5 conseils de Contract Managers sur la gestion de vos contrats

#1 Miser sur l’aspect relationnel du contrat

Selon Maëlle Billant, Contract Manager que nous avons reçue sur Paroles de Juristes, le Contract Manager est un chef d’orchestre.

“Sa mission est de compenser l’incomplétude et l’imperfection d’un contrat en favorisant l’adaptabilité relationnelle ou en termes de changements, d’évolutions du contrat. Le contrat est un outil évolutif qui évolue tout comme le projet. Les projets sont complexes, il faut avoir quelqu’un qui soit capable de conduire ce changement et d’avancer en même temps que le projet évolue.”

Selon Maëlle, le Contract Manager doit :

• Favoriser la connaissance du contrat
• Favoriser l’évolution du contrat en fonction de l’évolution du projet
• Négocier et rechercher les intérêts pour l’entreprise pour laquelle il travaille et de l’entreprise cocontractante : c’est la recherche de l’intérêt commun pour trouver des solutions adéquates aux deux parties.

La vision de Maëlle à ce sujet est très claire : Il y a une évolution voire une révolution dans la façon on doit considérer le contrat. Selon elle, le contrat n’est plus réellement de type transactionnel (”ce qui compte c’est ce qui est écrit dans le contrat, l’objet, le résultat”). Aujourd’hui le contrat est davantage relationnel, il faut prendre en compte l’aspect relationnel. Souvent les échecs dans les projets sont des échecs de relations humaines.”

#2 – Ne pas délaisser les annexes

“Je prends le bout de papier et j’essaie d’en faire ressortir le maximum d’informations utiles.”

Comme une serpillère pleine d’eau, le contrat doit être essoré jusqu’à la moindre parcelle selon Emmanuel Tannay, Contract Manager chez Schneider Electric, leader mondial de la gestion de l’énergie et de l’automatisation.

Dans l’épisode que nous lui avons consacré, Emmanuel nous confie que “Le “bout de papier” n’est pas que les 20 à 70 de conditions contractuelles pures. Ce sont aussi les annexes. Les annexes HSE, les annexes relatives aux change orders, les annexes sur la décompositions des prix : tout types d’annexes. Il faut prendre ces annexes et essayer d’en faire ressortir les éléments les plus importants pour expliquer à l’équipe projet quels sont les règles du jeu dans le cadre de l’exécution de ce projet. Après tout est travail d’influence pour essayer tant bien que mal pour essayer de les faire rester dans ce cadre !”

#3 – Savoir mettre fin à un contrat qui se passe mal

Mettre fin à une relation contractuelle qui se passe mal n’est pas chose aisée lorsque les enjeux et risques financiers et opérationnels sont mis dans la balance. Ce qui peut paraître comme un échec est parfois nécessaire pour permettre la réussite d’un projet.

L’équation est très simple pour Emmanuel Tannay, “il faut aussi savoir mettre fin à un contrat qui se passe mal. Il faut arriver à estimer, à faire prendre conscience des enjeux financiers si ça ne marche pas, de la perte sèche que l’on pourrait engendrer en arrêtant tout de suite le contrat, de ce que l’on peut récupérer ou non en allant au contentieux.”

Emmanuel nous a partagé son retour d’expérience sur ce type de situation à travers un exemple : “Nous avions conclu une prestation à un fournisseur qui n’a pas été en mesure de la réaliser. Il devait construire des bâtiments pré-fabriqués en métal mais était incapable d’atteindre les exigences en matière de qualité de soudure. Il était donc en incapacité à exécuter le contrat. On a préféré mettre un terme à ce contrat, on est passé à un plan B malgré la perte engendrée.”

#4 – Savoir dépasser le cadre du contrat

Dernier conseil d’Emmanuel, et pas des moindres  : “Il faut savoir preuve de “non-intégrisme juridique.” 

Selon lui, “ce n’est pas parce qu’on est Contract Manager et que le contrat dit qu’il y a un cadre à respecter, qu’il est impératif de respecter ce cadre.

Le contrat pour le contrat par le contrat, c’est la meilleure manière de rompre la relation avec un client.

Il faut savoir se faire violence mais avec les années on finit par se calmer et à comprendre l’importance de la relation client. Même si la relation client, fournisseur est mauvaise, elle reste importante.”

#5 – Etre pragmatique dans la rédaction de ses clauses

Lors de notre premier échange avec Nicolas Le Floch, Contract Manager Siemens Mobility, Nicolas a eu une phrase particulièrement intéressante, qu’on entend très souvent de la part de Contract Managers : “Si je redeviens un juriste, je ne rédigeais jamais un contrat de la même manière”.

Cette phrase fait écho au rôle du Contract Manager et de la différence entre Juriste Contrats et Contract Manager.

Nous lui avons posé la question dans l’épisode que nous lui avons consacré sur Paroles de Juristes.

Voici sa réponse : “Il faut être pratico-pratique. Dans ma pratique de juriste antérieure, j’ai pu manquer de pragmatisme.

Quand on décrit un moment du projet qui va être mené par des personnes, il faut vraiment être pratico-pratique. Le délai de prévenance, le nombre de personnes etc.. Ne pas trop rentrer dans le détail, faire confiance au projet : ils vont s’approprier la clause, ils vont la faire vivre. Je pense qu’il y a des choses qui ne seront plus mes batailles en tant que rédacteur de contrats. Cela me permettrait de me concentrer sur des choses plus classiques qui nécessitent autant de détails par exemple la clause de pénalité de retards, clause de garanties etc.. On ne peut pas tout prévoir. Le contrat est rédigé à un moment donné et le projet à son cycle de vie.”