Comment automatiser un contrat de prestation de services (freelance) ?

Qu’est ce qu’un contrat de prestation de services (freelance) ?

Le contrat de prestation de services, utilisé dans le cadre d’une mission de freelance, est la convention par laquelle une entreprise, cliente, engage un travailleur externe à l’entreprise et indépendant pour réaliser une ou plusieurs prestations.

Clausier du contrat de prestation de services (freelance) : Quelques clauses indispensables

Qui sont les collaborateurs concernés en interne ? 

Les contrats de prestation de service destinés à des missions freelance impliquent divers collaborateurs au sein de votre entreprise, de manière différente et surtout en fonction du cas d’usage dans lequel l’accord intervient.

Les juristes qui disposent du modèle de contrat : ils peuvent être à l’origine de la création du contrat ou donner à leurs clients internes une certaine autonomie via une contrathèque statique (non automatisée) ou dynamique (automatisée). De manière générale, les juristes interviennent nécessairement dans le cadre de l’approbation de l’accord surtout lorsqu’il s’agit d’un NDA portant sur un projet ou des informations stratégiques.

Opérationnel en interne chef de projet sur cette prestation : les équipes Achats, RH, Commerciales, Marketing etc…Toute personne ayant besoin de faire appel à une tierce personne afin de réaliser une ou plusieurs missions spécifiques. Ils interviennent, en fonction des entreprises, lors de la création du contrat en toute autonomie grâce à un générateur de contrats.

Dirigeant ou délégataire de pouvoir légalement autorisé à signer : il s’agit de l’interlocuteur habilitée à la signature du contrat après validation par l’équipe juridique et le chef de projet. Sur des solutions comme Seraphin.legal, le dirigeant ou les collaborateurs disposant d’une délégation de pouvoir sont notifiés automatiquement de la validation de l’accord et de sa disponibilité en signature.

Inconvénients du processus traditionnel

❌ Perte de temps : les tâches chronophages et à faible valeur ajoutée, telles que la rédaction de contrats, ne permettent pas aux équipes juridiques de se concentrer sur des opérations stratégiques. D’autant plus que la rédaction d’un contrat de prestation de services n’est pas purement et uniquement juridique : que ce soit dans la description de la prestation ou d’autres types de clauses.

Découvrez le témoignage de Maëlle Billant (Contract Manager) à ce sujet 👇

❌ Perte d’autonomie : Pourquoi demander à l’équipe juridique de rédiger un contrat de prestation de services s’ils disposent de modèles et que la complétion est simple ? Les opérationnels regrettent souvent leur manque d’autonomie et le délai d’obtention de certains contrats simples à créer tandis que certaines équipes juridiques craignent le risque juridique que peut provoquer cette autonomie.

❌ Risques juridiques : Nombreuses sont les équipes juridiques proposant des modèles de contrats en libre service en format word/google. L’intégralité du contrat pouvant être modifié par son utilisateur, le risque de la suppression d’un terme, d’une clause, d’une mention obligatoire peut générer un risque juridique et donc financier majeur pour l’entreprise.

❌ Manque de visibilité sur le contrat : Qui est intervenu sur ce contrat ? Quand ?  A quelle date le contrat a été validé et par qui ? Quelles sont les informations principales à retenir de cet contrat ? Tant d’informations essentielles pour l’entreprise pour les collaborateurs qui ne sont pas intervenus sur le contrat mais qui ont besoin de collecter ces informations pour suivre le salarié ou encore reprendre la main sur le contrat suite à un départ.

❌ Des reportings manuels : Mettre en place un tableau de bord et proposer un reporting régulier sur l’activité contractuelle peut se révéler être un réel cauchemar lors que les informations sont dispersées et la saisie. Combien de contrats ont été signés ? Sur quels types de poste ? Quel est le délai moyen de négociation d’un contrat de prestation de services ? etc…

❌ Absence de suivi fiable des échéances : Une fois le contrat rédigé, négocié, signé, il est désormais temps de l’exécuter. Or il est complexe d’assurer un suivi fiable des données contractuelles telles que l’échéance des périodes d’essai, des primes d’objectif  si elles sont enregistrées dans un calendrier outlook, google ou encore sur un calendrier papier.

Avantages d’un processus automatisé

✅ Gain de temps : les équipes juridiques ayant au préalable réaliser un travail de création de contrathèque et d’automatisation des contrats, elles ne sont plus sollicités sur l’aspect chronophage de la rédaction (collecte d’informations, saisie, etc…) mais uniquement pour leur expertise juridique (conseil, accompagnement à la négociation, validation etc…).

