GED : Définition
La GED , Gestion Electronique des Documents, désigne le processus de gestion informatisée de documents nativement numériques ou numérisés. La GED vient remplacer la gestion “manuelle”, “papier” des documents à partir de logiciels permettant de créer, produire, classer, partager et sécuriser des documents.
La gestion documentaire électronique se caractérise souvent par plusieurs étapes calquées sur le cycle de vie d’un document ou le flux documentaire : création ou acquisition du document, collaboration sur le document, le classement et l’archivage du document jusqu’à la visualisation et le partage du document.
La gestion électronique documentaire peut intervenir dans différentes activités : la facturation, comptabilité, le juridique, la gestion de contrats, les ressources humaines, l’informatique.
Il existe de nombreux logiciels de ged dits “généralistes” ayant pour objectif de répondre au plus grand nombre de besoins. En revanche, la tendance actuelle s’oriente depuis quelques années à une spécialisation des logiciels de ged par verticale de besoin/d’activité.
Sur la verticale de la dématérialisation des contrats par exemple, les meilleurs outils à la disposition des entreprises sont les nouvelles solutions SaaS, plus innovantes et opérationnelles. Elles vous permettront, bien au-delà d’un simple système de stockage et d’édition de documents, d’améliorer votre production notamment par l’exploitation et la valorisation de vos données contractuelles.
Par exemple :
- GED Facturation : Spendesk
- GED Contractuelle : Seraphin.legal
- GED Informatique : GitHub
- GED Actionnariat : Easy Quorum et Registre Général
Glossaire des acronymes liés à la GED
Vous vous sentez perdu(e) dans le flot d’expression, de sigles et d’acronymes utilisés pour évoquer la gestion électronique de documents ?
Voici un glossaire pour lever le voile sur des différences parfois…inexistantes !
DMS : Document Management System = terme équivalent en anglais
EDM: Electronic Document Management = terme équivalent en anglais
ECM: Entreprise Content Management = terme équivalent en anglais
GEIDE: Gestion Electronique de l’Information et des Documents de l’Entreprise = focus sur l’aspect collaboratif et le partage
SAE Système d’Archivage Électronique = fonctionnalité intégrée à la GED
EDI: Echange de Données Informatisées = fonctionnalité intégrée à ce type de logiciel
Les fonctionnalités d’un logiciel de GED
Voici les fonctionnalités d’un logiciel de ged généraliste :
- Création et acquisition du document
- Archivage électronique du document
- Moteur de recherche documentaire (intégral ou en full-text)
- Gestion des accès
- Création de workflows
Voici les fonctionnalités d’un logiciel de gestion électronique des documents contractuels :
- Automatisation de contrats no-code
- Génération automatisée de contrats
- Négociation collaborative de contrats
- Workflow de validation interne
- Signature électronique
- Suivi des contrats (échéances, tableau de bord statistiques etc…)
- Archivage des contrats
- Intégrations
A noter : il est évidemment essentiel de penser en terme de besoins et non en terme de fonctionnalités. Voici les besoins les plus courants que nous avons identifiés en matière de gestion de contrats.
- Libérer du temps aux équipes juridiques
- Proposer une expérience contractuelle fluide et collaborative
- Simplifier et fiabliser les procédures de validation interne
- Optimiser le suivi des échéances contractuelles
- Centraliser et mutualiser vos ressources contractuelles
- Connecter les données contractuelles aux outils de l’entreprise
- Piloter l’activité contractuelle grâce à des indicateurs fiables
