Comment rédiger un appel d’offres pour un projet en direction juridique ?

Appel d’offres en direction juridique – Selon une étude Lexqi x AFJE (2018), 76% des directions juridiques ont déjà initié ou envisagent d’initier à l’horizon 2020 un projet de transformation des méthodes de travail en s’appuyant sur des solutions numériques.

Pour initier de tels projets, certaines directions juridiques favorisent une mise en concurrence formalisée par un appel d’offres. Qu’il soit rédigé par vous-même, votre direction achat ou un cabinet de conseil, le dossier de consultation doit contextualiser votre projet et poser les règles de la consultation de la manière la plus claire possible pour faciliter la sélection.

Voici quelques bonnes pratiques et un modèle de dossier de consultation à la clé !

📣 Qu’est ce qu’un appel d’offres ? 

L’objectif de l’appel d’offres est de consulter un ensemble de prestataires prêts à fournir une proposition commerciale et technique en réponse aux besoins de votre entreprise.

Qu’il s’agisse d’un service, d’un produit ou d’une prestation de conseil, l’appel d’offres en direction juridique peut être un moyen de comparer les prestataires potentiels en fonction des critères d’évaluation que vous avez préalablement fixés. 

Cette mise en concurrence formelle peut vous permettre de challenger vos prestataires habituels au niveau de leurs pratiques commerciales et techniques face à des nouveaux entrants et des prestataires alternatifs.

Bon à savoir 💡 : l’appel d’offres n’est pas le seul moyen de sélectionner un prestataire pour un projet de transformation digitale en direction juridique. Il est possible de passer par une mise en concurrence informelle pour choisir par exemple un outil de contract management ou encore améliorer la satisfaction de ses clients internes. 

✍️ Qui rédige l’appel d’offres ?

L’appel d’offres de la direction juridique est généralement rédigé par l’entreprise initiatrice du projet.  

Certains cabinets de conseil proposent également cette prestation au titre de leur accompagnement, moyennant le paiement d’un supplément.

Si vous n’êtes pas accompagné par une direction achat habituée à ce type de démarche, cette étape peut paraître difficile et chronophage. En effet, les juristes ou autres professions du droit, ne sont pas ou peu formés à cette pratique. Sachez que votre rigueur de professionnel du droit sera votre meilleure allié dans cette étape ! A l’aide d’un modèle, d’une connaissance approfondies des problématiques et besoins et d’un bon sens des procédures, cette tâche se révélera moins complexe qu’elle n’y paraît.

📄 Que contient l’appel d’offres ?

Cette étape succincte a pour objectif de rappeler brièvement la finalité du dossier de consultation.

Présentation de l’entreprise

Cette étape vous permet de vous présenter à vos candidats. Il faut y inclure toutes les informations utiles pour connaître l’entreprise, son activité et toute information leur permettant de mieux cerner votre besoin.

Objet 

Si en droit des contrats l’objet constitue le contenu de l’engagement, dans un appel d’offres c’est le contenu de la consultation.

Il s’agit de la réponse à la question “Quoi ?”.  Si vous avez préalablement rédigé un cahier des charges, il suffira de reprendre la partie de votre document relative au contexte du projet.

Il est également recommandé de faire référence dans cette partie au cahier des charges joint en annexe au dossier de consultation. 

Bon à savoir 💡: Si vous ne prévoyez pas de rémunérer la prestation durant la phase de sélection, évitez les mauvaises surprises et filtrez les candidatures en indiquant cette information dans l’objet.

Règlement 

Qui dit appel d’offres dit candidatures et processus spécifiques : il est donc nécessaire de poser un règlement pour régir le bon déroulement de ces candidatures.

Il est commun d’intégrer une clause limitant votre engagement dans le cadre de la consultation. En effet, la transmission d’une candidature ne vous engage pas automatiquement dans une relation contractuelle avec le candidat prestataire. Il peut être aussi judicieux d’ajouter une clause de confidentialité au vu de la documentation transmise aux candidats prestataires.

Vous pouvez également poser les conditions d’accès relatives à vos candidats, en excluant par exemple les entreprises en état de liquidation judiciaire, celles n’ayant pas respecté leurs obligations déclaratives auprès des services d’impôts ou éventuellement les entreprises ayant moins d’un an d’existence. Libre à vous de définir les conditions d’accès à votre appel d’offres. 

Déroulement 

Pour permettre aux candidats de pouvoir fournir des dossiers de réponse conformes à vos attentes, n’hésitez pas à lister les documents attendus dans ce dossier.

Ce dossier peut également contenir une série d’informations relatives à l’équipe du candidat prestataire : chefs de projets, membres d’équipe, niveau d’expérience etc… 

Enfin, il est évidemment essentiel d’intégrer dans le dossier de réponse un document détaillant les fonctionnalités proposées par le candidat prestataire en adéquation avec votre cahier des charges ainsi qu’une proposition commerciale.

Certains prestataires tels que Seraphin Studio le proposent et l’intègrent dans leurs méthodologie et d’autres non : il peut être utile de solliciter une maquette interactive des fonctionnalités décrites pour visualiser la proposition.

Enfin, il est commun de demander une série de documents administratifs afin de s’assurer de la viabilité de son potentiel prestataire. 

Après avoir déterminé la constitution du dossier de réponse, il est essentiel de fixer le planning prévisionnel de la consultation.

Pour ce faire, il vous faut simplement couper la consultation en plusieurs phases : chacune dispose d’une date de lancement et/ou d’une échéance et d’une attribution de responsable.

Modalités de communication 

Pour permettre à vos candidats de vous poser leurs questions ou prendre contact avec vous dans le cadre de la consultation, il est nécessaire de fixer les modalités d’échanges dans le dossier d’appel d’offres.

Bon à savoir 💡: il est recommandé de limiter les questions en une seule et même demande afin d’éviter les boucles d’échanges à répétition. 

Critères d’évaluation 

Les critères d’évaluation constituent tous les éléments qui feront pencher la balance pour un prestataire au lieu d’un autre. Pour plus de transparence vis-à-vis de vos candidats, il est recommandé de les transmettre afin de leur permettre de vous soumettre une proposition conforme à vos exigences.

Il vous revient donc de déterminer ces critères qui peuvent être techniques, financiers, assurantiels ou autres.

Bon à savoir 💡: Vous pouvez inclure une clause limitative de votre engagement. Le simple fait pour vos candidats de remplir ces critères ne peut suffire à constituer un engagement de votre part.