Support juridique et franchises – Sauf s’ils ont été juristes dans une vie passée, les franchisés font face à de nombreuses situations nécessitant l’implication des juristes de l’enseigne.

Déployées sur le tout le territoire, le suivi des franchises du secteur de la grande distribution implique une organisation rigoureuse de la part des équipes juridiques pour harmoniser l’accompagnement juridique fourni.

Réduire les risques juridiques, offrir un service de qualité et simplifier le quotidien des équipes, nous vous expliquons pourquoi et comment harmoniser l’assistance juridique apportée à vos franchisés.

 

 

Harmoniser le support juridique pour soulager les équipes juridiques 

 

Afin d’obtenir de l’information juridique, les franchisés font généralement appel à votre équipe juridique au travers d’une hotline avec des délais de traitement parfois peu adaptés à l’urgence de la situation. 

En effet, le support juridique apporté aux franchisés n’est généralement pas votre seule mission si vous êtes juriste au pôle franchise.

Votre équipe juridique doit donc répondre de manière réactive à des sollicitations souvent récurrentes qui ne lui permettent pas de se concentrer sur les problématiques les plus importantes nécessitant une vraie expertise juridique : le suivi du contentieux ou encore l’analyse des risques juridiques dans le cadre d’un projet de développement de franchise par exemple. 

 

Voici par exemple les missions d’un juriste franchise chez Carrefour   👇

Rattaché(e) au Responsable Juridique, vous travaillerez à l’élaboration et au suivi des contrats liés à la Franchise.
A ce titre, vous aurez pour missions de :
  • Créer, suivre et mettre à jour tous types de modèles de contrats nécessaires à l’activité Franchise
  • Veiller à l’homogénéité des relations de Franchise
  • Rédiger des contrats ad hoc à la demande
  • Fournir l’accompagnement juridique des opérationnels (acheteurs marchands, non-marchands) : conseils, formations, …
  • Analyser, participer à l’analyse les risques et émettre tous avis et recommandations liés à la Franchise et au développement
  • Assurer une veille réglementaire et jurisprudentielle, mise à jour des recommandations
  • Suivre tous types de précontentieux et contentieux en matière de Franchise (franchise, approvisionnement, location-gérance, franchise participative…), devant les juridictions traditionnelles au fond ou en référé (référés probatoires, référés expulsion…) ou en arbitrage ad hoc 
  • Rechercher toutes solutions amiables, négocier et rédiger tous courriers, contrats, protocoles, actes et accords transactionnels
  • Recourir à tout Mode Alternatif de Règlement des Litiges
  • Suivre tous aspects financiers (provisions, honoraires, recouvrement)
  • Renseigner tous outils de gestion, de suivi de l’activité & de reporting

 

Parmi ces missions, on peut distinguer les missions à forte valeur ajoutée des tâches chronophages consommatrices de temps :

 

Missions chronophages  Missions à forte valeur ajoutée
Créer, suivre et mettre à jour tous types de modèles de contrats nécessaires à l’activité Franchise Rédiger des contrats ad hoc à la demande
Veiller à l’homogénéité des relations de Franchise Analyser, participer à l’analyse les risques et émettre tous avis et recommandations liés à la Franchise et au développement
Fournir l’accompagnement juridique des opérationnels (acheteurs marchands, non-marchands) : conseils, formations, … Suivre tous types de précontentieux et contentieux en matière de Franchise (franchise, approvisionnement, location-gérance, franchise participative…), devant les juridictions traditionnelles au fond ou en référé (référés probatoires, référés expulsion…) ou en arbitrage ad hoc 
Renseigner tous outils de gestion, de suivi de l’activité & de reporting Rechercher toutes solutions amiables, négocier et rédiger tous courriers, contrats, protocoles, actes et accords transactionnels
Assurer une veille réglementaire et jurisprudentielle, mise à jour les recommandations Recourir à tout Mode Alternatif de Règlement des Litiges

 

Ainsi, la moitié vos missions peuvent être simplifiées par l’utilisation d’outils adaptés.
Voici quelques outils que vous pouvez tester 👇

 

Mission Outil
Créer, suivre et mettre à jour tous types de modèles de contrats nécessaires à l’activité Franchise  Logiciel de gestion de contrats (Tel que Seraphin Contract Management utilisé par Leroy Merlin)
Assurer une veille réglementaire et jurisprudentielle, mise à jour les recommandations : système d’alertes  Systèmes d’alertes (proposés par Doctrine, Predictice…)

Vous pouvez automatiquement informer toute votre équipe sur votre messagerie interne grâce à une connexion Zapier.

