Comment automatiser un accord de confidentialité (NDA) ?

Qu’est ce qu’un accord de confidentialité (NDA) ?

Un accord de confidentialité,  ou accord de non-divulgation (Non Disclosure Agreement – NDA) est un contrat par lequel deux entités (personnes morales ou physiques) s’engagent à respecter la confidentialité de certaines informations ou typologies d’informations listées dans le contrat.

Les parties au contrat sont nommées différemment en fonction de la teneur de leur obligation :

✅ Récipiendaire de l’information : partie au contrat tenue de garder les informations qui lui seront communiquées confidentielles.

✅ Émetteur de l’information : partie au contrat étant à l’origine de la transmission de l’information qu’il souhaite tenir confidentielle.

Il existe deux types d’accords de confidentialité (NDA) :

✅ L’accord de confidentialité unilatéral : il n’engage qu’une seule partie à la confidentialité, le récipiendaire.

✅ L’accord de confidentialité bilatéral : il engage les deux parties à la même obligation de confidentialité lorsqu’elles pratiquent un échange mutuel d’informations.

Qui sont les collaborateurs concernés en interne ?

Les accords de confidentialité (NDA) impliquent différentes collaborateurs au sein de votre entreprise, de manière différente et surtout en fonction du cas d’usage dans lequel l’accord intervient.

👤 Les juristes qui disposent du modèle de NDA : ils peuvent être à l’origine de la création du contrat ou donner à leurs clients internes une certaine autonomie via une contrathèque statique (non automatisée) ou dynamique (automatisée). De manière générale, les juristes interviennent nécessairement dans le cadre de l’approbation de l’accord surtout lorsqu’il s’agit d’un NDA portant sur un projet ou des informations stratégiques.

👤 Opérationnels en interne ayant besoin de transmettre un NDA : les équipes Achats, RH, Commerciales, Marketing etc…Toute personne ayant besoin d’assurer la confidentialité des informations de l’entreprise dans le cadre d’un projet ou d’une opération spécifique. Ils interviennent, en fonction des entreprises, lors de la création du contrat en toute autonomie grâce à un générateur de contrats.

👤 Dirigeant ou délégué légalement autorisé à signer l’accord de confidentialité : il s’agit de l’interlocuteur habilité à la signature du contrat après validation par l’équipe juridique et métier.
Sur des solutions comme Seraphin.legal, le dirigeant ou les collaborateurs disposant d’une délégation de pouvoir sont notifiés automatiquement de la validation de l’accord et de sa disponibilité en signature.

👤 Votre cocontractant tenu à l’obligation de confidentialité : qu’il s’agisse d’un client, d’un prestataire ou d’un partenaire personne morale ou physique.

Inconvénients du processus traditionnel

❌ Perte de temps : les tâches chronophages et à faible valeur ajoutée, telles que la rédaction d’un NDA, ne permettent pas aux équipes juridiques de se concentrer sur des opérations stratégiques telles qu’une levée de fonds, l’acquisition d’un concurrent ou encore la négociation d’un contrat stratégique.

❌  Frustration : Rédiger des accords de confidentialité à faible complexité à la chaîne n’est clairement pas la mission la plus passionnante pour un juriste, d’autant plus si la fréquence et le volume de ces accords sont  élevés. Cela peut notamment susciter de la frustration du côté de vos équipes juridiques.

❌ Perte d’autonomie : Les opérationnels regrettent souvent leur manque d’autonomie et le délai d’obtention de certains contrats simples à créer tandis que certaines équipes juridiques craignent le risque juridique que peut provoquer cette autonomie.

❌ Risques juridiques : Nombreuses sont les équipes juridiques proposant des modèles de contrats en libre service en format word/google. L’intégralité du contrat pouvant être modifié par son utilisateur, le risque de la suppression d’un terme, d’une clause, d’une mention obligatoire peut générer un risque juridique et donc financier majeur pour l’entreprise.

❌ Signature coûteuse : La signature papier constitue un coût financier mais aussi en temps. Un NDA à signer au plus vite à l’autre bout de la France ou de l’Europe peut prendre plusieurs jours à arriver. Cette pratique est aussi sujette aux aléas tels que les grèves, la perte ou l’endommagement de courriers. Cela retarde donc la conclusion de l’accord, le projet et donc l’encaissement potentiel du chiffre d’affaires.

❌ Manque de visibilité sur le contrat : Qui est intervenu sur cet accord de confidentialité ? Quand ? Qui sont les interlocuteurs internes et externes ? A quelle date le contrat a été validé et par qui ? Quelles sont les informations principales à retenir de cet accord de confidentialité ? Tant d’informations essentielles pour l’entreprise pour les collaborateurs qui ne sont pas intervenus sur le contrat mais qui ont besoin de collecter ces informations pour un projet tiers ou encore pour reprendre la main sur le contrat suite à un départ.

❌ Des reportings manuels : Mettre en place un tableau de bord et proposer un reporting régulier sur l’activité contractuelle peut se révéler être un réel cauchemar lors que les informations sont dispersées et la saisie.

