Contract management et Covid-19 (Coronavirus) : Ça n’est un secret pour personne, la crise sanitaire a et continue massivement à impacter de nombreux secteurs économiques. La protection des salariés et, du chiffre d’affaires, et l’assurance de la continuité contractuelle sont devenus les principaux enjeux des entreprises. Par conséquent, la performance sur le plan contractuel est donc une priorité absolue pour les entreprises et plus précisément pour les juristes, contract managers ou chefs de projet.

Fait générateur, état des contrats, stratégie, notification ou encore Claim Management : ces étapes sont essentielles pour minimiser les risques et réduire vos pertes. 

Dès lors, pour vous aider à mettre en place un protocole d’action face à une telle crise, voici 5 étapes à suivre issues des bonnes pratiques d’experts en Contract Management.  

 

🧐 Etape 1 : Identifiez le fait générateur

 

Pour commencer à constituer votre protocole d’action « Contract Management vs Covid-19 », la première étape consiste à qualifier le fait générateur à l’origine d’une potentielle augmentation des coûts et donc d’une dégradation de marge.

Comme vous le savez, chaque fait générateur peut conduire à une conséquence contractuelle et financière différente.

 

Voici quelques exemples de faits générateurs 💡: 

  • La crise sanitaire elle-même
  • Le client soumet des mesures sans invoquer la crise sanitaire
  • Les autorités appliquent de nouvelles dispositions légales ou réglementaires en réaction à la crise sanitaire impactant l’exécution du projet

Le fait générateur identifié, il vous appartient désormais de vous référer au contrat pour définir la stratégie à adopter pour minimiser les impacts du fait générateur sur la bonne santé du contrat.

 

 

📝 Étape 2 : Établissez un listing de vos contrats

 

La capacité d’une entreprise à conduire son activité en période de crise repose sur des décisions éclairées. En effet, vos contrats sont les données à la source même de ces décisions. 

Ainsi en pleine période de crise, l’objectif est de pouvoir piloter de manière éclairée pour réduire les risques. Il est donc nécessaire de recenser l’intégralité de vos contrats pour déterminer la santé contractuelle de votre entreprise.

 

Bonne pratique 💡: Classifiez vos contrats en fonction de plusieurs critères.

Contrat Etat   Fait générateur Droits Obligations

 

Enfin, si vous utilisez un logiciel dédié à la gestion de contrats comme Seraphin Contract Management, vous pouvez classer vos contrats dans votre bibliothèque de documents et les identifier grâce à la fonctionnalité de moteur de recherche.
Une fois les contrats catégorisés, joignez à chaque contrat les écrits transmis par vos clients qui formalisent leur état.

 

 

🗺️ Étape 3 : Élaborez une stratégie d’action

 

Une fois que vos contrats sont listés, vous disposez d’une meilleure prise de vue pour déterminer les actions à mettre en place. L’objectif ici est de coordonner l’ensemble des actions à mener.

Pour étoffer votre protocole « Contract management vs Covid-19 » : Voici une liste d’actions potentielles à mener en fonction des situations. 

 

📍La situation de crise retarde vos engagements :

  • Sous-traiter une partie ou la totalité des engagements
  • Examiner la qualité des engagements fournis
  • Invoquer la force majeure et s’arrêter si c’est nécessaire
  • Recruter temporairement pour répondre au besoin 
  • Embaucher en interne pour répondre au besoin

 

📍Si la situation implique un surcoût : 

  • Sous-traiter tout ou une partie de vos engagements
  • Demander une modification contractuelle
  • Exploiter des livrables issus de précédents projets
  • Définir les exigences minimales pour les livrables
  • Standardiser les livrables et réduire les retours clients
  • Raccourcir les délais

 

📍Les alternatives à éviter : 

  • Allouer du temps non comptabilisé
  • Comptabiliser les coûts dans les frais généraux de l’entreprise
  • Combler les pertes d’un projet en sur-facturant un autre projet

 

Une fois ces actions déterminées, inscrivez-les sur votre protocole « Contract Management vs Covid-19 » pour faciliter la remontée d’informations. Cela nécessite d’établir des indicateurs dédiés à la crise.

 

📊 Dans votre liste d’indicateurs en période de crise, vous pouvez par exemple utiliser :

  • le nombre de contrats maintenus, suspendu / nombre total de contrats
  • le montant des demandes de rémunération complémentaires acceptées / montant total des demandes de rémunération complémentaires.

 

Si vous utilisez une solution dédiée au Contract Management, vous pourrez échanger au sujet des actions à mener collaborativement, avec toute votre équipe, sur chaque contrat et automatiser la collecte de vos KPI. 

 

🔔 Étape 4 : Émettez une notification

 

L’objectif ici est d’informer le client de l’existence et de l’impact d’un fait générateur qui va impacter l’exécution du contrat. 

 

Le conseil d’expert 💡 : Selon Guillaume Bernard (Président de l’Asian Association for Contract Management) cette notification doit comporter plusieurs mentions.

✅ Décrire et prouver l’existence du fait générateur : par exemple par un certificat de force majeure, un email de fournisseur interdisant l’accès sur son site….

✅ Citer les articles du contrat qui encadrent le fait générateur 

✅ Rassurer le client en exprimant la volonté de minimiser les impacts sur l’exécution du contrat 

✅ Informer le client sur toute évolution de la situation dans les plus brefs délaisBesoin d'optimiser vos process ? Notre équipe vous accompagne de AàZ pour devenir une direction juridique innovante.