Accompagnement juridique des opérationnels (acheteurs marchands, non-marchands) : legal bot Automatiser le premier niveau de support juridique grâce aux legal bots (Seraphin Assistant pour créer des legal bots)
Renseigner tous outils de gestion, de suivi de l’activité & de reporting  Interopérabilité entre les logiciels métiers (les outils créés par Seraphin.legal proposent ce type de connexions).

 

Il est donc nécessaire dauditer les besoins de votre service juridique et de vos clients internes pour déterminer les pistes d’optimisation à mettre en place. Cela vous permettra de prioriser certaines de vos missions sans délaisser ni porter atteinte à la qualité de l’assistance juridique que vous apportez aux franchisés et opérationnels.

 

Support juridique : commencez par auditer les besoins de vos clients internes

 

 

Harmoniser le support juridique pour réduire les risques encourus

 

On ne vous apprend rien en vous indiquant qu’en contrepartie des services apportés par votre enseigne en tant que franchiseur, le franchisé doit respecter le concept et les consignes indiquées par votre enseigne.

 

Parmi les apports du franchiseur on retrouve
  • Sa notoriété à travers sa marque
  • Son savoir au travers de formations
  • Une assistance permanente : notamment juridique

 

Qu’il s’agisse de répondre aux sollicitations des équipes sur le terrain, d’être informé des dernières évolutions législatives ou tout simplement de répondre aux questions des clients : un support juridique efficace est gage d’une qualité de service harmonisée et d’un rayonnement de la marque, quelle que soit l’enseigne franchisée.

 

Si les formations permettent aux franchisés d’appréhender certains points juridiques essentiels à leur activité, elles nécessitent du temps, des ressources humaines et de la récurrence pour tendre vers une autonomie du franchisé.

 

Faute de ressources, sachez qu’il existe d’autres moyens moins chronophages pour harmoniser la qualité de service apporté aux franchisés sur tout le territoire.

 

Le knowledge management peut vous aider à réduire les risques juridiques grâce à sa logique de transmission des connaissances. En effet, dans ce contexte, la création d’une base de connaissance (FAQ, guides pratiques, legal bots) peut être un véritable gain de temps et gage de satisfaction pour votre direction juridique, les opérationnels ainsi que les clients du magasin.

 

Grâce à la mise en place du legal bot, votre interlocuteur est guidé dans la formulation et la qualification de sa problématique juridique, ce qui permet à l’assistant virtuel de lui fournir une réponse circonstanciée.

 

Qu’est ce qu’un legal bot ? 💡

Il s’agit d’un assistant juridique virtuel à interactions dites « faibles », c’est-à-dire pour lequel les juristes de la franchise ont programmé des réponses à certaines questions prédéfinies.

 

Le legal bot fournit de manière autonome un premier niveau de recommandation sur la conduite à tenir face à la problématique rencontrée par l’opérationnel en magasin ainsi que des documents types pré-remplis à télécharger si nécessaire.

Dans les cas où l’intervention d’un juriste est nécessaire pour compléter la réponse du legal bot, l’outil est équipé d’une messagerie permettant au franchisé de préciser sa demande auprès d’un juriste.

 

 

Knowledge management et support juridique automatisé

 

 

Harmoniser le support juridique : un plus pour votre franchise

 

Comment se décider entre le choix d’une franchise Auchan, Carrefour, Franprix ou encore Cora ? En plus de la force de la marque, la qualité de l’accompagnement proposé par l’enseigne est un véritable critère pour les franchisés.

 

Et pour cause, dans le cadre d’une relation Franchiseur-Franchisé, les obligations sont réciproques et au-delà de simples obligations juridiques, les ressources apportées par l’enseigne constituent un réel élément de différenciation face aux offres de franchises disponibles sur le marché.

 

“J’avais 48 ans quand j’ai décidé de monter une entreprise. Toute seule, il m’aurait fallu beaucoup plus de temps car j’aurais dû tout apprendre seule, et pour me lancer, je sentais que je serais plus sereine avec l’appui d’un réseau. Rejoindre une franchise permet de bénéficier de tout un support administratif, juridique, d’une formation, d’échange de bonnes pratiques … Cela permet de se concentrer sur tous les autres aspects : recrutement, commercial, ….” Témoignage de Chrystelle Tassin, franchisée Essentiel & Domicile, dans l’Observatoire de la Franchise.

 

En effet, les entrepreneurs pas, voire très peu de connaissances juridiques pour répondre aux problématiques juridiques courantes et surtout exceptionnelles.

L’assistance juridique apportée aux franchisés est étant un service indispensable pour la bonne tenue d’un commerce, il s’agit donc d’un critère non négligeable pour convaincre les franchisés de déployer votre franchise.

 

Support juridique - Optimisez votre assistance juridique aux franchisés avec Seraphin.legal