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AI o No-code: ¿en qué tecnología debes confiar como abogado?

Tecnologías sin código e inteligencia artificial, ¿en qué deben centrarse los abogados para rendir mejor en su trabajo?

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Los abogados nunca han tenido realmente herramientas informáticas que les ayuden en su trabajo diario, salvo el paquete Office o Google con los clásicos editores de texto (Word, Gdoc), hojas de cálculo (Excel, Gsheet) y herramientas de presentación (Powerpoint y Gslides).

Aunque algunos departamentos de la empresa ya hayan realizado su transición digital hace muchos años.

Por ejemplo, las ventas y el marketing se apoyan en software CRM (gestión de relaciones con los clientes), programación de citas en línea y envío automatizado de correos electrónicos. Las finanzas se apoyan en ERP (planificación de recursos empresariales) y software de contabilidad.

Hay que decir que los abogados, a menudo considerados como una función de apoyo dentro de la empresa, a veces pasan a un segundo plano en los planes de transición digital de la empresa. Y ello a pesar de que los contratos que elaboran son el corazón de la empresa y deben ser objeto de un cuidado especial para evitar todo tipo de contratiempos: comerciales, financieros y jurídicos.

Otra explicación del bajo nivel de digitalización en el departamento jurídico es que los recursos humanos suelen ser limitados, lo que no permite a los abogados dedicar el tiempo necesario a optimizar su actividad. Estos últimos están muy ocupados con todos los departamentos de la empresa y deben actuar con rapidez, lo que a veces les impide tomarse el tiempo necesario para crear un plan que optimice su actividad.

Hoy en día, esta tendencia está cambiando gracias a las nuevas tecnologías desarrolladas específicamente para ayudar a los abogados a trabajar de forma más eficiente. Entre estas tecnologías, hay dos especialmente populares: la inteligencia artificial y el llamado software "sin código".

Aunque cada vez más presentes en la vida cotidiana de los abogados, estas dos tecnologías se confunden a veces. En este artículo nos proponemos hacer balance de los objetivos que cumplen estas dos tecnologías a la hora de optimizar el trabajo de los abogados, y comparar sus ventajas e inconvenientes.

 

Un objetivo común: optimizar el ciclo contractual

 

Una de las ventajas evidentes de las tecnologías de que disponen hoy los abogados es que les permiten optimizar todas las fases del ciclo de vida de los contratos.

En el momento de la creación del contrato, la tecnología permite a los abogados :

Tras la creación del contrato, llega la fase de negociación, durante la cual las partes del contrato desean revisar o comentar el contrato. En este momento, la tecnología permite a los abogados :

  • centralizar los intercambios de las diferentes partes para evitar la dispersión de las discusiones en varias herramientas (buzones de correo, comentarios y revisiones en el documento Word, etc.)
  • trabajar simultáneamente en el contrato con varias personas (como en Word online o Google Docs)
  • o trabajar de forma secuenciada para hacer cumplir las rutas de aprobación de contratos

Al final de la negociación llega el momento de la firma. Hoy en día, un gran número de empresas están equipadas con software de firma electrónica para reducir al mínimo la duración de esta fase y dejar de depender de los retrasos postales o de los posibles errores que pueden obligar a iniciar todo el proceso de firma desde cero.

Después, una vez firmado el documento, el objetivo de los abogados y demás personas que se ocupan de los contratos dentro de la empresa es poder hacer pleno uso de todos los datos de los contratos. Por ejemplo, programar recordatorios en fechas importantes, realizar una búsqueda precisa de todos los contratos creados en un intervalo de fechas concreto y que contengan una cláusula específica, o generar un informe con unos pocos clics sobre la actividad contractual del último mes.

 

Herramientas de creación de contratos sin código

 

Detrás del anglicismo "no-code" se esconde una nueva familia de tecnologías cuyo objetivo es permitir que el usuario sea totalmente autónomo en su uso.

A diferencia de los programas "tradicionales" de hace unos años, que requerían sistemáticamente la ayuda de un ingeniero informático para realizar las adaptaciones a veces necesarias, los programas "sin código" ofrecen total libertad de parametrización a sus usuarios sin necesidad de conocimientos informáticos particulares.

Tomemos un ejemplo sencillo de la profesión jurídica. Hoy en día, los programas informáticos sin código, como Seraphin, permiten a un abogado transformar su plantilla de contrato estática de Word en un contrato rellenable dinámicamente mediante un formulario. Se trata de una pequeña revolución que elimina la dependencia del abogado de la disponibilidad y buena voluntad del equipo encargado del soporte en el editor de software al que está suscrito.

Otro ejemplo: los programas informáticos "sin código " permiten a los abogados crear de forma autónoma y automática, mediante formularios dinámicos, una hoja recapitulativa de todos los contratos elaborados por la empresa. En efecto, como los datos contractuales se recogen en origen en formas dinámicas cuando se crea el contrato, pueden utilizarse directamente para alimentar una ficha de síntesis, a diferencia de un pdf escaneado cuyo contenido no puede ser utilizado por un motor de búsqueda. Estas hojas recapitulativas pueden utilizarse para programar recordatorios sobre plazos importantes o para realizar búsquedas más sencillas en la base de datos de contratos según filtros avanzados.

