Qu’est-ce que la GED (Gestion électronique des documents) ?

GED : Définition

La GED pour Gestion Electronique des Documents dont la définition désigne le processus de gestion informatisée de documents nativement numériques ou numérisés.

La GED vient remplacer la gestion “manuelle”, “papier” des documents à partir de logiciels permettant de créer, produire, classer, partager et sécuriser des documents.

Apparue dans les années 80, la Gestion électronique des documents (GED) est l’outil autour duquel se construit l’architecture des données d’une entreprise compte tenu qu’elle réceptionne l’ensemble des documents.

Faire le choix d’une solution de GED permet le stockage, la maîtrise, la circulation de l’ensemble des documents au sein de l’entreprise.

La mise en place d’une GED permet de dématérialiser les processus métiers liés aux documents numériques.

Comment fonctionne un logiciel de GED ?

La gestion documentaire électronique se caractérise souvent par plusieurs étapes calquées sur le cycle de vie d’un document ou le flux documentaire : création ou acquisition du document, collaboration sur le document, le classement et l’archivage du document jusqu’à la visualisation et le partage du document.

La gestion électronique documentaire peut intervenir dans différentes activités : la facturation, comptabilité, le juridique, la gestion de contrats, les ressources humaines, l’informatique.

Quels sont les avantages de la GED ?

Les logiciels de GED généralistes permettent de :

• Réduire l’utilisation et le coût du papier.
  Centraliser les ressources documentaires, l’entreprise gagne ainsi en efficacité dans la gestion quotidienne du travail puisque les documents électroniques sont accessibles facilement et rapidement.  
• La productivité augmente pour l’organisation puisque les documents sont accessibles à tous en interne et à n’importe quel moment. C’est ainsi la recherche d’informations qui est facilité ! 
• Un meilleur partage sécurisé de l’ensemble documentaire de l’organisation.
• Une recherche de documents et donc des informations facilitée grâce à un système d’indexation.
  Sécuriser certains documents confidentiels par des accès spécifiques et réduction des risques de perte d’un document.

Les logiciels de gestion documentaire adaptés aux contrats permettent de :

– Libérer du temps aux équipes juridiques
– Proposer une expérience contractuelle fluide et collaborative
– Simplifier et fiabiliser les procédures de validation interne
– Optimiser le suivi des échéances contractuelles
– Piloter l’activité contractuelle grâce à des indicateurs fiables

Comment déployer un logiciel de GED ?

La mise en place d’une GED nécessite une parfaite définition des besoins spécifiques des collaborateurs et des métiers. Pour vous aider à opter pour un logiciel de gestion documentaire adapté aux contrats, voici les besoins les plus courants que nous avons identifiés en matière de gestion de contrats :  

• Libérer du temps aux équipes juridiques  
• Proposer une expérience contractuelle fluide et collaborative 
• Simplifier et fiabliser les procédures de validation interne 
• Optimiser le suivi des échéances contractuelles 
• Centraliser et mutualiser vos ressources contractuelles 
• Connecter les données contractuelles aux outils de l’entreprise 
• Piloter l’activité contractuelle grâce à des indicateurs fiables 

Quels sont les outils de la GED ?

Il existe de nombreux logiciels de ged dits “généralistes” ayant pour objectif de répondre au plus grand nombre de besoins. En revanche, la tendance actuelle s’oriente depuis quelques années à une spécialisation des solutions, des logiciels de ged par verticale de besoin/d’activité.

Sur la verticale de la dématérialisation des contrats par exemple, les meilleurs outils à la disposition des entreprises sont les nouvelles solutions SaaS, plus innovantes et opérationnelles.

Elles vous permettront, bien au-delà d’un simple système de stockage et d’édition de documents, d’améliorer votre production notamment par l’exploitation et la valorisation de vos données contractuelles.

Par exemple :

• GED Facturation : Spendesk
• GED Contractuelle : Seraphin.legal
• GED Informatique : GitHub
• GED Actionnariat : Easy Quorum et Registre Général

Glossaire des acronymes liés à la GED

Vous vous sentez perdu(e) dans le flot d’expression, de sigles et d’acronymes utilisés pour évoquer la gestion électronique de documents ?

Voici un glossaire pour lever le voile sur des différences parfois…inexistantes !

DMS : Document Management System = terme équivalent en anglais

EDM: Electronic Document Management = terme équivalent en anglais

ECM: Entreprise Content Management = terme équivalent en anglais

GEIDE: Gestion Electronique de l’Information et des Documents de l’Entreprise = focus sur l’aspect collaboratif et le partage

SAE Système d’Archivage Électronique = fonctionnalité intégrée à la GED

EDI: Echange de Données Informatisées = fonctionnalité intégrée à ce type de logiciel

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel de GED ? 

Voici les fonctionnalités d’un logiciel, d’une solution de GED généraliste :

• Création et acquisition du document
• Stockage électronique du document
• Moteur de recherche documentaire (intégral ou en full-text)
• Gestion des accès et le partage des données 
• Traçabilité des différentes versions d’un document et de ses modifications successives
• Création de workflows
• L’interopérabilité qui permet à la GED de communiquer avec toutes les solutions et outils du système informatique d’une entreprise

Voici les fonctionnalités d’un logiciel de gestion électronique des documents contractuels :

• Automatisation de contrats no-code
• Génération automatisée de contrats
• Négociation collaborative de contrats
• Workflow de validation interne
• Signature électronique
• Suivi des contrats (échéances, tableau de bord statistiques etc…)
• Archivage des contrats
• Intégrations