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5 étapes pour choisir votre logiciel de Contract Management

Sommaire

Selon l’IACCM, une mauvaise gestion de vos contrats peut vous coûter 9% de votre chiffre d’affaire. Alors que 82% des entreprises prévoient de réduire le coût du département juridique d’ici à 2021, nombreuses sont celles qui ont décidé d’opter pour un logiciel de contract management pour rationaliser le coût de leurs contrats. 

Nous avons repris les 5 étapes clés utilisées par nos clients pour vous aider à choisir votre solution de gestion de contrats. 

 

👥 Étape 1 : Identifier les besoins de votre équipe et de vos clients

 

Pour éviter de déterminer les pistes d’optimisation en fonction d’intuitions, il est nécessaire d’établir au préalable un audit des besoins et attentes de vos clients.

L’objectif est de placer votre client et votre équipe au centre de votre démarche, leurs retours d’expériences, leurs besoins et attentes sont une véritable mine d’or pour pouvoir leur apporter une expérience contractuelle fluide, de la rédaction à la signature. 

 

📊 Bichonnez donc ces données ! Elles vous aideront tout au long de votre démarche. 

📍 Elles font partie de vos arguments d’autorité qui apporteront la crédibilité et la force dont votre projet aura besoin.
📍 Elles vous permettront de déterminer la solution la plus adaptée à votre cas d’usage. 

Cette phase d’écoute est donc primordiale pour mener les bonnes actions par la suite.

 

Conseil de nos experts 💡: Ne laissez pas de côté les membres de votre équipe ! Leurs retours d’expérience et la compréhension de leur pratique sont tout aussi importants que ceux de vos clients.

 

Interrogez-vous sur les points suivants 👇

📍 Quels sont les types de problèmes que nous rencontrons avec notre méthode et nos outils actuels ?
📍 Quels sont les objectifs à atteindre grâce à l’intégration d’un logiciel de Contract Management ?
📍 Quelles sont nos priorités en terme de Contract Management ?
📍 Quelles sont les personnes concernées par le Contract Management dans l’entreprise ? Identifiez-les.

 

 

💰 Étape 2 : Établir l’état des lieux du budget

 

Le budget peut souvent apparaître comme un “project killer” : ce n’est pas une raison pour le mettre de côté ou le minimiser !  Lorsqu’on entreprend d’intégrer un nouvel outil, le budget n’est pas uniquement évoqué sous le prisme des dépenses nécessaires pour l’acquisition de cet outil.

 

Voici quelques exemples d’actions à mener pour calculer le coût de vos contrats 👇

 

📍 Déterminer les ressources matérielles utilisées pour produire vos contrats : Chiffrer le coût de chacune des ressources.

 

📍 Déterminer les ressources humaines sollicitées pour produire vos contrats : Chiffrer le coût en fonction de la masse salariale ou du prix de la prestation en cas d’intervention d’un prestataire.

 

📍 Déterminer le ratio de contrats litigieux : nombre de contrats litigieux / nombre total de contrats

Chiffrer les pertes financières issues de contrats litigieux

 

Vous pouvez donc faire de cette dépense un vrai atout en terme d’optimisation de budget tout en créant de la valeur pour vos clients et vos équipes. Les indicateurs clés de performance calculés par les solutions de Contract Management vous permettront également de calculer votre retour sur investissement.

 

🔭 Étape 3 : Effectuer un benchmark 

 

Votre état des lieux étant terminé, il est temps de passer au benchmark des bonnes pratiques de vos concurrents, et des différentes solutions présentes sur le marché.

Il existe diverses  manières d’en savoir plus sur les bonnes pratiques de vos concurrents. Vous pouvez  accéder aux  documents de communication externe et aux pages partenariats sur leur site internet. Les pages “Clients” des solutions de Contract Management peuvent également être une option, vos concurrents y figurent très probablement. 

Pour trouver de la documentation relative aux outils en ligne de Contract Management en France, suivez certains médias tels que Village de la Justice, Le Monde Du Droit, le Journal du Management Juridique, Décisions-Achats ou encore les vidéos test de certains Youtubeurs Legaltech.

 

Bon à savoir 💡: Maddyness publie chaque début d’année un panorama des Legaltech Françaises en partenariat avec Actualités du Droit.

 

 

💻 Étape 4 : Demandez une démo 

 

La plupart des solutions vous proposent un accès à une démonstration personnalisée, n’hésitez pas à en abuser !
Cela vous permet de bénéficier d’une visite guidée de l’interface avec un interlocuteur à même de vous présenter le logiciel de gestion de contrat et ses avantages. Soyez proactifs, préparez vos questions et prenez des notes 📝.C’est un réel atout dans votre processus de prise de décision. 

Bon à savoir 💡 : La démo donne le plus souvent lieu à une période d’essai pour vous permettre de prendre en main l’outil. Vous pourrez ainsi l’essayer en conditions réelles !

 

Quelques exemples des questions fréquemment posées par nos clients 👇

 

  • Votre outil est-il connecté à une solution de signature électronique ?
  • Est-il possible d’inviter une partie externe au contrat (ne disposant de votre outil) pour une négociation ?
  • Pouvons-nous restreindre l’accès à certaines données à certains utilisateurs ?
  • Proposez-vous un accompagnement de prise en main de l’outil ? 
  • Quel délai prévoir entre la signature du contrat et l’intégration de l’outil en interne ?
  • Offrez-vous une période d’essai gratuite ?
  • Pouvez-nous nous en dire plus sur la tarification, par exemple, la tarification dépend du volume de notre contrathèque ? Dois-je payer plus si je veux ajouter des utilisateurs, des tableaux de bord ou des fonctionnalités ?
  • Le nombre de documents à générer est-il limité ?
  • Pouvons-nous intégrer votre solution à notre intranet  ?
  • Le support est-il inclus dans le prix ? A quel niveau de support puis-je prétendre ?
  • Serons-nous en contact avec un chargé de compte dédié pour notre entreprise ?
  • Quelles sont vos règles en matière de sécurité ? 
  • Ou sont situés vos serveurs ? 
  • Les procédures de traitement des données sont-elles conformes au RGPD ?
  • Les données de nos contrats sont-elle cryptées ?
  • Quels sont vos engagements en terme de RSE ?

 

 

Vous avez besoin d'aide pour choisir votre logiciel de gestion de contrats (contract management) ? Notre équipe est disponible de 9h30 à 18h30 pour répondre à toutes vos questions.

 

 

📄 Étape 5 : Proposer vos préconisations 

 

Dernière étape, et pas des moindres : vos préconisations.  Il est l’heure de faire un choix et de sélectionner la solution qui correspond le plus à vos besoins.

Plus la présentation de vos préconisations sera cadrée, plus le fond de vos préconisations sera crédible ! 

 

Voici la trame suivie par la plupart de nos clients 👇

  • Diagnostic
  • Descriptif de l’outil
  • Avantages de l’outil
  • Inconvénients de l’outil
  • Intégration de l’outil
  • Sécurité des données 
  • Rentabilité
  • Choix

Outil pratique  🎁: Contactez-nous pour recevoir un tableau de bord pour vous guider dans votre démarche.

 

Notre équipe est disponible de 9h30 à 18h30 pour vous aider à déterminer vos besoins en matière de contract management.