Vous l’avez remarqué dans votre pratique quotidienne : le Legal Knowledge Management est spécifique.

La pratique et la culture juridique impliquent plusieurs constats : les données traitées par votre équipe sont par nature confidentielles, le droit est une science en constante évolution et enfin, le partage de l’information est peu répandu dans la culture juridique.

Il est donc particulièrement important de prendre en compte ces contraintes afin d’assurer la sécurité, le partage et l’adoption de votre base de connaissances.

On vous explique ces 3 spécificités et les solutions que vous pouvez mettre en place en équipe pour y pallier.

 

Les affaires juridiques sont confidentielles par nature

 

Nous ne vous apprenons rien en vous disant que les affaires juridiques traitées par votre équipe sont effectivement confidentielles par nature.

Une nouvelle complexité s’ajoute également à ce principe de base puisque tous vos interlocuteurs n’ont pas vocation à avoir accès aux contenus fournis sur la plateforme.

 

Parmi vos bénéficiaires, on peut retrouver : 

✅ La Direction Juridique

✅ La Direction Générale

✅ Les Directions Opérationnelles

✅ Les Avocats partenaires

 

Si la Direction Générale a accès à l’intégralité des informations, les avocats partenaires peuvent être cantonnés à une typologie de documents dédiés à leurs prestations, de même pour la direction opérationnelle.

 

⚠️ Il est donc primordial de penser à cette caractéristique du legal knowledge management, en vous posant les questions suivantes : 

  • L’outil réceptacle de nos contenus dispose-t-il d’un système de sécurité et de confidentialité suffisant, notamment face aux cyber-attaques
  • L’outil utilisé me permettra-t-il d’accorder des droits d’accès spécifiques à mes différents bénéficiaires ? 
  • L’outil utilisé permet-il de créer des espaces distincts pour chacun de mes bénéficiaires ? 

 

 

Le droit est une science en constante évolution

 

Le droit est en constant mouvement, que ce soit la législation, la réglementation ou encore la doctrine interne.

Ainsi en knowledge management juridique, contrairement à d’autres domaines, il ne suffit pas d’intégrer une information et de la laisser vivre par elle-même puisqu’une information non mise à jour est rapidement obsolète.

En effet, il est évident que pour être le mieux informé possible et permettre à vos équipes et clients internes de prendre les meilleures décisions, la mise à jour est un rituel indispensable reposant sur le travail de veille de la direction juridique.

Un contenu mis à disposition dans une base de connaissances et non mis à jour peut avoir l’effet inverse de celui escompté. Au lieu de permettre d’éviter des risques juridiques, il est au contraire à l’origine de ceux-ci.

Une fois ce constat posé, il est essentiel de déterminer les moyens à sa disposition pour recenser les contenus et faciliter le processus de mise à jour.

Le pire cauchemar de votre équipe juridique face à une mise à jour de document ? Se retrouver face à une arborescence désorganisée ne lui permettant pas de retrouver en quelques clics les documents concernés par la mise à jour.

Soyez rassurés, il existe des moyens de pallier à cela ! 

Nombreuses sont les solutions de knowledge management, comme Seraphin Assistant, permettant grâce à un système de tags et de moteurs de recherche de retrouver facilement vos contenus concernés.

 

💡 Prenons l’exemple des contenus compliance liés à la loi Sapin II

A chaque création de document vous pourrez créer une fiche contenant les méta-descriptions du document.

Vous pourrez taguer : 

  • Les textes de lois concernés
  • L’origine de la législation : s’il s’agit d’une législation française, européenne ou autre.
  • L’état du document : à jour, à mettre à jour, à jour jusqu’au xxx etc… 

Une fois que vous recevez l’alerte vous informant de la mise à jour législative, vous pouvez retrouver facilement votre document et le mettre à jour.

Un système de notification vous permettra ensuite d’informer tous les bénéficiaires ayant accès à ce document.

 

 

L’échange d’informations et le partage des savoirs sont culturellement peu répandus dans le milieu juridique

 

Avez-vous déjà passé des heures à constituer des notes ou mémos juridiques avec vos équipes pour finalement vous rendre compte qu’ils n’étaient pas lus ?

Et pour cause, mettre en place une base de connaissances et l’alimenter ne suffit pas : il est essentiel de travailler sur l’adoption et de mettre en place des actions de communication interne.

Cette étape n’est pas à négliger dans la mise en place d’une initiative de knowledge management juridique.

En effet, l’adoption d’un nouveau processus n’est pas innée, d’autant que l’échange d’informations et le partage des savoirs sont culturellement encore peu répandus dans le milieu juridique.

 

Il existe plusieurs manières de favoriser l’adoption de votre base de connaissances : 

  • Création de contenus vidéos simples et courts pour présenter l’interface
  • Tests en magasin en situation réelle 
  • Communication sur le sujet avec l’aide du département de communication interne ou via une série d’emails didactiques 
  • Solliciter l’intervention d’un prestataire externe spécialisé en communication interne pour le compte des Directions Juridiques 
  • Sensibilisation et formation des équipes au Legal Design

 

Bon à savoir 💡 : Plus vos bénéficiaires seront sollicités en amont dans le processus de création, plus l’appropriation du projet sera forte et permettra de favoriser l’adoption du nouveau processus mis en place. 

 

4 étapes pour optimiser votre support juridique grâce au Knowledge Management