Gestión de contratos y Covid-19 (Coronavirus): Los actores de la gestión de contratos lo tienen claro: la gestión del riesgo contractual es el proceso que menos éxito tiene en su empresa a pesar del contexto de crisis sanitaria. Una gestión eficaz e inteligente de su ciclo de contratación puede permitirle reaccionar y hacer frente a una crisis de la magnitud del Covid-19 (Coronavirus). ¿Qué tiene esto que ver con su proceso de contratación? La capacidad de una empresa para dirigir sus negocios en tiempos de crisis se basa en decisiones informadas, y sus contratos son los datos que impulsan esas decisiones.
Es esencial que una empresa se plantee la siguiente pregunta: ¿disponemos de información suficiente sobre nuestros contratos para mantener la confianza de nuestras partes contratantes o para proteger nuestra estructura de los riesgos emergentes?
Le ofrecemos 3 palancas que le permitirán responder a esta pregunta.
Automatización: una palanca financiera para reducir sus costes
Las primeras fases del ciclo de contratación, desde la redacción hasta la firma, son un centro de costes.
Gestionados manualmente, estos pasos pueden ralentizar sus negociaciones y aumentar su coste por contrato.
Detalle de los costes de elaboración de un contrato según World Commerce & Contracting
El coste de un contrato, Tim Cummins, Presidente del CMI
| Recursos | Tiempo en horas | Coste (en $) |
| Conocimientos jurídicos | 2.5 | 500 |
| Gestión de contratos | 18 | 2700 |
| Finanzas | 2 | 300 |
| Conformidad, gestión de riesgos | 6 | 1000 |
| Otros recursos | 600 |
Según la encuesta de laEscuela Europea de Gestión de Contratos, el 79% de los gestores de contratos sigue utilizando un paquete ofimático. Sin embargo, el 83% de los equipos implicados en la gestión de contratos afirman estar insatisfechos con su proceso de contratación. No es ningún secreto: Word no basta para gestionar sus contratos.
Hoy en día, el software de gestión de contratos automatiza gran parte del proceso de contratación (hasta el 90%) y permite reducir el coste de los contratos en un tercio.
Además de reducir costes, optar por automatización en la gestión de sus contratos también reduce los riesgos: el documento es seguro, sus cláusulas y su redacción están protegidas, sólo se modifican los campos designados al cumplimentar el formulario.
Buenas prácticas 💡:
Estas prácticas fichas le permitirán automatizar los siguientes contratos: |
Centralización: una palanca estratégica de información
Según un informe del Contract Management Journal, el 71% de las empresas no localizan al menos el 10% de sus contratos. Una empresa que no controla sus activos contractuales puede poner en peligro su negocio, aún más en tiempos de crisis. La centralización es, por tanto, una partida especialmente importante para su plan de acción " Gestión de contratos frente a Covid-19.
Controlar el riesgo jurídico de los contratos en curso requiere un acceso fácil a los mismos.
Al centralizar sus activos contractuales, se asegura la seguridad jurídica de sus contratos, recopilando al mismo tiempo información esencial sobre su negocio y la ejecución de sus contratos.
Entre las muchas ventajas del software de gestión de contratos : crea tu biblioteca de contratos y archivar sus contratos de forma centralizada, buscar una información determinada a través de un motor de búsqueda integrado. Las actualizaciones a raíz de cambios legislativos ya no serán una tarea ingente: con unos pocos clics podrá encontrar las cláusulas afectadas y realizar los cambios.
La centralización permite retroalimentar los datos como palanca de información estratégica.
Desde un punto de vista financiero, el centralización de los datos contractuales le permite hacer un seguimiento riguroso de sus compromisos: por ejemplo, para seguir los descuentos y rebajas, garantizar la conformidad de los artículos facturados o tener una visión global de los contratos ya negociados a nivel de empresa.
Es bueno saberlo 💡: Centralizar la información también le permite hacer un seguimiento del coste de propiedad de sus contratos a lo largo de su ciclo de vida, teniendo en cuenta los costes directos e indirectos y los factores de riesgo.
Buenas prácticas 💡 :
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Datos: una palanca de influencia para determinar sus próximas acciones
Sus datos contractuales pueden permitirle gestione su actividad gracias a indicadores fiables y llevar a cabo distintos tipos de proyectos.
- Justificar una contratación
- Optimizar un proceso interno
- Justificar la inversión en una nueva herramienta
- Destacar el rendimiento de un contrato o de un miembro del equipo
El objetivo es no dejar lugar a interpretaciones, ni con tu equipo ni con las personas a las que reportas. Se acabaron los "creo que", "tengo la impresión de que", sus indicadores clave serán a partir de ahora sus argumentos de autoridad para sus propuestas y toma de decisiones.
Además, estos datos también le permiten revelar disfunciones y adoptar el plan de acción necesario para resolverlas.
Todas estas buenas prácticas son clave a la hora de elegir su solución de gestión de contratos. Han permitido a las empresas más eficientes reducir los costes asociados a sus contratos y disminuir los riesgos contractuales a los que se enfrentan sus organizaciones.
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