✅ Exploiter les données contractuelles : Au-delà d’une simple suppression des tâches chronophages, l’automatisation est aussi gage de collecte des données. Toutes les données saisies pour compléter un contrat sont utilisées pour vous permettre de suivre vos échéances, de créer vos fiches contrats ou encore de piloter votre activité contractuel à travers un tableau de bord statistiques. Ces données peuvent notamment communiquées avec des applications tierces utilisées par votre entreprise.

✅ Sécurité juridique : Plus de risque de suppression d’un terme, d’une clause, d’une mention obligatoire pouvant générer un risque juridique et financier majeur pour l’entreprise. Seul les champs prédéterminés et à personnaliser sont modifiables et le reste du contrat figé.

✅ Ne perdez plus de temps en signature : Une fois le contrat de prestation de services relu et validé par les interlocuteurs compétents, cela déclenche automatiquement l’envoi en signature auprès des interlocuteurs habilités à signer (qu’il s’agisse d’un dirigeant ou un d’un délégataire de pouvoir).

✅ Gain de visibilité sur le contrat : Qui est intervenu sur ce contrat ? Quand ? Qui sont les interlocuteurs internes et externes ? A quelle date le contrat a été validé et par qui ? Quelles sont les informations principales à retenir de cet accord de confidentialité ? Tant d’informations essentielles pour le suivi, la reprise ou l’audit d’un contrat que vous retrouverez directement sur le fil d’activité du document.

Pour une compréhension rapide et simple, chaque contrat se voit adosser une fiche récapitulative générée automatiquement à partir des clauses essentielles du contrat (objet, durée, montant, échéance…). Il est même possible d’enrichir manuellement sa fiche contrat en ajoutant manuellement des items spécifiques à faire apparaître.

✅ Suivi fiable des échéances : Une fois le contrat rédigé, négocié, signé, il est désormais temps de l’exécuter. Or il est complexe d’assurer un suivi fiable des données contractuelles telles que vos échéances si elles sont enregistrées dans un calendrier outlook, google ou encore sur un calendrier papier. Si vous êtes manager d’équipe ou juriste/rh au sein d’une entreprise, vous avez probablement déjà vécu la solitude d’une période d’essai échue alors que vous souhaitiez mettre fin au contrat ou la renouveler.

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Comment automatiser un contrat de prestation de services ?

Créer un squelette de contrat de prestation de services

Dans un tel processus d’automatisation, l’équipe juridique garde évidemment la main sur la création des actes juridiques.

Ici l’objectif est de créer le squelette juridique, le véhicule juridiquement fiable, conforme à la réglementation et à la stratégie de l’entreprise. Il s’agit donc d’une version standard qui s’adaptera contrats de prestation de service les plus régulièrement demandés par vos clients internes.

Voici les questions à se poser avant une telle rédaction :

Une fois ce contrat type créé en format Word ou Google Doc, il existe deux manières de l’automatiser :

• Via du publipostage (Via des extensions telles que que Fusion et Publipostage)
• Via un éditeur no-code dédié à l’automatisation de contrats tel que Seraphin.legal.

Accorder de l’ownership à vos équipes via une offre de self-service

Vous êtes-vous déjà demandé s’il était nécessaire d’intervenir sur la rédaction de ce type de projets ? Il est temps de donner les moyens à vos clients internes d’être créateurs de leurs propres contrats en toute sécurité pour vous concentrer sur vos missions les plus complexes et prioritaires.

Ainsi, vos clients internes pourront personnaliser leur contrat à partir d’un formulaire qui les guidera pas à pas à travers la complétion des différents champs : date, nom de l’entreprise, question à choix multiple, unique, montant du contrat etc…

Le contrat généré s’actualisera en temps réel dans le panneau de droite lorsque vous complétez le formulaire.

Mettre en place un système d’approbation interne

S’il est important de déléguer l’étape de rédaction à faible valeur ajoutée, l’étape d’approbation reste primordiale.

En effet, parmi toutes les étapes du cycle de vie des contrats, le workflow de validation interne est essentiel pour s’assurer de la conformité des engagements et contreparties consentis par votre entreprise.

Pour un contrat de prestation de services, la Direction Juridique sera nécessairement adéquate à valider ce type de projet de contrat. Néanmoins, d’autres interlocuteurs tels que les Directeurs de département clients de la prestation ou encore la Direction Générale peuvent vouloir valider systématiquement certains accord en fonction de certains types de critères : tout dépend de l’entreprise, de ses enjeux, sa stratégie ou encore de son organisation.

Avec une plateforme dédiée telle que Seraphin.legal, vous pouvez notamment déterminer les règles applicables pour approuver un document en fonction de vos critères : typologie de contrats, montant, domaine d’activité etc…