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Petit glossaire tech de la gestion des contrats

Glossaire tech de la gestion des contrats

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Seraphin.legal a pour mission de simplifier, fluidifier et sécuriser la gestion de vos contrats.

Nous créons, réinventons et améliorons des usages à travers des fonctionnalités adaptées à vos besoins.

Si notre objectif reste de simplifier la contractualisation, on reconnait notre part de responsabilité dans l’utilisation de termes parfois associés à une novlangue legaltech.

Alors, pour éviter toute confusion, on s’est dit qu’il serait quand même temps de définir tous ces termes.

Que vous soyez utilisateur de Seraphin.legal, en pleine exploration pour rechercher le logiciel de gestion de contrats idéal ou tout simplement curieux ou curieuse, on espère que ce glossaire vous permettra d’y voir un peu plus clair.

Pour éviter de se répéter commençons par une première annonce. Si vous vous demandez s’il existe une différence entre logiciel de gestion des contrats, logiciel contrathèque, contract management software, contract lifecycle management software…Bonne nouvelle, il n’en existe aucune !

 

Logiciel de gestion des contrats

 

Commençons par le terme que vous entendez le plus souvent lorsqu’il s’agit de digitalisation des contrats.

Un logiciel de gestion des contrats est une application ayant pour objectif principal d’optimiser la gestion des flux contractuels en entreprise.

A la différence d’une GED généraliste, le logiciel de gestion des contrats couvre spécifiquement l’ensemble du cycle de vie du contrat.

A travers des solutions technologiques appelées “fonctionnalités”, le logiciel de gestion des contrats répond aux besoins identifiés en entreprise.

 

Terme utilisé en anglais : Contract Management Software

Synonymes : Logiciel contrathèque, GED Contrats

Utilisateurs : Equipes juridiques et l’ensemble des acteurs de la contractualisation en entreprise

Exemple d’outils : Seraphin.legal

 

Webinar gestion des contrats

 

 

GED Contrats

 

Quelle différence entre une GED Contrats et une logiciel de gestion des contrats ? Aucune, mis à part les termes utilisés pour les définir.

GED signifie Gestion Electronique des Documents. Il serait plus approprié de parler de GEC lorsqu’on parle de contrats : Gestion Electronique des Contrats.

 

Fonctionnalités GED Fonctionnalités GED Contrats
  • Création et acquisition du document
  • Archivage électronique du document
  • Moteur de recherche documentaire (intégral ou en full-text)
  • Gestion des accès 
  • Création des workflows
  • Automatisation de contrats no-code
  • Génération automatisée de contrats
  • Négociation collaborative de contrats
  • Workflow de validation interne
  • Signature électronique
  • Suivi des contrats (échéances, tableau de bord statistiques, etc…)
  • Archivage des contrats
  • Intégrations

 

Smart Contracts 

 

Les Smarts Contracts (en français : contrats intelligents) désignent la mise en oeuvre de protocoles informatiques inscrits dans une blockchain pour

Les Smarts Contract désignent des programmes informatiques, basés sur la technologie blockchain, permettant de déclencher des actions automatisées à chaque fois qu’un événement prévu dans le contrat survient.

Il s’agit donc d’un contrat classique mais dont la transposition technique permet le déclenchement d’actions sans interventions humaines.

 

👉 Prenons l’exemple du retard dans l’exécution d’une obligation contractuelle donnant lieu au paiement de pénalités.

  • Événement déclencheur : Inexécution de l’obligation contractuelle
    • Si l’entreprise LATE prend du retard dans la livraison des produits “Attendus”
  • Action : Paiement d’une pénalité
    • Alors versement d’une pénalité de 50€ par jour par prélèvement bancaire

 

👉 Autre exemple dans le cas d’un contrat d’un joueur professionnel de Football :

  • Evénement déclencheur : Réalisation d’un objectif visé dans le contrat
    • Si le joueur marque au moins 10 buts
    • est à l’origine d’au moins 5 passes décisives
    • et a été titularisé sur 75% des matchs
    • avant le mercato d’hiver
  • Action : Versement d’une prime d’objectif
    • Alors versement d’une prime d’objectif au mois de janvier 2022

 

 

Automatisation de contrats en no-code

 

Automatiser ses contrats sans rédiger une seule ligne de code ? C’est possible.

