Contract management et Covid-19 (Coronavirus) : Les acteurs du contract management sont clairs à ce sujet : la gestion des risques contractuels est le processus le moins abouti au sein de leur entreprise malgré le contexte de crise sanitaire. Une gestion efficace et intelligente de votre cycle de contractuel peut vous permettre de réagir et faire face à une crise de l’ampleur du Covid-19 (Coronavirus). Quel rapport avec votre processus contractuel ? La capacité d’une entreprise à conduire son activité en période de crise repose sur des décisions éclairées et vos contrats sont les données à la source même de ces décisions. 

Il est essentiel pour une entreprise de se poser la question suivante : avons-nous suffisamment d’informations sur nos contrats pour conserver la confiance de nos cocontractants ou protéger notre structure des risques émergents ?

Nous vous livrons 3 leviers qui vous permettront de répondre à cette question.

 

🖥️ L’automatisation : un levier financier pour réduire vos coûts 

 

Les premières étapes du cycle contractuel, de la rédaction à la signature, sont un centre de coût.
Gérées manuellement, ces étapes peuvent ralentir vos négociations et augmenter votre coût par contrat.

Détails des coûts de la production d’un contrat selon l’IACCM
The Cost of a contract, Tim Cummins, Président de l’IACCM

Ressources Temps en heure Coût (en $)
Expertise juridique 2.5  500
Contract management 18 2700
Finance 2 300
Compliance, gestion des risques 6 1000
Autres ressources 600

 

 

 

 

 

 

 

Selon l’étude de l’Ecole Européenne de Contract Management, 79% des contract managers utilisent encore une suite bureautique. Or 83% des équipes concernées par la gestion contractuelle se disent insatisfaites de leur processus contractuel. Ça n’est un secret pour personne : Word, seul, n’est pas suffisant pour la gestion de vos contrats.

Aujourd’hui, les logiciels de Contract Management automatisent une grande partie du processus contractuel (jusqu’à 90%) et vous permettent de réduire d’un tiers le coût de vos contrats. 

Au-delà de la réduction des coûts, opter pour l’automatisation dans votre contact management permet également la réduction des risques : le document est sécurisé, certains pans ne peuvent être modifiés tandis que les variables sont pré-déterminées par vous-même.

Bonnes pratiques 💡: 
  • Standardiser vos contrats à l’aide de modèles
  • Automatiser vos workflows
  • Mettre en place une bibliothèque de clauses dont le contenu juridique a été approuvé

 

 

 

 

 

 

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📡 La centralisation : un levier d’informations stratégique

 

Selon un rapport du Journal du Contract Management, 71% des entreprises ne parviennent pas à localiser au moins 10% de leurs contrats. Une entreprise qui ne maîtrise pas son actif contractuel peut mettre en péril son activité, d’autant plus en période de crise. La centralisation est donc un jeu particulièrement important pour votre plan d’action « Contract Management vs Covid-19 ».

Assurer la maîtrise du risque juridique des contrats en cours d’exécution implique de pouvoir y accéder facilement.
En centralisant vos actifs contractuels, vous assurez
la sécurité juridique de vos contrats tout en suivant le coût de leur cycle de vie.  

Parmi les nombreux avantages des logiciels de gestion de contrats :  vous permettre de créer votre contrathèque et de stocker vos documents de manière centralisée, de rechercher une information donnée via un moteur de recherche intégré ou encore de déterminer les utilisateurs ayant accès aux documents. Les mises à jour à la suite d’évolutions législatives ne seront plus un chantier colossal : vous pouvez retrouver en quelques clics les clauses concernées et procéder aux modifications.

La centralisation permet de faire remonter des données qui constituent un levier d’information stratégique.

D’un point de vue financier, la centralisation des données contractuelles vous permet d’effectuer un suivi rigoureux de vos engagements : par exemple suivre les rabais et remises, s’assurer de la conformité des éléments facturés ou encore avoir une vue globale des contrats déjà négociés à l’échelle de l’entreprise.

 

Bon à savoir 💡 : La centralisation des informations vous permet également de suivre le coût de possession de vos contrats tout au long de leur cycle de vie en prenant en compte des coûts directions, indirects et des facteurs de risque.

 

Bonnes pratiques💡 : 
  • Centralisez vos contrats et rendez les accessibles 
  • Rendez votre base de données contractuelle interrogeable 
  • Suivez les modifications apportées au contrat pour minimiser les risques

 

Découvrez le témoignage de la Direction Achats de Leroy Merlin.

 

 

📊 La donnée : un levier d’influence pour déterminer vos prochaines actions

 

Vos données et le traitement que vous en faites peuvent vous servir de levier d’influence pour différents types de projets.

  • Justifier un recrutement
  • Optimiser un processus interne
  • Justifier l’investissement dans un nouvel outil
  • Mettre en avant la performance d’un contrat ou d’un membre de l’équipe

L’objectif est de ne plus laisser place à l’interprétation que ce soit auprès de votre équipe ou des personnes auprès desquelles vous reportez.  Plus de “je pense que”, “j’ai l’impression que”, vos indicateurs clés seront désormais vos arguments d’autorité pour vos propositions et prises de décision.

D’ailleurs ces données vous permettent également de révéler les dysfonctionnements et adopter le plan d’action nécessaire.

Toutes ces bonnes pratiques sont déterminantes pour choisir votre solution de Contract Management. Elles ont permis aux entreprises les plus efficientes de réduire d’un tiers le coût de leurs contrats et de réduire les risques contractuels.

 

 

Commençons par échanger sur vos objectifs