Contract Lifecycle Management
Vous avez une question concernant le cycle de vie des contrats ? Vous trouverez sur cet espace toutes les réponses à vos questions.
Définition : Contract Management
Le Contract Management , ou Contract Lifecycle Management (CLM) est la gestion du cycle de vie des contrats au sein d’une entreprise. Ce cycle s’étend de la création du contrat jusqu’à son exécution.
Une gestion du cycle de vie des contrats efficace et performante passe notamment par l’utilisation d’un Contract Management Software , Iogiciel de gestion de contrats permettant des gains en termes de productivité, de sécurité, de visibilité mais aussi de performance. Ces solutions se distinguent des logiciels de gestion électronique des documents, GED, puisqu’elles ont spécifiquement été pensées et conçues pour la gestion de contrats.
Les étapes du Contract Lifecycle
Management (CLM)
Le cycle de vie du contrat est constitué de plusieurs étapes reprenant la chronologie de l’avancée d’un contrat. Certaines de ces étapes sont plus stratégiques et complexes que d’autres et demandant davantage d’attention.
Voici les 6 étapes de la gestion du cycle de vie des contrats :
1 / Création du contrat
Plusieurs acteurs au sein de l’entreprise peuvent avoir besoin de créer des contrats.
- La Direction Juridique au profit de ses clients internes. Les juristes sont les garants de la validité juridique des contrats. Leur enjeu est de faire en sorte que les opérationnels (acheteurs, commerciaux, rh, etc.) utilisent bien les modèles de contrat à jour.
- La Direction Achat pour contractualiser avec des fournisseurs.
- La Direction Commerciale pour contractualiser avec des clients.
- La Direction Marketing pour contractualiser avec des partenaires ou des prestataires.
- La Direction des Ressources Humaines pour les contrats de travail, les négociations collectives ou tout acte ou procédure liée au Droit du Travail.
- etc..
La négociation consiste à envoyer au cocontractant le projet de contrat pour recueillir ses demandes de modifications ou d’adaptations.
Cette phase est généralement faite par e-mail dans lesquels les acteurs joignent le contrat au format Word avec des modifications apparentes dans le document (suivi de modifications) et des commentaires.
L’objectif final consiste en l’accord des parties sur une version propre du contrat à la fin de la négociation.
3 / Validation du contrat
Avant la signature du contrat, certaines entreprises peuvent vouloir mettre en place un circuit de validation du contrat négocié.
Les juristes, lorsqu’ils ne sont pas impliqués dans la phase de création et de négociation doivent pouvoir relire et valider les contrats négociés par les acheteurs ou les commerciaux par exemple.
Mais ce n’est pas une généralité, chaque entreprise a des pratiques différentes.
Finalisé et approuvé par les parties, le contrat est envoyé en signature.
Cette signature peut se faire à la main ou de manière dématérialisée grâce à la signature électronique. Les signataires sont définis selon des critères propres à chaque entreprise : rôle au sein de l’entreprise, type de contrat, montant du contrat à signer, etc.
5 / Suivi du contrat
Cette phase consiste à suivre l’ensemble des donnés clés du contrat pendant son exécution.
L’enjeu, ici, est de permettre aux parties prenantes de l’entreprise de pouvoir suivre simplement les informations stratégiques, et d’anticiper des échéances importantes comme la fin du contrat, la fin d’un délai de préavis, le renouvellement tacite du contrat, etc.
Les données clés ne sont pas nécessairement des dates. Elles peuvent être aussi, par exemple, une clause spécifique du contrat à suivre car un changement de loi pourrait la rendre illégale.
6 / Archivage du contrat
Cette phase consiste à archiver l’ensemble des contrats signés au sein d’une contrathèque. L’enjeu, ici, est de permettre la centralisation de l’ensemble des ressources contractuelles dans un seul et même endroit, afin de les retrouver facilement en cas de besoin.
Et pour cause, 70% des entreprises n’arrivent pas à retrouver au moins 10% de leurs contrats. En l’absence de dématérialisation du processus, ou d’automatisation de l’archivage :
- les contrats signés sous format papier sont facilement perdus en l’absence d’archivage, rayonnage
- les contrats signés sous format électronique sont souvent enregistrés en local et non centralisés dans la base documentaire de l’entreprise
Besoins les plus courants en Contract Management
Nombreuses sont les entreprises menant une réflexion autour de l’efficacité de leur processus contractuel. Et pour cause, le Contract Management est un processus stratégique pour toute entreprise, quelle que soit sa taille, son secteur ou encore son chiffre d’affaires puisque le contrat est le véhicule de votre activité.
Dans cette quête constante d’optimisation pour une meilleure performance opérationnelle, de nouveaux besoins émergent et nombreux sont ceux à revenir très régulièrement dans les cahiers des charges de nos clients.
Voici quelques exemples de besoins qui vous permettront d’identifier les vôtres et d’entamer les démarches nécessaires pour optimiser votre processus contractuel :
Les fonctionnalités essentielles d'un logiciel de gestion de contrat
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