En dehors du cas d’usage des contrats, c’est la capacité d’automatiser certaines actions, certains workflows ou de créer une application de A à Z sans rédiger une seule ligne de code.

Appliqué aux contrats, c’est l’automatisation des modèles de contrats sans compétence informatique préalable.

 

Chez Seraphin.legal, nous avons fait le choix du no-code pour donner de l’autonomie à nos clients dans l’automatisation de leurs processus contractuel et ne plus être dépendants de toute intervention de développeurs ou de services fournis par un prestataires.

 

Comment ça marche ?

L’éditeur no-code permet d’automatiser un contrat grâce à un système de blocs, de variables et de conditions.

  • Les blocs représentent une étape du formulaire dynamique avec plusieurs variables
  • Les variables sont les champs personnalisables sur votre contrat
  • Les conditions d’affichage vous permettent de faire apparaître un bloc de texte en fonction d’autres éléments déclencheurs (exemple : une clause qui ne s’affiche que si le nombre de salariés d’une société partie au contrat est supérieur à 10).

 

Une fois le modèle automatisé, il est généré à partir du générateur de contrats.

 

 

Générateur de contrats

 

Le générateur de contrats est le frère siamois de l’éditeur no-code.

Une fois le modèle automatisé, vous pourrez exploiter vos modèles grâce au générateur de contrats.

Il se matérialise par :

  • Un formulaire à la gauche de votre écran à partir duquel les données sont saisies
  • Un contrat à la droite de votre écran qui s’actualise en temps réel à chaque fois que vous saisissez les informations sur votre formulaire

 

Générateur de contrats

 

Autocomplétion de contrats

 

Un logiciel de gestion des contrats performant doit forcément être connecté aux outils utilisés par l’entreprise. Salesforce, Sage, Hubspot etc… La plupart des informations que contiennent vos contrats sont souvent d’abord traités par les membres de votre équipe sur d’autres outils.

L’auto-complétion, ou complétion automatique est une fonctionnalité permettant de saisir préalablement des champs de votre formulaire à partir des données votre système d’informations.

Cela vous permet de gagner du temps sur la saisie d’informations relatives à votre cocontractant comme le numéro SIRET, le RCS, la dénomination sociale, l’adresse du siège sociale etc…

Voici les deux sources possibles :

  • en connectant votre CRM ou n’importe quel outil métier au logiciel Seraphin.legal par API
  • en important vos bases de données au format Excel

 

 

Révision collaborative

 

La révision collaborative intervient dans le cadre de la négociation de votre contrat.

Elle vous permet de négocier avec vos co-contractants de manière collaborative et en temps réel grâce au suivi des modifications et aux commentaires comme dans un Google Doc ou un Word Online.

A la différence de ces deux outils, l’intégralité des informations stockées dans le cadre de la négociation (fil d’activité, action de chacun des intervenantsetc…) seront archivées et utilisables en cas d’audit ou de contentieux.

Au-delà de l’archivage, la révision collaborative sur un logiciel de gestion de contrats vous permet surtout d’avoir des données statistiques sur :

  • Le temps moyen de négociation d’un contrat
  • Le volume de contrats “bloqués” en phase de négociations
  • Le volume de contrats négociés par personnes

En somme, la révision collaborative vous permet de mettre fin à la dispersion de vos contrats par emails : vos informations stratégiques ne seront plus mises en danger, tous les échanges entre vos collaborateurs et vos contractants seront enregistrés et réunis dans un seul et même endroit autour du contrat.

 

Négociation contractuelle fluide et collaborative

 

 

Historique et la comparaison des versions

 

Rien de pire que de signer la mauvaise version d’un contrat en raison d’un mauvais nommage des versions.

