Necesidad de firmar un documento Word ? Hay varias formas de añadir una firma para concluir y autenticar su contrato directamente en Word, a través de una solución de firma electrónica o en su software de gestión de contratos.
¿Es posible firmar un documento Word?
Sí, es posible añadir una firma manuscrita o electrónica en Word.
Una vez negociado y validado su contrato en un documento Word, puede elegir una de las tres opciones siguientes:
✅ Añadir una firma manuscrita en Word : Una vez impreso el documento, aparecerá un cuadro de firma en el documento. Es posible configurar esta firma añadiendo información sobre el firmante (Nombre, cargo, dirección de correo electrónico, instrucciones)
✅ Añadir una firma digital a Word : para ello, primero debe obtener un certificado digital de un socio de Microsoft Office
✅ Añadir una firma electrónica : sólo tiene que cargar su documento en la herramienta de su elección (Yousign, Docusign, Universign etc...) y designe a los firmantes por su dirección de correo electrónico y número de teléfono.
¿Puedo crear mi contrato y firmarlo en un solo sitio?
Si utiliza un software de gestión de contratos como Seraphin. legal, puede importar sus contratos externos en formato Word propuestos por sus co-contratantes para negociarlos, validarlos o incluso firmarlos. Una vez firmados, sus documentos serán archivados automáticamente en su biblioteca de contratos y descargable en formato Word.
¿Cuál es la diferencia entre firma electrónica y firma digital?
Desde un punto de vista jurídico, el término utilizado en la legislación es "firma electrónica". Desde un punto de vista técnico, el término digital se refiere a la tecnología de la firma basada en la criptografía.
👉 Más información sobre el valor jurídico de la firma electrónica : ¿Qué valor jurídico tiene la firma electrónica?
¿Cómo insertar una firma manuscrita en un documento Word?
La función de firma manuscrita de Word te permite estampar una imagen de tu firma en el documento.
Insertar una firma en línea :
- Haz clic en Insertar > Imágenes > Insertar imagen desde este dispositivo
- Cambia el tamaño de la imagen de tu firma
- Elige la opción "Guardar como imagen" haciendo clic con el botón derecho en tu firma
- Su imagen está lista para ser reutilizada para añadir una firma en word
¿Qué valor jurídico tiene esta firma manuscrita en Word?
Una firma manuscrita (escaneada en un documento) no tiene valor jurídico.
✅ La firma puede ser manuscrita si el contrato está en papel
✅ La firma debe ser electrónica si el contrato está en formato digital
Así, un documento impreso y firmado a mano y luego escaneado, o un documento digital al que se añade una imagen de firma manuscrita, no se considera un original sino una copia. Es necesario firmarlo mediante una solución de firma electrónica para que sea válido. Firmar un documento Word Por tanto, una firma manuscrita escaneada carece de valor jurídico.
¿Cómo insertar una firma electrónica en un documento Word?
Insertar una firma electrónica en Word
Antes de firmar un documento Word, debe obtener un certificado de firma. Este certificado le permitirá acreditar su identidad como firmante.
El certificado de firma lo proporciona un tercero de confianza reconocido, la autoridad de certificación. Válidos durante un año, estos certificados deben renovarse cada año.
Una vez obtenido el certificado, puede añadir líneas de firma digital a sus documentos indicando la información relativa al firmante (correo electrónico, apellidos, nombre, cargo), pero también indicaciones (instrucciones específicas).
Por lo tanto, el firmante tendrá la posibilidad de :
✅ Escriba una firma
✅ o insertar una imagen de firma manuscrita.
✅ o insertar una firma manuscrita mediante la función de escritura a mano.
Insertar una firma electrónica a través de un programa de firma electrónica
Utilizando un firma electrónica consiste en firmar su documento directamente en la aplicación del tercero de confianza.
En pocos pasos, firmar un documento word a través de la firma digital implica :
✅ Descargar el documento en la plataforma
✅ Rellene los datos del firmante o firmantes:Nombre Apellidos
- Dirección de correo electrónico
- Número de teléfono
✅ Establecer el orden de firma (serie o paralelo).
✅ Configure el documento a firmar eligiendo la ubicación de las iniciales, la firma y otros campos de información opcionales (cargo, empresa, nombre, apellidos, etc....).
✅ Enviar solicitud de firma
Una vez enviado el documento, los firmantes designados reciben un enlace de acceso por correo electrónico y se les invita a revisar, rubricar y firmar el documento.
Por último, cada firmante recibe por correo electrónico una copia del documento firmado y del certificado electrónico.
Insertar una firma electrónica a través de una solución de gestión de contratos
La firma de documentos se realiza principalmente para documentos de ámbito contractual: contratos, presupuestos, órdenes de compra, etc.
Una vez creado, negociado y validado el contrato, un software de gestión de contratos como Seraphin. legal permite enviar el documento para su firma directamente en la misma plataforma.
➡ Si dispone de una solución de firma electrónica, sólo tiene que integrarla con su software de gestión de contratos.
➡ Si no dispone de una solución de firma electrónica, y desea desmaterializar la firma de sus contratos, presupuestos, órdenes de compra (etc...) se recomienda optar por una solución todo en uno, que integre la firma electrónica. Esto le permitirá optimizar todo su proceso contractual.
Algunos ejemplos de características son los siguientes:
✅ Generación automática de contratos
✅ Negociación colaborativa con sus cocontratantes
✅ Flujos de trabajo de validación interna
✅ Firma electrónica
✅ Seguimiento de los plazos contractuales
Cuadro de mando estadístico
Ventajas de la firma electrónica en los programas de gestión de contratos
Centralizar todos los flujos
Todos sus flujos contractuales en un solo lugar, ¡es posible!
Ya no es necesario utilizar multitud de herramientas para cada paso del proceso de contratación. No es necesario importar y exportar el contrato manualmente a una solución defirma electrónica.
Esta centralización de los flujos le permite controlar mejor las acciones en torno a sus contratos y datos contractuales. Son recursos bienvenidos para comprobar el cumplimiento de sus compromisos o auditar su cartera contractual.
Archiva automáticamente tus contratos
El 71% de las empresas no localiza al menos el 10% de sus contratos (fuente: Contract Management Journal).
Esta falta de centralización puede afectar al seguimiento de los compromisos contractuales y constituye un riesgo tanto jurídico como financiero.
En un programa de gestión de contratos como Seraphin.legalsus contratos se firman y se archivan en un solo lugar, sin ninguna otra acción.
Reduzca su ciclo de conversión
A NOA que se firme lo antes posible en el otro extremo de Francia o Europa puede tardar varios días en llegar. Esta práctica también está sujeta a riesgos como huelgas, pérdida o deterioro del correo. Esto retrasa la conclusión del acuerdo, el proyecto y, por tanto, la posible recepción del volumen de negocios. En Seraphin.legalUna vez validado el proyecto de contrato, se envía automáticamente para su firma a las partes autorizadas a firmar (ya sea un directivo o un delegado).
Automatice sus flujos de trabajo
¿Y si la firma de un contrato pudiera desencadenar automáticamente la creación de una factura, la preparación de un pedido o el listado de un producto?
En Seraphin.legalpuede sincronizar su proceso contractual con sus aplicaciones empresariales y desencadenar acciones específicas para cada evento de su contrato.
Opte por combinar la ejecución contractual con la seguridad jurídica
Sin compromiso y sin tarjeta de crédito.