Como puede ver, las herramientas sin código, que están especialmente extendidas en los equipos de marketing, ventas y finanzas, ahora también están disponibles para los abogados, lo que debería aumentar su capacidad para optimizar el rendimiento de sus procesos internos.

 

Inteligencia artificial: una opción entre otras en el arsenal del abogado

 

Para los abogados, la inteligencia artificial es la tecnología capaz de analizar un documento, por ejemplo un contrato, y extraer los datos esenciales (importes, fechas, identidad de las partes, presencia de determinadas cláusulas, etc.).

Esta tecnología es especialmente útil para analizar un gran volumen de contratos pasados con el fin de extraer datos clave y permitir a un usuario realizar una búsqueda avanzada de los contratos de su base documental según filtros específicos para el material contractual.

Por ejemplo, tomemos el ejemplo mencionado anteriormente de buscar todos los contratos creados en un intervalo de fechas concreto y que contengan una cláusula específica.

La inteligencia artificial podrá analizar un contrato en formato pdf, incluido un contrato escaneado, para extraer información esencial como la presencia de una cláusula específica. El objetivo de este análisis será permitir a los abogados, en particular, buscar en la masa de todos sus contratos aquellos que contengan la cláusula en cuestión, en cuestión de segundos.

La inteligencia artificial es, por tanto, una tecnología que puede resultar especialmente útil en el caso de que se desee analizar un stock de contratos pasados lo suficientemente amplio como para que el algoritmo de análisis pueda entrenarse para ofrecer resultados significativos.

Cuantos menos contratos tenga en su base de datos, más difícil será para la inteligencia artificial proporcionar un análisis pertinente de los datos de sus contratos.

Sin embargo, esto no tiene por qué ser así para las empresas que deseen beneficiarse de la potencia de un motor de búsqueda avanzado para navegar por su base de datos contractual. Existen otras dos opciones para gestionar sus existencias de contratos anteriores:

  • importar sus documentos de seguimiento de contratos en formato Excel a un programa informático de gestión de contratos
  • crear fichas recapitulativas de sus contratos manualmente en el programa de gestión de contratos

La primera opción será útil para los abogados que hayan organizado su seguimiento contractual en una hoja de cálculo Excel (o Gsheet). Si haces un seguimiento de los plazos y de la información importante de los contratos en tablas de este tipo, entonces puedes importar simplemente todos estos datos a un software de gestión de contratos, sin tener que recurrir a análisis de inteligencia artificial. Todos los datos de sus contratos ya están archivados en estas tablas de Excel, por lo que no es necesario recurrir a la inteligencia artificial en este caso.

La segunda opción, compilar manualmente las fichas recapitulativas de sus contratos, es obviamente la más tediosa, pero sin duda la más rápida y menos costosa si su stock de contratos pasados es pequeño y muy heterogéneo, es decir, compuesto por muchos tipos de contratos diferentes. De hecho, la heterogeneidad de su base de datos de contratos anteriores dificultará su análisis por parte de la inteligencia artificial.

 

Inteligencia artificial contra no-código: el partido

 

Por último, entre las tecnologías "sin código " y la inteligencia artificial, ¿en qué deben centrarse los abogados para rendir mejor en su actividad?

En nuestra opinión, las dos tecnologías son complementarias y deben utilizarse en situaciones diferentes.

La inteligencia artificial será un aliado eficaz a la hora de elaborar hojas de resumen de sus contratos anteriores si aún no las ha recopilado en una hoja de cálculo Excel, por ejemplo, o en un software de gestión de contratos anterior. Uno de sus inconvenientes es que su coste puede ser a veces elevado en función de la naturaleza del stock de contratos a analizar (volumen, heterogeneidad, número de informaciones a extraer, etc.). Por otra parte, la inteligencia artificial será menos eficaz que la ausencia de código para analizar sus futuros contratos.

En efecto, el "no-código " le permitirá crear fichas recapitulativas precisas de sus futuros contratos, dándole un control total sobre la configuración del programa. Usted decide qué información extraer del contrato de forma independiente. El "no-código" también permite crear contratos a partir de marcos dinámicos. Por tanto, su función va mucho más allá de la simple creación de una hoja recapitulativa de sus contratos.

Recuerde que el objetivo final de crear una ficha recapitulativa de sus contratos es permitirle programar recordatorios en fechas importantes, pero también realizar búsquedas precisas en su base de datos de contratos a través de un motor de búsqueda avanzado.

Dependiendo de su caso de uso, puede que no necesite inteligencia artificial o puede que no necesite tecnología "sin código".

¿Quiere que le asesoremos sobre las tecnologías adecuadas para su empresa? Nuestro equipo le asesorará gratuitamente.

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