5 étapes pour choisir votre logiciel de gestion de contrats

Selon l’IACCM, une mauvaise gestion de vos contrats peut vous coûter 9% de votre chiffre d’affaires. Alors que 67% des Directions Juridiques souhaitent investir dans une solution de Contract management, nombreuses sont celles à manquer de ressources pour savoir comment bien choisir leur logiciel de contract management en fonction de leurs besoins.

Nous avons repris les 5 étapes clés utilisées par nos clients pour vous aider à choisir votre solution de gestion de contrats. 

Étape 1 : Identifiez les besoins de votre équipe et de vos clients

Pour éviter de déterminer les pistes d’optimisation en fonction d’intuitions, il est nécessaire d’établir au préalable un audit des besoins et attentes de votre entreprise en matière de gestion contractuelle.

L’objectif est de placer vos clients internes et votre équipe au centre de votre démarche, leurs retours d’expériences, leurs besoins et attentes sont une véritable mine d’or pour pouvoir leur apporter une expérience contractuelle fluide.

Interrogez-vous sur les points suivants 👇
Voici une liste de question que vous pouvez utilisées pour interroger votre équipe et vos clients internes.

Voici les besoins les plus courants que notre expérience en matière d’optimisation de la gestion du cycle de vie des contrats nous a permis d’identifier :

• Libérer du temps aux équipes juridiques  
• Proposer une expérience contractuelle fluide et collaborative 
• Simplifier et fiabliser les procédures de validation interne 
• Optimiser le suivi des échéances contractuelles 
• Centraliser et mutualiser vos ressources contractuelles 
• Connecter les données contractuelles aux outils de l’entreprise 
• Piloter l’activité contractuelle grâce à des indicateurs fiables 

Étape 2 : Le budget et le ROI

 Lorsqu’on entreprend d’intégrer un nouvel outil, le budget n’est pas uniquement évoqué sous le prisme des dépenses nécessaires pour l’acquisition de cet outil mais aussi sous le prisme du retour sur investissement.

Voici quelques exemples d’actions à mener pour calculer le coût de vos contrats 👇

📍 Déterminer les ressources matérielles utilisées pour produire vos contrats : Chiffrer le coût de chacune des ressources.

📍 Déterminer les ressources humaines sollicitées pour produire vos contrats : Chiffrer le coût en fonction de la masse salariale ou du prix de la prestation en cas d’intervention d’un prestataire.

📍 Déterminer le ratio de contrats litigieux : nombre de contrats litigieux / nombre total de contrats. Chiffrer les pertes financières issues de contrats litigieux

Vous pouvez donc faire de cette dépense un vrai atout en terme d’optimisation de budget tout en créant de la valeur pour vos clients et vos équipes. Les indicateurs clés de performance calculés par les solutions de Contract Management vous permettront également de calculer votre retour sur investissement.

Voici le ROI de Seraphin.legal pour Leroy Merlin

 Étape 3 : Effectuer un benchmark 

Votre état des lieux étant terminé, il est temps de passer au benchmark des bonnes pratiques de vos concurrents, et des différentes solutions présentes sur le marché.

Un logiciel de gestion de contrat efficace doit présenter des fonctionnalités spécifiques, tirées de bonnes pratiques du Contract Lifecycle Management. Ces recommandations peuvent notamment vous aider pour choisir votre logiciel de contract management.

Voici quelques exemples de fonctionnalités recommandées par le World Commerce & Contracting 

 Bibliothèque de contrats centralisée et un processus structuré pour créer vos contrats ou réutiliser vos modèles existants

 Workflow de vérification et validation des contrats paramétrables

 Fonctionnalités de gestion des obligations

 Indicateurs de performance pour évaluer et piloter la performance du processus contractuel

Voici les fonctionnalités proposées sur le logiciel de gestion de contrats Seraphin.legal : 

Étape 4 : Préparez les démonstrations

La plupart des solutions vous proposent un accès à une démonstration personnalisée, n’hésitez pas à en abuser !

Cela vous permet de bénéficier d’une visite guidée de l’interface avec un interlocuteur à même de vous présenter le logiciel de gestion de contrat et ses avantages.

Soyez proactifs, préparez vos questions et prenez des notes et intégrez les membres de votre équipe au fur et à mesure du parcours. 

Bon à savoir 💡 : La démo donne le plus souvent lieu à une période d’essai pour vous permettre de prendre en main l’outil. Vous pourrez ainsi l’essayer en conditions réelles !

Quelques exemples des questions fréquemment posées par nos clients 👇

• Votre outil est-il connecté à une solution de signature électronique ?
• Est-il possible d’inviter une partie externe au contrat (ne disposant de votre outil) pour une négociation ?
• Pouvons-nous restreindre l’accès à certaines données à certains utilisateurs ?
• Proposez-vous un accompagnement de prise en main de l’outil ? 
• Quel délai prévoir entre la signature du contrat et l’intégration de l’outil en interne ?
• Offrez-vous une période d’essai gratuite ?
• Pouvez-vous nous en dire plus sur la tarification, par exemple, la tarification dépend du volume de notre contrathèque ? Dois-je payer plus si je veux ajouter des utilisateurs, des tableaux de bord ou des fonctionnalités ?
• Le nombre de documents à générer est-il limité ?
• Pouvons-nous intégrer votre solution à notre intranet  ?
• Le support est-il inclus dans le prix ? A quel niveau de support puis-je prétendre ?
• Serons-nous en contact avec un chargé de compte dédié pour notre entreprise ?
• Quelles sont vos règles en matière de sécurité ? 
• Où sont situés vos serveurs ? 
• Les procédures de traitement des données sont-elles conformes au RGPD ?
• Les données de nos contrats sont-elles sécurisées  ?
• Quels sont vos engagements en terme de RSE ?

Étape 5 : Proposez vos préconisations 

Dernière étape, et pas des moindres : vos préconisations.  Il est l’heure de faire un choix et de sélectionner la solution qui correspond le plus à vos besoins. Pour ce faire, n’hésitez pas à solliciter des références de la part des prestataires en lice, vous obtiendrez un retour d’expériences de vos pairs qui utilisent leurs solutions au quotidien. 

Si vous devez convaincre, plus la présentation de vos préconisations sera cadrée, plus le fond de vos préconisations sera crédible ! 

Voici la trame suivie par la plupart de nos clients 👇

• Diagnostic
• Descriptif de l’outil
• Avantages de l’outil
• Inconvénients de l’outil
• Intégration de l’outil
• Sécurité des données 
• Rentabilité
• Choix