 

Historique des versions

L’historique des versions vous permet justement de dire adieu à :

  • la confusion des versions
  • l’écrasement inopportune des fichiers
  • à la validation et à la signature de la mauvaise version du contrat

Cette fonctionnalité vous permet d’enregistrer et nommer les versions successives de vos contrats. Il vous sera possible de les restaurer à tout moment.

 

Comparaison des versions

“Notre cocontractant a inséré une clause à notre désavantage à la dernière minute et sans nous prévenir.

Comparez deux versions d’un document simplement pour identifier les modifications qui y ont été apportées.

Puisqu’un exemple parle de lui, voici ce que vous permet d’éviter ce type de fonctionnalités.

 

Moteur de recherche contractuel

 

Pourriez-vous m’exporter tous les contrats supérieurs à 50 000€ comportant la clause X et signés après le 22/02/2021 ?

On vous demande souvent d’extraire ce genre de données dans un délai très restreint. Pourtant, sans workflow automatisé, il vous sera impossible de faire remonter ces données de manière fiable sans y passer la journée.

D’où l’importance majeure d’un moteur recherche contractuel, intégré à votre logiciel de gestion des contrats. Il vous permet de réduire drastiquement le temps passé à répondre à ce type de demandes.

Le moteur de recherche contractuel est une composante de votre contrathèque qui vous permet de réexploiter toutes les données compilées en amont du cycle de vie du contrat.

Tous les champs complétés lors de la génération du contrat peuvent faire l’objet d’export à partir de filtres. De même pour les informations remontées dans vos fiches contrats.

 

Voici quelques exemples de filtres : 

  • Date de création du contrat
  • Date de signature
  • Type de contrat
  • Objet du contrat
  • Montant du contrat
  • Clause 
  • Pays 
  • Langue
  • Projet
  • Statut du contrat : Brouillon, En négociation, En signature, Signé, Refusé 
  • Créateur
  • Contributeur
  • Mots clés insérés dans le contrat

 

Enfin, le moteur de recherche vous permet également d’enregistrer vos requêtes les plus récurrentes les relancer en un clic.

 

Moteur de recherche dans une contrathèque

 

Fiches contrats automatisées

 

Une fiche contrat est une fiche succincte récapitulant les informations essentielles à la compréhension du contrat. Comme une fiche de lecture, elle a pour objectif de donner une vue globale sur un contrat sans l’avoir lu. 

Les fiches contrats peuvent être générées automatiquement ou créées manuellement.

Lorsqu’elles sont créées automatiquement, les fiches contrats sont constituées de champs pré-déterminés en amont. Les champs sont complétées automatiquement à partir des informations que vous avez saisie dans votre contrat.

Lorsqu’elles sont créées manuellement, les fiches contrats sont constituées d’informations qui ne figurent pas nécessairement dans votre contrat mais que vous considérez pertinentes pour permettre à n’importe quel collaborateur de prendre en main le contrat.

 

Fiche contrat dans une contrathèque

 

 

Signature électronique

 

La signature électronique est une technologie permettant de signer un document en ligne en quelques minutes tout en rapportant la preuve du consentement du signataire. 

Dans la plupart des cas, les logiciel de gestion des contrats intègrent des solutions tierces de signature électronique. 
Il est donc recommandé que la signature électronique soit in-app.

Cela vous permet de passer à la signature sans exporter votre contrat d’un logiciel A de gestion de contrats pour ensuite l’importer dans un logiciel B de signature électronique. Au-delà de cet aspect pratico-pratique, cela vous permettra également de compiler des données statistiques : délai moyen de signature, pourcentage de contrats signés vs en attente de signature etc…

 

Signer un contrat

 

 

Gestionnaire d’échéances

 

Le gestionnaire d’échéances contractuelles est un calendrier de suivi permettant d’obtenir une meilleure visibilité sur les échéances à venir. Il est composé d’un calendrier, d’un système de rappel des échéances, de fiches récapitulatives.
 
