Breve glosario técnico de gestión de contratos

Seraphin.legal es simplificar, agilizar y asegurar la gestión de sus contratos.

Creamos, reinventamos y mejoramos los usos mediante funcionalidades adaptadas a sus necesidades.

Si bien nuestro objetivo es siempre el de simplificar el proceso contractual, somos conscientes de que algunos términos jurídico-técnicos pueden estar presentes y resultar novedosos.

Por ello, y para evitar cualquier confusión, hemos definido todos estos términos.

Tanto si es usuario de Seraphin.legal, como si está buscando el software de gestión de contratos perfecto o simplemente siente curiosidad, esperamos que este glosario le ayude a ver las cosas un poco más claras.

Para no repetirnos, empecemos con un primer anuncio. Si se pregunta si hay alguna diferencia entre software de gestión de contratossoftware de gestión de contratos, software de gestión de contratos, software de gestión del ciclo de vida de los contratos... Buenas noticias, ¡no hay ninguno!

Software de gestión de contratos

Empecemos por el término que más se oye cuando se habla de la digitalización de los contratos.

Un software de gestión de contratos es una aplicación cuyo objetivo principal es optimizar la gestión de los flujos contractuales en las empresas.

A diferencia de un GED de uso general, el software de gestión de contratos cubre específicamente todo el ciclo de vida del contrato.

Mediante soluciones tecnológicas denominadas "funcionalidades", el software de gestión de contratos responde a las necesidades detectadas en la empresa.

Término utilizado en inglés: Contract Management Software

Sinónimos: software de biblioteca de contratos, contratos DMS

Usuarios: Equipos jurídicos y todos los que intervienen en el proceso contractual en las empresas

Ejemplo de herramientas : Seraphin.legal

Contratos DMS

¿Cuál es la diferencia entre un DMS de contratos y un software de gestión de contratos? Ninguno, salvo los términos utilizados para definirlos.

EDM son las siglas en inglés de Gestión Electrónica de Documentos. Sería más apropiado hablar de ECM cuando hablamos de contratos: Gestión Electrónica de Contratos.

Contratos inteligentes 

En Contratos Smarts (en francés: contrats intelligents) se refiere al uso de protocolos informáticos integrados en una cadena de bloques para

Los Smarts Contracts son programas informáticos, basados en la tecnología blockchain, que desencadenan acciones automatizadas cada vez que se produce un evento especificado en el contrato.

Se trata, pues, de un contrato clásico, pero su transposición técnica permite desencadenar acciones sin intervención humana.

👉 Tomemos el ejemplo del retraso en el cumplimiento de una obligación contractual que da lugar al pago de penalizaciones.

• Evento desencadenante : Incumplimiento de la obligación contractual
  • Si LATE se retrasa en la entrega de los productos "esperados
• Acción: Pago de una sanción
  • A continuación, el pago de una multa de 50 euros por día mediante domiciliación bancaria

👉 Otro ejemplo en el caso del contrato de un futbolista profesional:

• Evento desencadenante : Consecución de un objetivo contractual
  • Si el jugador marca al menos 10 goles
  • es responsable de al menos 5 asistencias
  • y ha sido titular en el 75% de los partidos
  • antes del mercado de invierno
• Acción: Pago de una bonificación por objetivos
  • A continuación, pago de una bonificación por objetivos en enero de 2022

Automatización de contratos en no-code

¿Automatizar sus contratos sin escribir una sola línea de código? Es posible.

Aparte del caso de uso de los contratos, es la capacidad de automatizar ciertas acciones, ciertos flujos de trabajo o de crear una aplicación desde cero sin escribir una sola línea de código.

Aplicado a los contratos, es la automatización de plantillas de contratos sin conocimientos informáticos previos.

En Seraphin.legalhemos elegido el sin código dar a nuestros clientes autonomía en la automatización de sus procesos contractuales y dejar de depender de cualquier intervención de desarrolladores o servicios prestados por un proveedor.

¿Cómo funciona?

El editor sin código permite automatizar un contrato mediante un sistema de bloques, variables y condiciones.

• Los bloques representan un paso de formulario dinámico con varias variables
• Las variables son los campos personalizables de su contrato
• Las condiciones de visualización permiten hacer que un bloque de texto aparezca en función de otros desencadenantes (por ejemplo, una cláusula que sólo aparece si el número de empleados de una empresa que es parte del contrato es superior a 10).