❌ Absence de suivi fiable des échéances : Une fois le contrat rédigé, négocié, signé, il est désormais temps de l’exécuter. Or il est complexe d’assurer un suivi fiable des données contractuelles telles que vos échéances si elles sont enregistrées dans un calendrier Outlook, Google ou encore sur un calendrier format papier.

Avantages d’un processus automatisé

✅ Gain de temps : les équipes juridiques ayant au préalable réaliser un travail de création de contrathèque et d’automatisation des contrats, elles ne sont plus sollicités sur l’aspect chronophage de la rédaction (collecte d’informations, saisie, etc…) mais uniquement pour leur expertise juridique (conseil, accompagnement à la négociation, validation etc…).

✅ Exploiter les données contractuelles : Au-delà d’une simple suppression des tâches chronophages, l’automatisation est aussi gage de collecte des données. Toutes les données saisies pour compléter un contrat sont utilisées pour vous permettre de suivre vos échéances, de créer vos fiches contrats ou encore de piloter votre activité contractuel à travers un tableau de bord statistiques. Ces données peuvent notamment communiquées avec des applications tierces utilisées par votre entreprise.

✅ Sécurité juridique : Plus de risque de suppression d’un terme, d’une clause, d’une mention obligatoire pouvant générer un risque juridique et financier majeur pour l’entreprise. Seul les champs prédéterminés par l’équipe juridique sont modifiables et le reste du contrat figé.

✅ Ne perdez plus de temps en signature : Une fois le contrat de prestation de service validé par les interlocuteurs compétents, cela déclenche automatiquement l’envoi en signature auprès des interlocuteurs habilités à signer (qu’il s’agisse d’un dirigeant ou un d’un délégataire de pouvoir). Une fois signé, le contrat est automatiquement archivé et centralisé.

✅ Gain de visibilité sur le contrat : Qui est intervenu sur ce contrat ? Quand ? Qui sont les interlocuteurs internes et externes ? A quelle date le contrat a été validé et par qui ? Quelles sont les informations principales à retenir de cet accord de confidentialité ? Tant d’informations essentielles pour le suivi, la reprise ou l’audit d’un contrat que vous retrouverez directement sur le fil d’activité du document.

Pour une compréhension rapide et simple, chaque contrat se voit adosser une fiche récapitulative générée automatiquement à partir des clauses essentielles du contrat (objet, durée, montant, échéance…). Il est même possible d’enrichir manuellement sa fiche contrat en ajoutant manuellement des items spécifiques à faire apparaître.

✅ Suivi fiable des échéances : Votre tableau excel de suivi des échéances ne sera qu’un vieux souvenir douloureux ! Désormais, le suivi des échéances est simplifié grâce à l’exploitation de vos données contractuelles. Un système de notification et de calendrier d’échéance vous permet d’être informé au bon moment et d’être en mesure d’identifier certaines échéances stratégiques.

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Comment automatiser un modèle d’accord de confidentialité ?

Créer un squelette d’accord de confidentialité

Dans un tel processus d’automatisation, l’équipe juridique garde évidemment la main sur la création des actes juridiques.

Ici l’objectif est de créer le squelette juridique, le véhicule juridiquement fiable, conforme à la réglementation et à la stratégie de l’entreprise. Il s’agit donc d’une version standard qui s’adaptera aux accords de confidentialité les plus régulièrement demandés par vos clients internes.

Voici les questions à se poser avant une telle rédaction 

Une fois ce NDA type créé en format Word ou Google Doc, il existe deux manières de l’automatiser :

• Via du publipostage
• Via un éditeur no-code dédié à l’automatisation de contrats tel que Seraphin.legal

Accorder de l’ownership à vos équipes via une offre de self-service

Vous êtes-vous déjà demandé s’il était nécessaire d’intervenir sur un accord de confidentialité ? Vous pouvez donner les moyens à vos clients internes d’être créateurs de leurs propres contrats en toute sécurité pour vous concentrer sur vos missions les plus complexes et prioritaires.

Ainsi, vos clients internes pourront personnaliser leur contrat à partir d’un formulaire qui les guidera pas à pas à travers la complétion des différents champs : date, nom de l’entreprise, question à choix multiple, unique, montant du contrat etc…

Le contrat généré s’actualisera en temps réel dans le panneau de droite lorsque vous complétez le formulaire.

Mettre en place un système d’approbation interne

S’il est important de déléguer l’étape de rédaction à faible valeur ajoutée, l’étape d’approbation reste primordiale.

En effet, parmi toutes les étapes du cycle de vie des contrats, le workflow de validation interne est essentiel pour s’assurer de la conformité des engagements et contreparties consentis par votre entreprise.

Pour un accord de confidentialité, la Direction Juridique sera nécessairement adéquate à valider ce type de projet de contrat. Néanmoins, d’autres interlocuteurs tels que la Direction Financière ou encore la Direction Générale peuvent vouloir valider systématiquement certains accord en fonction de certains types de critères : tout dépend de l’entreprise, de ses enjeux, sa stratégie ou encore de son organisation.