoir).
âś… Gain de visibilitĂ© sur le contrat : Qui est intervenu sur ce contrat ? Quand ? Qui sont les interlocuteurs internes et externes ? A quelle date le contrat a Ă©tĂ© validĂ© et par qui ? Quelles sont les informations principales Ă retenir de cet accord de confidentialitĂ© ? Tant d’informations essentielles pour le suivi, la reprise ou l’audit d’un contrat que vous retrouverez directement sur le fil d’activitĂ© du document.
Pour une comprĂ©hension rapide et simple, chaque contrat se voit adosser une fiche rĂ©capitulative gĂ©nĂ©rĂ©e automatiquement Ă partir des clauses essentielles du contrat (objet, durĂ©e, montant, Ă©chĂ©ance…). Il est mĂŞme possible d’enrichir manuellement sa fiche contrat en ajoutant manuellement des items spĂ©cifiques Ă faire apparaĂ®tre.
âś… Suivi fiable des Ă©chĂ©ances : Une fois le contrat rĂ©digĂ©, nĂ©gociĂ©, signĂ©, il est dĂ©sormais temps de l’exĂ©cuter. Or il est complexe d’assurer un suivi fiable des donnĂ©es contractuelles telles que vos Ă©chĂ©ances si elles sont enregistrĂ©es dans un calendrier outlook, google ou encore sur un calendrier papier. Si vous ĂŞtes manager d’Ă©quipe ou juriste/rh au sein d’une entreprise, vous avez probablement dĂ©jĂ vĂ©cu la solitude d’une pĂ©riode d’essai Ă©chue alors que vous souhaitiez mettre fin au contrat ou la renouveler.
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Comment automatiser un contrat de prestation de services ?
Créer un squelette de contrat de prestation de services
Dans un tel processus d’automatisation, l’Ă©quipe juridique garde Ă©videmment la main sur la crĂ©ation des actes juridiques.
Ici l’objectif est de crĂ©er le squelette juridique, le vĂ©hicule juridiquement fiable, conforme Ă la rĂ©glementation et Ă la stratĂ©gie de l’entreprise. Il s’agit donc d’une version standard qui s’adaptera contrats de prestation de service les plus rĂ©gulièrement demandĂ©s par vos clients internes.
Voici les questions à se poser avant une telle rédaction :
Questions | Indications |
Quelles sont les mentions, clauses ou termes obligatoires d’un contrat de prestation de services ? | Cela vous permettra d’avoir une première version brute et statique de votre contrat. |
Quelles sont les activités pour lesquelles vos clients internes externalisent le plus régulièrement la production ? | Cela vous permettra de prioriser la construction de votre clausier en fonction des besoins prioritaires. |
Quelles seront les variables Ă personnaliser sur le document ? | Cela vous permettra de construire votre formulaire de questions Ă destination de l’utilisateur du contrat. |
Quelles sont les questions les plus régulièrement posées par les managers relatives aux contrats de prestation de service ?
| Cela vous permettra d’apporter de la clartĂ© via la rĂ©daction de vos questions ou encore via des bulles d’aides pour orienter les crĂ©ateurs de contrat. |
Une fois ce contrat type créé en format Word ou Google Doc, il existe deux manières de l’automatiser :
- Via du publipostage (Via des extensions telles que que Fusion et Publipostage)
- Via un Ă©diteur no-code dĂ©diĂ© Ă l’automatisation de contrats tel que Seraphin.legal.
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Accorder de l’ownership Ă vos Ă©quipes via une offre de self-service
Vous ĂŞtes-vous dĂ©jĂ demandĂ© s’il Ă©tait nĂ©cessaire d’intervenir sur la rĂ©daction de ce type de projets ? Il est temps de donner les moyens Ă vos clients internes d’ĂŞtre crĂ©ateurs de leurs propres contrats en toute sĂ©curitĂ© pour vous concentrer sur vos missions les plus complexes et prioritaires.
Ainsi, vos clients internes pourront personnaliser leur contrat Ă partir d’un formulaire qui les guidera pas Ă pas Ă travers la complĂ©tion des diffĂ©rents champs : date, nom de l’entreprise, question Ă choix multiple, unique, montant du contrat etc…
Le contrat généré s’actualisera en temps réel dans le panneau de droite lorsque vous complétez le formulaire.
Mettre en place un système d’approbation interne
S’il est important de dĂ©lĂ©guer l’Ă©tape de rĂ©daction Ă faible valeur ajoutĂ©e, l’Ă©tape d’approbation reste primordiale.
En effet, parmi toutes les étapes du cycle de vie des contrats, le workflow de validation interne est essentiel pour s’assurer de la conformité des engagements et contreparties consentis par votre entreprise.
Pour un contrat de prestation de services, la Direction Juridique sera nĂ©cessairement adĂ©quate Ă valider ce type de projet de contrat. NĂ©anmoins, d’autres interlocuteurs tels que les Directeurs de dĂ©partement clients de la prestation ou encore la Direction GĂ©nĂ©rale peuvent vouloir valider systĂ©matiquement certains accord en fonction de certains types de critères : tout dĂ©pend de l’entreprise, de ses enjeux, sa stratĂ©gie ou encore de son organisation.
Avec une plateforme dédiée telle que Seraphin.legal, vous pouvez notamment déterminer les règles applicables pour approuver un document en fonction de vos critères : typologie de contrats, montant, domaine d’activité etc…
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