Una vez automatizada, la plantilla se genera a partir del generador de contratos.

Generador de contratos

El generador de contratos es el hermano siamés del editor sin código.

Una vez automatizada la plantilla, podrá utilizar sus plantillas mediante el generador de contratos.

Se materializa mediante :

• Un formulario a la izquierda de la pantalla desde el que se introducen datos
• Un contrato en la parte derecha de su pantalla que se actualiza en tiempo real cada vez que introduce información en su formulario.

Autocumplimentación de contratos

Un software de gestión de contratos eficaz debe estar conectado con las herramientas utilizadas por la empresa. Salesforce, Sage, Hubspot, etc... La mayor parte de la información contenida en sus contratos suele ser procesada primero por los miembros de su equipo en otras herramientas.

L'autocompletadoAutocompletar es una función que le permite rellenar previamente los campos de su formulario desde su sistema de información.

Esto le permite ahorrar tiempo a la hora de introducir información sobre su cocontratante, como el número SIRET, el RCS, la razón social, la dirección del domicilio social, etc.

Las dos fuentes posibles son

• conectando su CRM o cualquier otra herramienta empresarial al software Seraphin.legal por API
• importando sus bases de datos en formato Excel

Revisión en colaboración

La revisión colaborativa tiene lugar como parte de la negociación de su contrato.

Te permite negociar con tus co-contratantes de forma colaborativa y en tiempo real gracias al seguimiento de cambios y comentarios como en un Google Doc o Word Online.

A diferencia de estas dos herramientas, toda la información almacenada en el contexto de la negociación (hilo de actividad, actuación de cada uno de los participantes, etc.) se archivará y podrá utilizarse en caso de auditoría o litigio.

Además de archivar, la revisión colaborativa en un software de gestión de contratos permite disponer de datos estadísticos sobre :

• Tiempo medio de negociación de un contrato
• El volumen de contratos "bloqueados" en la fase de negociación
• El volumen de contratos negociados por persona

En resumen, la revisión colaborativa le permite poner fin a la dispersión de sus contratos por correo electrónico: su información estratégica ya no correrá peligro, todos los intercambios entre sus empleados y sus contratistas quedarán registrados y reunidos en un único lugar en torno al contrato.

Historia y comparación de versiones

No hay nada peor que firmar la versión incorrecta de un contrato por culpa de una mala denominación de las versiones.

Historial de versiones

El historial de versiones le permite despedirse de :

• la confusión de las versiones
• sobrescritura intempestiva de archivos
• validación y firma de una versión incorrecta del contrato

Esta función le permite guardar y nombrar versiones sucesivas de sus contratos. Podrás restaurarlos en cualquier momento.

Comparación de versiones

"Nuestro cocontratante introdujo una cláusula en nuestro perjuicio en el último minuto y sin avisarnos.

Comparar dos versiones de un documento simplemente para identificar los cambios que se han realizado.

Como un ejemplo habla por sí solo, esto es lo que puede hacer para evitar este tipo de funcionalidad.

Motor de búsqueda contractual

¿Podrían exportarme todos los contratos superiores a 50.000 euros con cláusula X firmados después del 22/02/2021?

A menudo se le pide que extraiga este tipo de datos en muy poco tiempo. Sin embargo, sin un flujo de trabajo automatizado, no podrá recuperar estos datos de forma fiable sin pasarse todo el día en ello.

De ahí la gran importancia de un motor de búsqueda de contratos, integrado en su software de gestión de contratos. Permite reducir drásticamente el tiempo dedicado a responder a este tipo de solicitudes.

En motor de búsqueda contractual es un componente de su biblioteca de contratos que permite reutilizar todos los datos recopilados anteriormente en el ciclo de vida del contrato.

Todos los campos cumplimentados durante la generación del contrato pueden exportarse utilizando filtros. Lo mismo se aplica a la información introducida en sus formularios de contrato.

He aquí algunos ejemplos de filtros: 

• Fecha de creación del contrato
• Fecha de la firma
• Tipo de contrato
• Objeto del contrato
• Importe del contrato
• Cláusula 
• País 
• Idioma
• Proyecto
• Estado del contrato: Borrador, En negociación, Bajo firma, Firmado, Rechazado 
• Creador
• Colaborador
• Palabras clave insertadas en el contrato

Por último, el buscador también permite guardar las consultas más recurrentes y relanzarlas con un solo clic.