  • Calendrier des échéances : Pour visualiser toutes les échéances de vos contrats dans un tableau de bord chronologique mais aussi par ordre de priorités.
  • Rappel des échéances : Permet de programmer des rappels sur les échéances de vos contrats et de recevoir des notifications pour n’en manquer aucune.
  • Fiches échéances : Permet de travailler collaborativement sur une échéance avec les membres de son équipe en associant une liste de tâches et de documents complémentaires.

Plus concrètement, si vous n’utilisez pas de logiciel de gestion des contrats, les données de vos contrats sont actuellement statiques. Cela veut dire que vos contrats regorgent d’informations stratégiques mais que vous devez extraire à la mano pour les exploiter. Cela permet de constater les difficultés suivantes en entreprise : 

  • Les données contractuelles sont statiques ne permettant pas la remontée automatique d’alertes
  • Les données contractuelles sont dispersées dans différents fichiers excel non adaptés
  • La Direction Juridique ne peut pas prévoir en amont la charge de travail sur les contrats en cours
  • Perte d’informations et de visibilité conduit à la perte d’opportunités stratégiques

 

Le gestionnaire d’échéances vous permettra d’être informé au bon moment de la survenance d’une échéance et d’être en mesure de déterminer, en équipe, un plan d’action adapté.

 

Gestion du cycle de vie des contrats

 

 

Contract Management KPI

 

Les Contract Management KPI, en français indicateurs clés de performance, sont toutes les données quantitatives ou qualitatives, permettant de mesurer la performance opérationnelle d’une équipe, d’un processus, d’un projet.

 

“Sans workflow et sans outil numérique, il vous sera quasiment impossible de mesurer quoique ce soit.” Emilie Letocart-Calame, présidente de Calame – The Legal Ops Company

 

En effet, la mise en place d’un dashboard statistiques et la livraison d’un reporting régulier sur l’activité contractuelle est complexifiée par la dispersion des données dans différents outils. Les données fournies sont aussi peu fiables car saisies manuellement avec une marge d’erreur humaine.

Il est donc essentiel d’exploiter les données générées de bout-en-bout du cycle de vie du contrat, de la création à l’exécution, pour atteindre les objectifs suivants : 

  • Mesurer ses performances avec fiabilité 
  • Ne plus perdre de temps à compiler des données dispersées (1h à 2h par semaine)
  • Donner de la visibilité sur l’avancée de vos négociations
  • Mettre les chiffres de votre côté pour prendre les meilleures décisions, fournir les meilleurs conseils et justifier la nécessité d’une projet.

 

Contract Management KPI au sein d'un logiciel de gestion de contrats

 

 

Contract Management API

 

Une API, application programming interface, en français interface de programmation d’application, est une interface logicielle permettant de connecter un logiciel A à un logiciel B pour échanger des données et/ou des fonctionnalités.

Appliqué aux contrats, une API permet : 

  • De transférer les données d’un contrat, d’un workflow contractuel dans vos outils logiciels 
    Cela vous permet d’être au courant en temps réel des mouvements sur vos contrats et de synchroniser ces informations avec vos applications métiers. Par exemple, intégrer les données CRM de vos clients directement dans leurs contrats ou intégrer les données de vos contrats directement dans vos outils de facturation.

 

  • D’utiliser des fonctionnalités d’un logiciel sans les développer de AàZ.
    Sur Seraphin.legal par exemple, cela vous permet d’intégrer une ou plusieurs de nos fonctionnalités dans votre propre application ou parcours client. Prenons l’exemple d’une application spécialisée dans la vente d’objets d’art. L’entreprise peut  intégrer la création et la signature du contrat de vente dans son parcours utilisateur. Les fonctionnalités épousant vos couleurs, votre image de marque, cela vous permet de garantir une expérience utilisateur uniforme et de sécuriser votre opération en conservant la confiance du client. 

 

Choisissez d’allier performance contractuelle et sécurité juridique

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