•   3 min

Qu’est-ce que la GED (Gestion électronique des documents) ?

GED = Gestion électronique des documents

Plus d’articles

GED : Définition

 

La GED , Gestion Electronique des Documents, désigne le processus de gestion informatisée de documents nativement numériques ou numérisés. La GED vient remplacer la gestion “manuelle”, “papier” des documents à partir de logiciels permettant de créer, produire, classer, partager et sécuriser des documents.

La gestion documentaire électronique se caractérise souvent par plusieurs étapes calquées sur le cycle de vie d’un document ou le flux documentaire : création ou acquisition du document, collaboration sur le document, le classement et l’archivage du document jusqu’à la visualisation et le partage du document.

La gestion électronique documentaire peut intervenir dans différentes activités : la facturation, comptabilité, le juridique, la gestion de contrats, les ressources humaines, l’informatique.

Il existe de nombreux logiciels de ged dits “généralistes” ayant pour objectif de répondre au plus grand nombre de besoins. En revanche, la tendance actuelle s’oriente depuis quelques années à une spécialisation des logiciels de ged par verticale de besoin/d’activité.

Sur la verticale de la dématérialisation des contrats par exemple, les meilleurs outils à la disposition des entreprises sont les nouvelles solutions SaaS, plus innovantes et opérationnelles. Elles vous permettront, bien au-delà d’un simple système de stockage et d’édition de documents, d’améliorer votre production notamment par l’exploitation et la valorisation de vos données contractuelles.

 

Par exemple :

 

Glossaire des acronymes liés à la GED

 

Vous vous sentez perdu(e) dans le flot d’expression, de sigles et d’acronymes utilisés pour évoquer la gestion électronique de documents ?

Voici un glossaire pour lever le voile sur des différences parfois…inexistantes !

DMS : Document Management System = terme équivalent en anglais

EDM: Electronic Document Management = terme équivalent en anglais

ECM: Entreprise Content Management = terme équivalent en anglais

GEIDE: Gestion Electronique de l’Information et des Documents de l’Entreprise = focus sur l’aspect collaboratif et le partage

SAE Système d’Archivage Électronique = fonctionnalité intégrée à la GED

EDI: Echange de Données Informatisées = fonctionnalité intégrée à ce type de logiciel

 

 

Les fonctionnalités d’un logiciel de GED

 

Voici les fonctionnalités d’un logiciel de ged généraliste :

  • Création et acquisition du document
  • Archivage électronique du document
  • Moteur de recherche documentaire (intégral ou en full-text)
  • Gestion des accès
  • Création de workflows

 

Voici les fonctionnalités d’un logiciel de gestion électronique des documents contractuels :

  • Automatisation de contrats no-code
  • Génération automatisée de contrats
  • Négociation collaborative de contrats
  • Workflow de validation interne
  • Signature électronique
  • Suivi des contrats (échéances, tableau de bord statistiques etc…)
  • Archivage des contrats
  • Intégrations

 

Fonctionnalités ged logiciel contractuel

A noter : il est évidemment essentiel de penser en terme de besoins et non en terme de fonctionnalités. Voici les besoins les plus courants que nous avons identifiés en matière de gestion de contrats.

 

Autres questions posées autour de la GED

Quels sont les outils de la GED ?
Il existe de nombreux logiciels de ged dits “généralistes” ayant pour objectif de répondre au plus grand nombre de besoins. En revanche, la tendance actuelle s’oriente depuis quelques années à une spécialisation des logiciels de ged par verticale de besoin/d’activité. Sur la verticale de la dématérialisation des contrats par exemple, les meilleurs outils à la disposition des entreprises sont les nouvelles **solutions SaaS, plus innovantes et opérationnelles**. Elles vous permettront, bien au-delà d’un simple système de stockage et d’édition de documents, d’améliorer votre production notamment par l’exploitation et la valorisation de vos données contractuelles.
Quels sont les avantages de la GED ?
Les logiciels de GED généralistes permettent de :
– Réduire l’utilisation et le coût du papier
– Centraliser les ressources documentaires
– Sécuriser certains documents confidentiels par des accès spécifiques

Les logiciels de gestion documentaire adaptés aux contrats permettent de :
– Libérer du temps aux équipes juridiques
– Proposer une expérience contractuelle fluide et collaborative
– Simplifier et fiabiliser les procédures de validation interne
– Optimiser le suivi des échéances contractuelles
– Piloter l’activité contractuelle grâce à des indicateurs fiables

Choisissez d’allier performance contractuelle et sécurité juridique

Partager l’article :