Expedientes de contratación automatizados

A formulario de contrato es una breve ficha que resume la información esencial para comprender el contrato. Como una guía del lector, pretende dar una visión general de un contrato sin haberlo leído. 

Los registros de contratos pueden generarse automáticamente o crearse manualmente.

Cuando se crean automáticamente, los formularios de contrato se componen de campos predeterminados. Los campos se rellenan automáticamente a partir de la información que ha introducido en su contrato.

Cuando se crean manualmente, los registros de contratos se componen de información que no está necesariamente en su contrato pero que usted considera relevante para que cualquier empleado pueda hacerse con el control del contrato.

Firma electrónica

En firma electrónica es una tecnología que permite firmar un documento en línea en pocos minutos, al tiempo que proporciona una prueba del consentimiento del firmante. 

En la mayoría de los casos, el gestión de contratos integra soluciones de firma electrónica de terceros.
Por ello, se recomienda que la firma electrónica sea in-app.

Esto le permite pasar a la firma sin tener que exportar su contrato desde un programa de gestión de contratos A e importarlo después a un programa de firma electrónica B. Además de este aspecto práctico, también le permitirá recopilar datos estadísticos: tiempo medio de firma, porcentaje de contratos firmados frente a contratos pendientes de firma, etc.

Gestor de plazos

Más concretamente, si no utiliza un software de gestión de contratos, sus datos contractuales son actualmente estáticos. Esto significa que sus contratos están llenos de información estratégica, pero tiene que extraerla manualmente para utilizarla. Esto conlleva las siguientes dificultades en los negocios: 

• Los datos contractuales son estáticos y no permiten alertas automáticas
• Los datos contractuales están dispersos en distintos ficheros Excel inadecuados
• El Departamento Jurídico no puede predecir con antelación la carga de trabajo de los contratos actuales
• La pérdida de información y visibilidad conlleva la pérdida de oportunidades estratégicas

El gestor de plazos le permitirá estar informado en el momento oportuno de la aparición de un plazo y poder determinar, en equipo, un plan de acción adecuado.

Contract Management KPI

En Contract Management KPILos indicadores clave de rendimiento son todos los datos cuantitativos o cualitativos que miden el rendimiento operativo de un equipo, un proceso o un proyecto.

"Sin flujo de trabajo y herramientas digitales, será casi imposible medir nada". Emilie Letocart-Calame, Presidenta de Calame - La empresa de operaciones jurídicas

De hecho, la aplicación de un cuadro de mando estadístico y la presentación de informes periódicos sobre la actividad contractual se complica por la dispersión de los datos en diferentes herramientas. Los datos facilitados tampoco son fiables porque se introducen manualmente con un margen de error humano.

Por lo tanto, es esencial explotar los datos generados a lo largo del ciclo de vida del contrato, desde su inicio hasta su ejecución, para alcanzar los siguientes objetivos 

• Medición fiable del rendimiento 
• No más pérdidas de tiempo recopilando datos dispersos (de 1 a 2 horas a la semana).
• Proporcione visibilidad sobre el progreso de sus negociaciones
• Poner los números de su parte para tomar las mejores decisiones, ofrecer el mejor asesoramiento y justificar la necesidad de un proyecto.

API de gestión de contratos

Una interfaz de programación de aplicaciones (API) es una interfaz de software que permite conectar el software A con el software B para intercambiar datos y/o funcionalidades.

Aplicada a los contratos, una API permite : 

• Transfiera datos de contratos y flujos de trabajo contractuales a sus herramientas informáticas
  Esto le permite conocer en tiempo real los movimientos de sus contratos y sincronizar esta información con sus aplicaciones empresariales. Por ejemplo, integre los datos CRM de sus clientes directamente en sus contratos o integre los datos de sus contratos directamente en sus herramientas de facturación.

• Utilizar funciones de software sin desarrollarlas desde cero.
  En Seraphin.legal por ejemplo, esto le permite integrar una o más de nuestras funciones en su propia aplicación o recorrido del cliente. Tomemos el ejemplo de una aplicación especializada en la venta de objetos de arte. La empresa puede integrar la creación y firma del contrato de venta en el recorrido del usuario. La funcionalidad se adapta a sus colores, a su imagen de marca, le permite garantizar una experiencia de usuario uniforme y asegurar su funcionamiento manteniendo la confianza del cliente.